Lucia rất e ngại việc phải tương tác với người đồng nghiệp Ray của mình. Những buổi họp được dự tính chỉ kéo dài một tiếng thì phải mất đến hai tiếng; một khi Ray bắt đầu nói, anh ta sẽ không dừng lại. “Đúng là anh ấy rất thông minh,” Lucia nói. “nhưng lại thể hiện nhiều hơn so với việc chỉ nói về những gì mình biết. Anh ta giao phó gần như mọi phần việc của mình cho những người khác.”

Phần lớn chúng ta cũng đã từng phải đối mặt với một người như Ray, người “biết tuốt” luôn nghĩ mình là người thông minh nhất trong nhóm, luôn chiếm thời gian trong những buổi họp và không hề cảm thấy băn khoăn vì đã làm ảnh hưởng đến người khác. Họ hào hứng nói với bạn điều gì mới là đúng, ngay cả khi rõ ràng họ sai, thiếu thông tin hay không hề hiểu sắc thái của hoàn cảnh.

Sau đây là một vài dấu hiệu của kẻ “biết tuốt”:

• Độc chiếm mọi cuộc hội thoại, không muốn bị ngắt lời và nói thay cả người khác

• Không muốn nghe và phớt lờ những lời phê bình hoặc góp ý 

• Nói với giọng trịch thượng

• Giải thích những gì người khác đã biết sẵn 

• Hiếm khi đưa ra câu hỏi hoặc thể hiện sự tò mò

• Cướp công hoặc không chia sẻ công trạng với mọi người trong những thành tựu nhóm

Một lý do khiến những người “biết tuốt” xuất hiện trong nhiều nơi làm việc là vì các doanh nghiệp trọng dụng người có biểu hiện như thể mình biết tất cả các câu trả lời. Liệu những người nói lên ý kiến của mình một cách chắc chắn sẽ được ủng hộ nhiều hơn? Liệu những người trông có vẻ không chắc chắn có bị coi là kém cỏi? Trong nhiều nền văn hóa, việc đưa ra lựa chọn là một bộ môn thể thao cạnh tranh, hơn là một nỗ lực cần nhiều sự phối hợp, nên việc tỏ ra rằng mình biết mọi thứ là một cách thức sinh tồn khôn ngoan.

Vậy làm sao để khiến tương tác với người đồng nghiệp “biết tuốt” không chỉ bớt phiền phức mà còn bớt gây ảnh hưởng?

Đầu tiên, hãy trả lời bốn câu hỏi dưới đây trước khi hành động.

Câu hỏi 1: Họ có đang cố chứng tỏ điều gì không?

Khả năng cao sự tự cao của người đồng nghiệp của bạn là để bù đắp cho sự yếu kém hay sợ hãi. Xem xét sự thiếu tự tin trong thâm tâm họ có lẽ sẽ cho bạn vài gợi ý về cách đối phó với họ. Ví dụ, một vài người “biết tuốt” sẽ liên tục nói về những thành tựu trước đây của bản thân để khẳng định giá trị bản thân. Nếu bạn hiểu được điều đó, bạn có thể sẽ thừa nhận những đóng góp họ mang lại, để ngừng họ khỏi nhu cầu khoe khoang về những thành tựu trong quá khứ.

Câu hỏi 2: Sự tự tin của họ có được bảo đảm? 

Người đồng nghiệp “biết tuốt” của bạn có lẽ sẽ có lý do để tự tin vào lời khẳng định của mình, ngay cả khi cử chỉ của họ trông như đang mong muốn điều gì đó. Có phải do cách truyền tải của họ có phần thô lỗ nhưng ẩn ý của họ cũng có những điểm có giá trị?

Câu hỏi 3: Liệu thành kiến có ảnh hưởng đến cách chúng ta nhìn nhận họ?

Chúng ta đều có những thiên kiến về những người lãnh đạo bẩm sinh. Và khi ai đó không phù hợp với những nhận thức của chúng ta về khả năng lãnh đạo, chúng ta thường nghi ngờ liệu sự tự tin của họ có hợp lý hay không. Ví dụ, nghiên cứu cho rằng những người phụ nữ da màu luôn phải chứng minh chuyên môn của mình. Có phải người mà bạn đang gắn mác “biết tuốt” thuộc nhóm người bị đánh giá thấp? Họ có đang thuộc về một nền văn hóa hay chủng tộc mà trong vô thức bạn có định kiến xấu về nó?

Câu hỏi 4: Liệu sự tự tin của họ có đang khiêu khích bạn?

