Bạn có bao giờ cảm thấy chỉ đơn giản là bản thân không có đủ thời gian trong một tuần để hoàn tất mọi việc mà bạn mong muốn không?

Bạn có thể nghĩ về bản thân vào đêm Chủ Nhật rằng, bạn sẽ có hẳn một tuần phía trước để tập trung vào công việc, la cà với một vài người bạn cũ, nộp bản báo cáo, và còn thêm đủ mọi loại công việc xung quanh căn nhà đang chờ bạn giải quyết.

Nhưng bằng cách nào đó, bao giờ cũng thế, bạn chớp mắt, và thứ Sáu đã vẫy tay chào bạn.

Tôi thường xuyên nói với bản thân và những người khác rằng, tôi đơn giản là không có đủ thời gian để làm XYZ - và tôi cảm thấy căng thẳng vì thời gian ngủ quá ít mà tôi đã bỏ ra chỉ để hoàn thành tất cả mọi thứ.

Điều này làm tôi tự hỏi rằng làm sao những người có hàng hà công việc, thậm chí là nhiều hơn tôi lại có thể giải quyết ổn thỏa đến thế.

Gần đây, tôi bắt đầu trở nên khách quan hơn trong việc lên lịch trình hàng tuần của mình để giảm bớt những khoảng thời gian ngắn bị lãng phí khi cộng gộp lại. Tôi đã nghiêm khắc hơn trong việc lên thời gian biểu cho mình và tôi nhận ra rằng bây giờ, bản thân đã có thể trải qua một tuần với một cảm giác trọn vẹn hơn bao giờ hết.

Trong bài viết này, tôi sẽ đi qua 7 bước để chỉ cho bạn cách lên kế hoạch một tuần sao cho có thể giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng nhất để bạn có thể tận dụng hiệu quả khoảng thời gian mình có.

Hãy cùng khám phá thôi nào.

7 cách để lên kế hoạch cho một tuần

1. Nhìn vào toàn cảnh của bức tranh

Thời gian đề xuất: 1 giờ

Vào tối Chủ Nhật trước khi một tuần mới của bạn bắt đầu (hoặc bất kể thời điểm nào thuận lợi cho bạn), hãy nhìn vào toàn bộ một tuần được trình bày trên một trang giấy, nếu như bạn viết thời gian biểu của mình trong quyển sổ lên kế hoạch, hoặc trên một ứng dụng.

Những sự kiện nào không được diễn ra như thông lệ hàng tuần? Bạn có những deadline quan trọng nào cần giải quyết không? Những ưu tiên của bạn là gì? Bạn có chỗ nào để thêm vào những thứ không nằm trong kế hoạch mà nó có thể bất chợt xảy ra không?

Và cũng nên nhìn để nhận ra nếu có điều gì đó làm cho tuần này của bạn đặc biệt hơn những tuần khác. Bạn có thể sẽ đi công tác hoặc chuẩn bị để đón tiếp khách đến nhà của mình trong suốt một tuần. Hoặc có thể là bạn có một cuộc hẹn với bác sĩ đúng ngay vào thứ Tư. Chỉ nhìn vào bức tranh tổng thể để có bạn có được thông tin là mình sẽ có điều gì nổi bật, khác thường hơn những tuần điển hình trước đây.

Cuối cùng, hãy xem xét mục tiêu cho một tuần của bạn. Dù cho là mục tiêu cá nhân hay công việc, hãy nhìn vào phần trình bày trực quan vào tuần sắp tới để thấy những chỗ bạn có thể dành thời gian để đạt được những mục tiêu đó. Bạn không cần phải đặt thời gian cụ thể, nhưng hãy luôn ghi nhớ những mục tiêu này trong đầu khi bạn tiếp tục lập kế hoạch cho một tuần dài của mình.

2. Đánh dấu những sự kiện thường xuyên lặp lại

Thời gian đề xuất: 10 phút

Đánh dấu khối thời gian hay lặp lại của mình, là chỉ ra những thứ bạn sẽ dành thời gian để thực hiện mỗi tuần. Đây có thể là một cuộc họp nhân viên hàng tuần hoặc một thứ khác mà bạn phải làm trong công việc, nhưng nó thật sự rất quan trọng khi bạn phải nhớ ghi chú những sự kiện cá nhân hay lặp lại mà bạn cần.

