Ma trận phân tích SWOT là một phương pháp giúp công ty, doanh nghiệp của bạn vượt qua nhiều thử thách và quyết định nên bước tiếp như thế nào. “SWOT” là viết tắt của 4 từ: Điểm Mạnh (Strengths), Điểm Yếu (Weaknesses), Cơ Hội (Opportunities) và Thách Thức (Threats). Bạn nên thực hiện phân tích SWOT trước khi dự định tiến hành một hoạt động kinh doanh nào đó, từ việc bạn tìm kiếm sáng kiến mới, điều chỉnh lại chính sách nội bộ cho đến cân nhắc các cơ hội để thay đổi hay thay thế kế hoạch giữa chừng trong quá trình thực hiện các công việc đó.

Trong khi có vô vàn cách để đánh giá công ty của bạn, một trong những cách hiệu quả nhất là sử dụng ma trận SWOT. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ma trận này ngay bây giờ.

Mục tiêu của ma trận phân tích SWOT là gì?

Mục tiêu cơ bản của phân tích SWOT là để giúp các tổ chức phát triển nhận thức toàn diện về tất cả các yếu tố liên quan đến việc đưa ra một quyết định kinh doanh. Vào những năm 1960, Albert Humphrey từ Viện Nghiên cứu Đại học Stanford đã tạo ra phương pháp này trong quá trình ông tiến hành nghiên cứu làm rõ lí do vì sao kế hoạch mà các công ty lập ra lại liên tục thất bại. Sau này, SWOT đã trở thành một trong những công cụ tối ưu nhất để các doanh nhân thực hiện và tiến tới phát triển công ty của họ.

Trưởng phòng Marketing tại CCS Innovations chia sẻ trên Business News Daily rằng: “Việc lập kế hoạch cho tương lai của một doanh nghiệp nhỏ sẽ không bao giờ thành công nếu chúng ta bỏ qua bước đầu tiên là đánh giá doanh nghiệp của mình ở nhiều khía cạnh, đó là một cái nhìn toàn cảnh về tất cả các đặc điểm, thách thức bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Ma trận SWOT có thể làm được điều này chỉ bằng 4 bước mà bất kể người chủ doanh nghiệp mới nào cũng có thể hiểu và thực hiện được.”

Lúc nào là thời điểm thích hợp để thực hiện phân tích SWOT?

Chúng ta nên phân tích ma trận SWOT trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, dù là tìm kiếm các sáng kiếm mới, điều chỉnh chính sách nội bộ công ty hay cân nhắc các cơ hội để thay đổi hay thay thế một kế hoạch nào đó trong quá trình thực hiện. Đôi khi, việc tiến hành phân tích SWOT một cách tổng quát được cho là một lựa chọn thông minh để kiểm tra tình hình chung và đưa ra kế hoạch phát triển doanh nghiệp nếu cần. Việc phân tích có thể chỉ ra những lĩnh vực phù hợp với doanh nghiệp của bạn và những lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn cần phải cải thiện.

Việc nghĩ về hoạt động kinh doanh một cách qua loa với hi vọng rằng chúng sẽ sớm diễn ra suôn sẻ là một sai lầm bạn cần tránh. Nếu bạn dành thời gian để thực hiện một cuộc phân tích SWOT nghiêm túc thì bạn sẽ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp của mình. Từ đây, bạn có thể khám phá ra các cách thức để khắc phục, loại bỏ điểm yếu và nâng cao điểm mạnh của doanh nghiệp.

Mặc dù người chủ doanh nghiệp chắc chắn cần thực hiện phân tích SWOT nhưng các thành viên trong doanh nghiệp cũng nên tham gia vào quá trình phân tích này. Chúng ta nên hỏi ý kiến đóng góp từ các thành viên trong đội nhóm và thảo luận một cách cởi mở về chúng. Sự thống nhất chung của đoàn đội sẽ giúp bạn có thể đánh giá toàn diện doanh nghiệp của mình.

Bạn cũng có thể thực hiện phân tích ma trận SWOT cá nhân dành cho mục đích tìm kiếm nghề nghiệp hay mục đích khác.

Vậy ma trận phân tích SWOT gồm những gì?

Một ma trận SWOT tập trung vào 4 yếu tố, cho phép các doanh nghiệp định hình những điều ảnh hưởng đến chiến lược, hành động và sáng kiến của doanh nghiệp. Việc nắm bắt được những mặt tích cực và tiêu cực có thể giúp doanh nghiệp chia sẻ hiệu quả hơn về những phần cần được nhìn nhận của kế hoạch.

Khi mỗi người thử phân tích ma trận SWOT cho mình, thường họ sẽ lập một bảng có 4 cột, mỗi cột sẽ liệt kê các yếu tố, sắp xếp cạnh nhau một cách phù hợp để so sánh. Cột liệt kê Điểm Mạnh và Điểm Yếu thường sẽ không trùng khớp với cột liệt kê Cơ Hội và Thách Thức, dù cho chúng có liên quan tới nhau vì chúng là những yếu tố chính được xem xét.

Chủ hãng ROYCE New York, Billy Bauer từng viết rằng việc so sánh thách thức từ bên ngoài và điểm yếu từ bên trong có thể làm nổi bật những vấn đề nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Ông cũng nói: “Một khi bạn nhận ra những vấn đề nguy hiểm mà doanh nghiệp đang gặp phải, bạn có thể quyết định liệu rằng giữa hai lựa chọn, thứ nhất, loại bỏ điểm yếu bên trong bằng việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp để khắc phục vấn đề và thứ hai, làm giảm thách thức từ bên ngoài bằng cách từ bỏ lĩnh vực kinh doanh nào đó đang gặp thách thức và tiếp tục nó sau khi phát triển doanh nghiệp sau, thì đâu là lựa chọn tốt nhất."