Tôi thừa nhận rằng cảm nhận của ai đó về một vấn đề càng mãnh liệt, tôi càng cảm thấy kháng cự với lý lẽ họ đưa ra, đặc biệt là khi góc nhìn của họ, bằng một cách nào đó, đe dọa những giá trị của bản thân tôi. Hãy tự hỏi bản thân liệu phản ứng của bạn với người đồng nghiệp đó là vấn đề của bạn hay của họ. Có khi nào bạn đang cảm thấy bất an khi so sánh những thành tích của bản thân với họ không? Hay có lẽ bạn ước rằng mình có thể tự tin và chắc chắn như họ? Liệu cách hành xử đó có gây ra vấn đề nào cho bạn hay cho cả đội không? Hay chỉ là nó phiền phức? Hãy phân biệt giữa những lời nói hoặc hành động gây khó chịu và những hành vi ngăn bạn hoàn thành công việc.

Sau khi bạn có thể hiểu được thái độ của những người “biết tuốt” đến từ đâu - và sự ưa thích hay những thành kiến của bạn đóng vai trò như thế nào trong thái độ của bạn với họ - hãy thử thay đổi mối quan hệ công việc bằng một trong những chiến thuật sau.

Chiến thuật 1: Trân trọng những gì họ đưa ra

Bạn có lẽ cần đào sâu để tìm hiểu nó, nhưng chắc sẽ có vài lý do hay khả năng đằng sau vẻ tự tin thái quá của kẻ “biết tuốt”. Chắc chắn là họ sẽ khoa trương về kĩ năng và thành công của mình nhưng hãy tìm sự thật cốt lõi trong đó. Và nếu mục đích cuối cùng của sự thái quá này của họ chỉ là sự chấp thuận hoặc tán thành, sự đồng cảm và trân trọng của bạn cũng sẽ giúp họ bớt dần thói quen “Xem tôi biết nhiều chưa này!” của họ.

Chiến thuật 2: Tránh ngắt lời

Phần lớn những kẻ “biết tuốt” có một thói quen phiền phức là thường xuyên ngắt lời người khác. Một cách để giải quyết vấn đề này là đề nghị trước với họ về việc không ngắt lời bạn. Trước khi bạn bắt đầu nói, hãy giải thích bạn cần khoảng bao nhiêu thời gian và phủ đầu trước  như, “Nếu có câu hỏi nào, làm ơn đợi đến khi tôi thuyết trình xong.” Nếu đó không phải một bài thuyết trình quan trọng mà chỉ là một buổi  thảo luận cần sự trao đổi qua lại, thay vào đó bạn nên nói, “Mọi sự gián đoạn sẽ làm ảnh hưởng đến sự tập trung của tôi nên mong mọi người để tôi hoàn thành phần của mình trước khi ngắt lời.”

Chiến thuật 3: Khi bị ngắt lời, hãy khéo léo xử lý nó

Nếu bạn đã cố gắng thông báo trước nhưng không thành, hãy nói trực tiếp với họ. Nhưng đừng chỉ cố nâng tông giọng. Điều này sẽ gây ra một cuộc tranh giành quyền lực và người đồng nghiệp của bạn sẽ càng muốn nói to hơn để lấn át bạn. Thay vào đó, hãy tự tin nói, “Tôi sắp nói xong phần của mình rồi, đến lúc đó tôi rất vui được nghe ý kiến của bạn.”

Nếu bạn không thoải mái khi phải nói ra điều đó, hãy thử tìm kiếm đồng minh. Việc tìm kiếm một người khác để đối mặt với sự thô lỗ lúc nào cũng dễ dàng hơn, thử nói vài điều tương tự như, “Tôi muốn nghe Keith muốn nói gì trước khi chúng ta tiếp tục”, hay “Tôi không nghĩ Madison đã nói xong ý kiến của cô ấy.” Nếu kẻ “biết tuốt” đó làm ảnh hưởng đến nhiều người trong đội, các bạn có thể thống nhất sẽ nói đỡ cho nhau khi việc đó xảy ra.

Chiến thuật 4: Lập nên những quy tắc

Một quy tắc mà tôi thường áp dụng khi dạy trong một workshop hay giao tiếp với một nhóm người cần sự tương tác với nhau (đặc biệt là trên Zoom) là “ngồi xuống và lắng nghe”.

Điểm mấu chốt ở đây là nếu bạn là một người có xu hướng im lặng trong những buổi họp, bạn cần thử thách bản thân nói ra ý kiến của mình. Nếu bạn là người hay phát biểu, thử lùi lại và nhường chỗ cho những đóng góp của người khác. Tôi nhận thấy rằng nói ra ý tưởng này ngay từ đầu sẽ giúp mọi người trong buổi họp được đối xử đồng đều. Đây có thể một trong số những quy tắc mà bạn và đội ngũ của mình đều đồng tình. Việc đưa ra trước những quan điểm này sẽ giúp giảm bớt việc ngắt lời và đảm bảo mọi người đều được nói.

