Khi bạn phỏng vấn cho một công việc nào đó thì có một câu hỏi điển hình là “Bạn có những kỹ năng sử dụng máy tính nào và bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng trình duyệt nào?”

Tất nhiên câu trả lời cho câu hỏi này sẽ khác nhau tùy thuộc vào công việc mà bạn đang ứng tuyển. Ví dụ nếu bạn đang ứng tuyển cho một vị trí công nghệ cao đòi hỏi nhiều kỹ năng về công nghệ, bạn nên biết rõ kỹ năng và kinh nghiệm của mình và có thể nêu ra một cách trơn tru.

Tuy nhiên, nếu bạn đang ứng tuyển vào một vị trí mà không cần nhiều kỹ năng máy tính thì có lẽ bạn cần sự trợ giúp để có thể đưa ra câu trả lời hợp lý. Sau đây là một số mẹo cùng với một số câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn mẫu.

Làm thế nào để trả lời những câu hỏi về kỹ năng máy tính.

Phần mềm được sử dụng trong công việc văn phòng phổ biến nhất  hiện nay là phần mềm xử lý văn bản như Microsoft Word, phần mềm bảng tính như Microsoft Excel và phần mềm trình chiếu như Microsoft Powerpoint. 

Điều quan trọng là trau dồi các kỹ năng với những chương trình cơ bản. Một số công ty có thể thích sử dụng phần mềm của Apple và máy tính Mac, mặc dù nếu bạn chỉ muốn làm những công việc máy tính đơn giản, bạn có thể sẽ làm việc với các chương trình của Microsoft. 

Mẹo: Hãy nhớ rằng hầu hết các ứng viên sẽ đều sử dụng những chương trình của Microsoft và hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ mong đợi bạn như vậy.

Do đó, chắc chắn rằng bạn thành thạo hoặc có kinh nghiệm với những chương trình phần mềm này nhưng đừng dành quá nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ về việc này.

Lưu ý: Phụ thuộc vào ngành kinh doanh của công ty, họ cũng có thể có phần mềm chuyên dụng mà bạn cần thành thạo. Nếu có thể, bạn nên tìm hiểu trước xem công ty đang sử dụng phần mềm nào.

Chẳng hạn, bạn nên đọc kỹ phần mô tả công việc và xem nó có yêu cầu bạn có kinh nghiệm với bất kỳ chương trình nào hay không. Hãy chắc chắn rằng bạn có đề cập đến kinh nghiệm hoặc kiến thức của bạn về phần mềm đó.

Hãy nhớ rằng, bạn nên luôn luôn thành thật khi trả lời phỏng vấn. Nếu bạn nói rằng bạn là một chuyên gia trong của một chương trình nào đó, nhà tuyển dụng sẽ mong đợi bạn bước ngay vào văn phòng và bắt tay vào làm việc ngay lập tức. Điều này sẽ phản ánh không tốt về bạn nếu bạn thật sự không có những kỹ năng như những gì bạn đã nói.

10 câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng máy tính và những câu trả lời tham khảo

Có nhiều khả năng bạn sẽ trả lời những câu hỏi về kỹ năng máy tính này trong một buổi phỏng vấn cá nhân. Bằng cách tập luyện trước câu trả lời của mình sẽ giúp cho bạn có thể đưa ra những câu trả lời tự tin ngay cả khi bạn đang chịu áp lực.

1. Bạn có thấy thoải mái khi sử dụng những phần mềm của Microsoft Office không?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Trong hầu hết công việc xử lý văn bản, các ứng viên sẽ phải sử dụng thành thạo Microsoft Word. Hầu hết những công việc hành chính cũng yêu cầu sử dụng thành thạo Microsoft Excel (để tạo các bảng tính) và sử dụng thành thạo Microsoft Powerpoint (để sáng tạo các bản trình bày).

Câu trả lời mẫu

Tôi thành thạo sử dụng Microsoft Office bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Tôi thấy rất thoải mái khi sử dụng các chương trình đó và tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc với chúng.

2.Bạn thành thạo như thế nào trong việc học các chương trình và hệ thống phần mềm máy tính đang phát triển?

Nhà tuyển dụng muốn biết: các công nghệ kinh doanh thay đổi nhanh chóng, vì vậy bất kỳ một nhân viên nào sử dụng máy tính phải có khả năng cập nhật nâng cấp hệ thống hoặc cài đặt phần mềm mới.

Câu trả lời mẫu

Tôi rất thoải mái sử dụng máy tính và tự tin rằng tôi có khả năng học những chương trình mới một cách nhanh chóng. Chẳng hạn như trong công việc vừa rồi là một biên tập viên trang web, tôi đã thành thạo một hệ thống quản lý nội dung mới nhanh chóng: trong vòng hai tuần, tôi đã có thể hướng dẫn sử dụng hệ thống cho các thực tập sinh.

3. Bạn thông thạo với hệ điều hành phần mềm nào?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Có nhiều yếu tố khác nhau dẫn đến việc hệ thống quản lý nào trong số 2 hệ thống hàng đầu thế giới mà một công ty chọn để đầu tư vào. trong khi những công ty chuyên về thiết kế và sáng tạo vẫn ưu tiên các sản phẩm Mac của Apple hơn, thì những công ty để ý về chi phí trong các lĩnh vực khác thường sử dụng phần mềm chi phí rẻ hơn là Microsoft PCs. Hầu hết danh sách việc làm sẽ đề cập đến hệ thống máy tính đang được sử dụng ở công ty. Vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng để giải thích mức độ chuyên môn của bạn về những hệ điều hành phần mềm mà họ sử dụng. 