Có thể bạn đi đến phòng gym trong một tiếng đồng hồ mỗi ngày hoặc bạn dành 30 phút vào buổi tối để đọc sách hoặc chơi game với đứa con của mình. Bất cứ thứ gì bạn ưu tiên trong cuộc sống của mình ngoài công việc hoặc những điều bắt buộc hàng ngày, hãy cứ ưu tiên dành thời gian cho chúng đầu tiên.

Hãy xem những khối thời gian này như khi bạn có bất kỳ cuộc hẹn nào và hãy giữ chúng ổn định. Tại sao à? Bởi vì bạn không thể xoay chuyển cuộc sống cá nhân của mình quanh lịch trình công việc của bạn được. Chắc chắn, bạn có thể tuân theo lịch trình công việc hàng tuần một cách hợp lý, nhưng trong suốt thời gian dành cho gia đình hoặc đắm chìm vào những sở thích cá nhân, những điều này không thể bị lãng quên.

Thực tế, Forbes đã ghi chú rằng điều hối hận nhất mà tất cả mọi người ở cuối cuộc đời cho biết là đã làm việc quá mức để trang trải cuộc sống cho gia đình. Hơn thế nữa, trong quyển sách của Bronnie Ware, tên là The Top Five Regrets of the Dying: A Life Transformed by the Dearly Departing, cô ấy nói về những trải nghiệm công việc chăm sóc giảm nhẹ và cách những bệnh nhân của cô ấy thường hay than thở về những hối hận vì đã dành ra quá nhiều thời gian và năng lượng cho công việc thay vì dành cho những thứ thật sự được đáng quan tâm hơn.

Hãy dành cho bản thân, cho sức khỏe, và cho gia đình của bạn - hãy nhớ điều này.

3. Lập kế hoạch theo những lời cam kết của chính mình

Thời gian đề xuất: 20 phút

Bạn đã từng nghe nói về phép tương tự của Rock, Pebbles và Sand trong việc quản lý thời gian chưa? Phép tương tự này trong thực tế là khi bạn đổ đầy đá vào một cái lọ, cái lọ sẽ đầy. Sau đó, nếu bạn thêm vào một vài viên sỏi nhỏ có thể len lỏi qua các khe giữa các hòn đá để lấp đầy các khoảng trống, bình vẫn đầy. Cuối cùng, nếu bạn cho thêm cát vào lọ để lấp đầy những khoảng trống nhỏ hơn, thì lọ vẫn đầy. Tuy nhiên, nếu bạn đem bỏ đi cát và sỏi, bạn vẫn còn lại một cái lọ được cho là đầy.

Những hòn đá trong phép tương tự này đại diện cho những điều quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn. Đây có thể là một dự án lớn mà bạn đang thực hiện, là gia đình bạn, là sức khỏe của bạn – bất cứ điều gì mà bạn nghĩ nó là mối quan tâm chính trong cuộc sống của mình và thực sự mang lại ý nghĩa.

Những viên sỏi tượng trưng cho những điều trong cuộc sống của bạn thêm phần ý nghĩa, thế nhưng nó sẽ đến rồi đi. Đó là những thứ như bạn bè, sở thích và dự án nhà ở.

Cát đại diện cho những công việc nhỏ mà bạn làm, chẳng hạn như chạy việc vặt hoặc thậm chí xem tivi. Cuộc sống của bạn sẽ vẫn ý nghĩa nếu cát được lấy ra khỏi lọ của bạn mà thôi (tức là nếu bạn không đến tiệm giặt khô ngày hôm nay, cuộc sống của bản vẫn không mất đi ý nghĩa).