Chiến thuật 5: Hỏi trước những thông tin và dữ liệu 

Một thói quen phiền toái khác của người “biết tuốt” là những lời khẳng định chắc nịch như: “Khách hàng của chúng ta muốn có những tính năng mới mỗi sáu tháng.” “Doanh số bán hàng đang giảm vì chúng ta không trả lời những khiếu nại của họ đủ nhanh.” “Trong một năm, sẽ không còn ai nói về cuộc tranh cử này nữa.” Nếu bạn đang ngồi đó và tự hỏi làm sao họ biết được những điều đó, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn hỏi về nguồn thông tin hay dữ liệu ủng hộ những lời tuyên bố của họ.

Hãy thể hiện thái độ tôn trọng thay vì đối chất khi thực hiện phương pháp này. Bạn có thể nói “Có vẻ như nhận định và thông tin của chúng ta không giống nhau. Hãy xem lại dữ liệu trước khi chúng ta tiếp tục nào.”

Ngay cả khi người đồng nghiệp cố gắng chơi trội của bạn không phản hồi tích cực với kiểu câu hỏi này trong những lần đầu, về sau họ có thể sẽ đoán trước được câu hỏi yêu cầu chứng minh từ bạn và suy nghĩ lại về việc thốt ra những thông tin vô căn cứ. Và việc hỏi cách họ biết điều gì đó sẽ giúp họ nhận thức được giới hạn kiến thức của bản thân và trở nên khiêm tốn hơn trong tương lai.

Nếu bạn sắp có một cuộc gặp để thảo luận với một người “biết tuốt”, hãy chuẩn bị sẵn một vài thông tin xác thực. Bạn càng chuẩn bị kĩ lưỡng cho quan điểm của mình và phản đối những sai sót trong lời nói của họ thì càng tốt. Bạn cũng sẽ càng thúc đẩy tầm quan trọng của những cuộc thảo luận dựa trên sự thật hơn là hình thức bên ngoài.

Chiến thuật 6: Khiêm tốn và có một tâm lý cởi mở

Nhiều người khoe khoang là vì điều đó hiệu quả với họ trong quá khứ hoặc là vì một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, họ nhận được thông tin rằng thể hiện sự tự tin là cần thiết trong nhóm, trong tổ chức, hoặc từ chính văn hóa mà họ xuất thân. Bạn có thể thể hiện một hình mẫu hoàn toàn khác bằng cách thể hiện sự khiêm tốn và tinh thần cởi mở. Hãy thử nói, “Tôi không biết.” hoặc “Hiện tại tôi không có thông tin gì về điều đó, để tôi trao đổi lại với bạn sau.”

Nếu người “biết tuốt” ấy thấy bạn thể hiện sự không chắc chắn mà không có việc gì xảy ra, họ sẽ sẵn lòng làm điều tương tự. Bạn thậm chí còn có thể giúp họ khiêm tốn hơn bằng cách động viên mọi người nghĩ qua về những ưu điểm và nhược điểm của giải pháp và ý tưởng họ đưa ra trước khi tham dự buổi họp. Hoặc bạn có thể hỏi những câu hỏi như:

• Một cách khác để nhìn nhận vấn đề này là gì?

• Nếu ta nhìn việc này dưới một góc nhìn khác, chúng ta sẽ nghĩ như thế nào?

• Những lợi ích và nguy cơ của việc này là gì?

Vì một vài người “biết tuốt” chỉ đang tìm kiếm sự công nhận, việc công nhận ý tưởng của họ một cách đơn giản có thể sẽ tránh được sự khoa trương. Hãy cảm ơn họ vì chia sẻ những quan điểm hay nhấn mạnh những điều bạn thích về điều đó trước khi đưa ra quan điểm cá nhân hoặc đặt câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể nói, “Đó là một điểm hữu ích. Tôi đồng tình với phần đầu tiên mà bạn nói, và tôi suy nghĩ về phần thứ hai hơi khác biệt. Hãy cùng làm rõ điều đó nào.”

Khi làm việc với một kẻ “biết tuốt”, nhẹ thì bạn chỉ bị khó chịu, tệ thì nấc thang sự nghiệp của bạn sẽ bị giới hạn. Nhưng bạn không cần phải ngồi đó và chịu đựng. Bạn có thể từng bước kìm hãm tính khoe khoang của người đồng nghiệp ấy hay ít nhất là giảm bớt ảnh hưởng của họ lên bạn và những người khác. 

----------

Tác giả: Amy Gallo

Link bài gốc: https://ideas.ted.com/know-it-all-at-work-how-to-handle/

Dịch giả: Ngọc Linh - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: [Tên dịch giả] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.