Những yếu tố bên trong

Điểm Mạnh và Điểm Yếu là những yếu tố nội tại, là những tài nguyên và kinh nghiệm sẵn có cho bạn.

Dưới đây là một vài yếu tố bên trong phổ biến:

-     Nguồn lực tài chính (quỹ, nguồn thu nhập và cơ hội đầu tư)

-     Nguồn lực vật chất (địa điểm, cơ sở vật chất và thiết bị)

-     Nguồn nhân lực (nhân viên, tình nguyện viên và đối tượng khách hàng tiềm năng)

-     Tiếp cận nguồn tài nguyên thiên nhiên, nhãn hiệu, bằng sáng chế và bản quyền

-     Các quy trình đang diễn ra (chương trình dành cho nhân viên, hệ thống phân cấp bộ phận và hệ thống phần mềm)

Những yếu tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài bao giờ cũng có sự ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Dù cho các yếu tố này có liên hệ trực tiếp hay gián tiếp với Cơ Hội hay Thách Thức thì việc ghi chép và xem xét chúng vẫn rất quan trọng.

Các yếu tố khách quan là những điều mà bạn hay doanh nghiệp của bạn không thể kiểm soát được, ví dụ như:

-     Xu hướng thị trường (sản phẩm mới, tiến bộ công nghệ và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng)

-     Xu hướng nền kinh tế (xu hướng tài chính của địa phương, quốc gia và quốc tế)

-     Quỹ (quyên góp, pháp lý và các nguồn khác)

-     Nhân khẩu học

-     Mối quan hệ với nhà cung cấp và với đối tác

-     Các quy định về chính trị, môi trường và kinh tế

Sau khi bạn đã lập khung SWOT và điền hết các nội dung trong từng yếu tố, bạn sẽ cần đưa ra một số khuyến nghị và chiến lược dựa vào kết quả. Linda Pophal - nhà tư vấn truyền thông tiếp thị chiến lược và tiếp thị nội dung tại Strategic Communications cho rằng những chiến lược được rút ra này cần phải tập trung tận dụng Điểm Mạnh và Cơ Hội để khắc phục Điểm Yếu và vượt qua Thách Thức.

Pophal nói “Đây thực sự là một phương pháp phát triển chiến lược, thứ giúp các tổ chức có cơ hội để sáng tạo nhất có thể và đổi mới ý tưởng nhưng chỉ khi việc phân tích được tiến hành cẩn thận, tỉ mỉ ngay từ những bước đầu tiên.”

Tóm lại:

Trong phân tích ma trận SWOT, Điểm Mạnh và Điểm Yếu bao hàm tài nguyên và các tiến trình sẵn có. Còn Cơ Hội và Thách Thức là những điều kiện ngoại cảnh như xu hướng thị trường và các quy định.

Ví dụ về SWOT

Bryan Weaver là một cố vấn nội bộ của Công ty luật về xây dựng Scholefield, đã thực hiện phân tích SWOT rất nhiều lần cho công ty của mình. Ông đã cung cấp cho Business News Daily một ví dụ về mô hình phân tích SWOT mà ông đã làm để đưa ra quyết định mở rộng phạm vi hoạt động của công ty sang lĩnh vực hòa giải tranh chấp. Ma trận SWOT của ông như sau:

Chiến lược rút ra: Đăng ký khoá học hòa giải viên để loại bỏ điểm yếu và tiến hành mở dịch vụ Hòa Giải Scholefield, sử dụng chính tên tuổi của công ty và nhấn mạnh kinh nghiệm về xây dựng và luật xây dựng của công ty để khiến nó trở nên khác biệt.

Weaver nói: “Ma trận SWOT này đã thúc đẩy chúng tôi phải xem xét một cách có phương pháp và khách quan về thứ mà chúng tôi phải giải quyết và thị trường nào đang chào đón chúng tôi. Sau đó, chúng tôi lập kế hoạch kinh doanh để thúc đẩy tận dụng những yếu tố mạnh nhất của chúng tôi, đồng thời khai thác các cơ hội dựa trên điểm yếu của thị trường.”

Các chiến lược phân tích kinh doanh khác

Phân tích ma trận SWOT là một chiến lược đơn giản nhưng toàn diện để xác định không chỉ những điểm yếu và thách thức của một kế hoạch hành động mà còn cả những điểm mạnh và cơ hội giúp kế hoạch đó được thực hiện. Tuy nhiên, phân tích SWOT chỉ là một công cụ trong chiến lược kinh doanh của bạn. Một vài công cụ phân tích khác bạn có thể tham khảo như là PEST (chính trị (political), kinh tế (economic), xã hội (social) và kỹ thuật (technological)), MOST (nhiệm vụ (mission), mục tiêu (objective), chiến lược (strategies) and chiến thuật (tactics)) và SCRT (chiến lược (strategy), thực trạng (current state), yêu cầu (requirements) và giải pháp (solution)).

Phân tích kinh doanh nhất quán và lập kế hoạch chiến lược là cách tốt nhất để theo dõi sự phát triển, thế mạnh và điểm yếu. Hãy sử dụng một chuỗi các chiến lược phân tích như SWOT trong việc đưa ra quyết định của bạn để xem xét và thực hiện các chiến lược một cách cân bằng và chuyên sâu hơn.

Max Freedman và Nicole Fallon đã đóng góp cho bài viết này. Một vài cuộc phỏng vấn nguồn đã được thực hiện cho phiên bản trước đó của bài viết này.

-------------------

Tác giả: Skye Schooley

Link bài gốc: What is a SWOT Analysis? (And When To Use It)

Dịch giả: Lê Thị Mai Hương - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: [Tên dịch giả] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.