Bạn nên lên kế hoạch cho một tuần của mình xung quanh những hòn đá của bạn. Ngoài việc dành thời gian cho gia đình và làm những việc có giá trị đối với bạn như tập thể dục hoặc rèn luyện tinh thần, bạn cũng phải cân nhắc những nhiệm vụ lớn có liên quan đến những gì bạn đang làm trong cuộc sống hiện tại. Ví dụ: nếu bạn là sinh viên, việc chặn thời gian học tập sẽ gây khó khăn trong lịch trình của bạn vì làm như vậy là rất quan trọng trong việc cho phép bạn đạt được mục tiêu dài hạn.

4. Lấp đầy chỗ trống

Thời gian đề xuất: 20 phút

Bạn có nhớ từng bước một khi bạn dành ra một ít phút để nghĩ về những mục tiêu của bản thân cho một tuần không? Đây là lúc bạn có thể thể hiện. Nó có thể đơn giản như việc làm một chuyến đi sắm sửa, bởi vì bạn đã hết sạch những vật dụng thiết yếu, đi thay dầu nhớt cho xe hoặc cuối cùng là chăm sóc [điền vào chỗ trống] bị hỏng đã khiến bạn phát điên trong nhiều tuần.

Sau khi làm điều này, bạn sẽ có toàn bộ khoảng thời gian trong lịch trình của mình trong tuần. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn sẽ bận rộn trong từng giây từng phút trong một ngày, vì bạn cũng có thể dành thời gian nghỉ giải lao hoặc đọc sách để giải trí, điều đó đơn giản có nghĩa là cả tuần của bạn được sắp xếp theo cách mà bạn có thể đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và duy trì ý nghĩa trong cuộc sống của bạn. Tuần của bạn được lên kế hoạch với cấu trúc.

Bạn cũng có thể (và nên) lập kế hoạch trong một số thời gian đệm để tính đến các trường hợp chậm trễ có thể xảy ra kẹt xe hoặc cuộc họp kéo dài quá lâu. Hãy nới rộng những thứ bắt buộc của bạn ra một chút để chúng không bị dồn vào nhau vào cuối ngày. Có dàn ý này về cách bạn trải qua tuần của mình sẽ giúp bạn tiếp cận nó một cách chủ động hơn.

5. Xử lý những điều bất ngờ xảy ra ngay lập tức – trước khi chúng vượt quá tầm kiểm soát

Thời gian đề xuất: Nhiều như nó yêu cầu

Sau khi thực hiện lịch trình nghiêm ngặt này cho bản thân, chắc chắn sẽ có những điều khiến bạn thất vọng. Nếu đó là việc mà bạn có thể nhờ người khác giúp hoặc bạn thực sự có thể dành thời gian khác cho nó, thì hãy làm như vậy. Tuy nhiên, nếu nó là một việc có vẻ nhỏ vào thời điểm đó, nhưng có thể biến thành một sự kiện khủng hoảng cho bạn và gia đình của bạn nếu bạn bỏ mặc nó, hãy dành thời gian để giải quyết nó ngay lập tức.

Ví dụ: giả sử bạn đang bị đau ngực, bạn nhận được thư từ Sở thuế, giáo viên của con bạn gọi điện với một số thắc mắc hoặc một người bạn tốt gọi cho bạn vào lúc nửa đêm để nói chi tiết về một số vấn đề cá nhân.

Những tình huống này, chúng có thể được tạm dừng trong vài ngày, đặc biệt là nếu bạn không có thời gian để giải quyết chúng ngay bây giờ. Tuy nhiên, những trường hợp này đều có thể nhanh chóng trở thành một thảm họa đối với những công việc hàng ngày mà bạn ưu tiên khi sự kiện xuất hiện ban đầu có vẻ không nghiêm trọng lắm.

Nếu một vấn đề giống như điều được liệt kê ở trên phát sinh, hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi trước khi quyết định bạn sẽ mặc kệ nó. Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra nếu tôi để dành nó vào một ngày sau đó để giải quyết là gì? Tình huống ấy có thể ảnh hưởng tiêu cực đến gia đình hoặc bạn bè của tôi như thế nào? Có nhiệm vụ nào ít quan trọng hơn trong lịch trình hôm nay mà tôi có thể gạt sang một bên hay không? Những việc đơn giản nào mà tôi có thể làm để giải quyết vấn đề này ngay trong hôm nay không? Nếu hôm nay tôi không thể làm gì được để giải quyết vấn đề, thì đến khi nào tôi có thể giải quyết được?

Nhanh chóng để mắt và xử lý mọi việc sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian và không bị căng thẳng lâu dài.

Mặc dù những tình huống này có thể không thuận lợi và có thể làm gián đoạn một ngày của bạn, nhưng giải quyết chúng ngay lập tức có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và không bị áp lực sau này. Giống như thời gian trôi qua và động lực của bạn giảm đi thì sự tiến bộ của bạn cũng vậy - vì vậy hãy hành động càng sớm càng tốt.

Tương tự như điều này, nhưng có thể quan trọng hơn, là hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào cần được thực hiện ngay lập tức. Ý ở đây là nếu bạn bỏ qua những điều nhỏ nhặt theo cách của bạn, bạn nghĩ rằng chúng không quan trọng hoặc bạn có thể thực hiện nó sau đó, thì tất cả công việc sẽ chất đống lên nhau và cuối cùng trở thành một gánh nặng lớn.

Ví dụ, bạn ăn sáng xong và vứt đĩa vào bồn rửa để rửa sau. Tuy nhiên, một khi giây phút “sau đó" đến, bạn đã làm điều này 20 lần, bạn đã dành ra một lượng thời gian khá lớn để rửa đĩa ăn của mình. Nếu có điều gì đó phát sinh nhưng bạn mất chưa đến hai phút để hoàn thành, thì hãy lập tực thực hiện ngay lúc đó nhé. Thực hiện điều này một cách nhất quán sẽ giúp bạn tránh khỏi việc phải kết thúc với một danh sách dài các nhiệm vụ cần phải hoàn thành.

6. Đánh giá hàng ngày

Thời gian đề xuất : 5 - 10 phút, hai lần một ngày

Mỗi sáng, hãy nghĩ về một ngày sắp tới của bạn. Hãy xem xét về những nhiệm vụ đã được quy định với một khung giờ đặc biệt và lên một kế hoạch nhanh chóng về thời gian mà bạn phải bỏ ra để đến được nơi đó và mấy giờ bạn cần phải xuất phát di chuyển từ chỗ này sang chỗ kia. Sau đó, hãy nghĩ về bất cứ điều gì cần được giải quyết càng sớm càng tốt, chẳng hạn như email khẩn cấp, cuộc gọi nhanh cho người thân vào ngày sinh nhật của họ hoặc đặt lịch hẹn với bác sĩ. 

Sau đó, đối với những khoảng thời gian mà bạn đã dành cho “hòn đá” của mình, có những công việc cụ thể nào mà bạn có thể làm để sử dụng hiệu quả thời gian của mình? Vì vậy, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn và làm cho chúng cụ thể hơn với các mục tiêu chi tiết.

Để ý một số thứ mà có thể bạn phải mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành ​​và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến thời gian còn lại trong ngày của bạn. Bạn có thời gian trống nào để xoay xở hay không, hay là bạn phải tạm dừng cho đến ngày mai nếu điều này xảy ra?

Nhìn vào 80/20 nhiệm vụ của bạn cũng như những thứ bạn có trong lịch trình của một ngày mà về cơ bản bạn đang cảm thấy đáng sợ. Bạn nên hoàn thành những việc này càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu của mình và cũng giúp bạn không bỏ dở việc gì đó cần phải hoàn thành.

Đầu tiên, bạn muốn đạt được kết quả tối đa từ nhưng không cần bỏ ra quá nhiều công tới, đó là lúc quy tắc 80/20 phát huy tác dụng. Sau khi bạn có thể xác định 20% nhiệm vụ dẫn đến 80% kết quả của bạn, hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng đó. Bạn cần dành thời gian làm việc này hàng ngày để tiết kiệm thời gian của mình.

Thứ hai, nếu có một số nhiệm vụ bạn khó tránh khỏi một cách miễn cưỡng, trước tiên hãy gạch bỏ chúng ra khỏi danh sách của bạn để bạn không tiếp tục nhìn chúng nữa. Những nhiệm vụ đáng sợ này có thể là cá nhân hoặc công việc. Bạn phải gọi lại một cuộc điện thoại cho một khách hàng cọc cằn? Hãy làm điều đó đầu tiên vào buổi sáng sớm. Gọi cho mẹ chồng để nói Chúc mừng sinh nhật sao? Hãy cứ làm đi. Hãy đưa nó ra khỏi danh sách của bạn và để bạn có thể tập trung vào những điều bạn muốn tập trung nhé.

Sau đó, bạn sẽ lặp lại giai đoạn đánh giá này cho đến khi một ngày của bạn kết thúc. Bạn đã đạt được những gì? Điều gì vẫn còn đang chờ xử lý? Những gánh nặng mà bạn có thể tránh được vào ngày mai là gì? Có điều gì xảy ra trong hôm nay mà sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch cho ngày mai của bạn không?

Bạn phải coi kế hoạch hàng tuần của mình như một tài liệu sống, vì vậy bạn có thể phải cập nhật liên tục nhiều lần trong suốt tuần. Một công cụ rất hữu ích mà bạn có thể sử dụng khi cố gắng sắp xếp lại lịch biểu của mình, đặc biệt là nếu nó có vẻ đang quá kín, là Ma trận Eisenhower. Công cụ này sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ từ khẩn cấp và quan trọng của mình cho đến các nhiệm vụ mà bạn có thể bỏ qua.

7. Nhất quán

Hãy luôn cập nhật lịch trình của bạn. Nếu bạn định dành thời gian lên kế hoạch cho cho một tuần để làm việc hiệu quả và cuối cùng là thành công đạt được mục tiêu của mình, bạn không thể bắt đầu để mọi thứ trượt dốc được. Nó không chỉ cám dỗ bạn gạt bỏ tất cả mọi thứ và bắt đầu chuỗi thời gian không hiệu quả, mà còn ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của bạn trong tương lai.

Nếu bạn luôn nhất quán trong khi lập kế hoạch cho một tuần và bám sát lịch trình của mình, bạn sẽ thấy rằng mình có nhiều động lực hơn và bạn sẽ có thể bắt đầu hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn những gì trước đây bạn nghĩ. Ý thức về định hướng và cấu trúc này sẽ mang lại cho bạn cảm giác yên bình bởi vì bạn sẽ có thời gian và chỗ cho tất cả các nhiệm vụ của mình. Nếu bạn có dấu hiệu chậm chạp, cả tuần của bạn có thể trở thành thứ bỏ đi – và đây là lúc bạn bắt đầu tự nhủ rằng bạn không có thời gian để hoàn thành bất cứ việc gì.

Những suy nghĩ cuối cùng về cách lập kế hoạch cho một tuần của bạn

Nếu bạn thường xuyên băn khoăn không biết tuần này đã trôi qua như thế nào vào chiều thứ Sáu, hãy thử phương pháp lập kế hoạch này nhé. Thực hiện điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống thay vì lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ nhỏ nhặt, tầm thường mà đã biến thành những công việc to tát một cách không cần thiết.

Bắt đầu từ sự khái quát khi lập kế hoạch cho một tuần của bạn và sau đó đi vào chi tiết cụ thể. Sẵn sàng linh hoạt và học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn theo cách mà giúp bạn có thời gian để tập trung vào bất cứ điều gì quan trọng nhất đối với bạn. Xem xét thời gian biểu của bạn theo cách “kỹ thuật” hơn này sẽ giảm lượng thời gian mà bạn dành ra để “làm việc” không mục đích trong suốt cả tuần.

Bạn cần một số trợ giúp để thiết lập các mục tiêu phù hợp? 

Cuối cùng, nếu bạn muốn có một phương pháp tích cực khác để cải thiện cuộc sống của mình, thì hãy đọc và học một điều gì đó mới mỗi ngày. 

----------
Tác giả: Connie Mathers

Link bài gốc: How to Plan Your Week: 7 Steps to Focus on What’s Important

Dịch giả: Phan Thúy Vy - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Phan Thúy Vy - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.