Câu trả lời mẫu

Tôi thấy thoải mái khi sử dụng cả hai phần mềm điều hành Windows và Apple. Tôi đã từng sử dụng cả hai hệ điều hành trong công việc trước đây của tôi trong vòng 10 năm. 

4. Bạn có thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm bảng tính không?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Bất kỳ nhân viên nào được giao công việc với sổ sách kế toán hoặc chức năng kế toán có thể sẽ cần chứng minh rằng họ có thể sử dụng được các công nghệ máy tính để tính toán, lập bảng, lập biểu đồ và so sánh dữ liệu số.

Câu trả lời mẫu

Tôi là một người thông thạo về Mac và Microsoft Excel. Tôi có thể tạo các bảng tính đầy đủ chức năng cần thiết và tôi quen với việc sắp xếp và phân tích các tập hợp dữ liệu lớn. Chẳng hạn như tôi đã thu thập và sắp xếp tất cả kết quả kiểm tra của toàn trường về cả hai môn toán và tiếng anh trong vòng 2 năm qua. Sau đó tôi phân tích và trình bày những dữ liệu này cho giám đốc của chúng tôi.

5. Bạn có thành thạo trong việc sử dụng phần mềm thiết kế ảnh và video không?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Mặc dù việc sử dụng phần mềm thao tác đồ họa từng là lĩnh vực của những chuyên gia thiết kế và tiếp thị, những chương trình này đã trở nên dễ sử dụng đến mức nhiều nghiệp vụ văn phòng hiện nay cũng sử dụng chúng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ mà nhân viên hành chính có thể được yêu cầu nâng cấp các trang web hoặc tạo các tài liệu liên lạc nội bộ hoặc bên ngoài được nâng cao về mặt đồ họa.

Câu trả lời mẫu

Ngoài kỹ năng cơ bản về máy tính và xử lý văn bản, tôi còn làm quen với phần mềm chỉnh sửa ảnh và video. Tôi đã sử dụng cả hai phần mềm là Adobe After Effects và iMovie để chỉnh sửa các đoạn quảng cáo ngắn cho công ty cũ của tôi, và tôi cũng đã nhận được nhiều lời khen về kỹ năng sử dụng những phần mềm này từ quản lý của tôi.

6. Công nghệ di động nào mà bạn ưa thích sử dụng?

Nhà tuyển dụng muốn biết: công nghệ di động chẳng hạn như điện thoại thông minh và máy tính bảng đã trở nên một công cụ ngày càng quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là trong lĩnh vực tiếp thị và buôn bán, đây là một xu hướng mà chỉ phát triển khi các công ty viễn thông triển khai các ứng dụng và dịch vụ dựa trên hiện tượng đám mây mới cho người dùng doanh nghiệp.

Câu trả lời mẫu

Với tư cách là một người trưởng nhóm trong công việc trước đây của mình, tôi đã cải thiện đáng kể thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nhóm - trải rộng trên 5 bộ phận bán hàng theo địa lý khác nhau bằng cách triển khai sử dụng ứng dụng di động GoToMeeting của chúng tôi. Tôi học cách sử dụng các ứng dụng mới khá nhanh và tôi sử dụng Salesforce1, Pipedrive và Nimble hàng ngày

Nhà tuyển dụng muốn biết: Mạng xã hội đã trở thành một kênh ưa thích của nhiều doanh nghiệp để tiếp cận với khách hàng hiện tại và tương lai.

Câu trả lời mẫu

Tôi đã tạo trang cá nhân của mình trên LinkedIn, Facebook, Twitter và Instagram cũng như đã tạo hồ sơ doanh nghiệp cho các nhân viên trước đây của tôi trên Facebook, nơi mà tôi đăng bài ít nhất 3 lần một tuần để theo dõi mức độ tương tác của người đọc và thiết kế quảng cáo Facebook được liên kết vào trang web của công ty.

8. Bạn đánh giá thế nào về năng lực ngôn ngữ lập trình của mình?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Nếu một trong những chức năng công việc của bạn bao gồm duy trì một trang web hoặc viết blog bán hàng hoặc công ty, khi đó bạn sẽ chắc chắn được hỏi về trình độ thành thạo ngôn ngữ lập trình, Cascading Style Sheets (CSS) or JavaScript. Đừng ngạc nhiên nếu hội đồng tuyển dụng cũng yêu cầu bạn làm một bài kiểm tra khả năng ngôn ngữ lập trình nếu bạn lọt vào vòng hai hoặc ba của buổi phỏng vấn. 

Câu trả lời mẫu

Tôi đã có kinh nghiệm 8 năm sử dụng HTML để tạo ra các trang web cũng như dày dặn kinh nghiệm trong việc chuyển đổi các trang web ngôn ngữ lập trình sang WordPress. Tôi cũng có kỹ năng lập trình CSS vững chắc và do đó đã trở thành người quen của công ty tôi khi họ cần ai đó giúp đào tạo những nhân viên khác trong việc triển khai các biểu định kiểu xếp tầng.

9.Công cụ kinh doanh dựa trên Google nào mà bạn đã từng sử dụng trong công việc trước kia?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Vì công cụ viễn thông đã trở nên ngày càng tinh vi, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã bắt đầu kiểm soát chi phí công ty và cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống của các nhân viên của họ bằng cách cho phép các nhân viên làm việc tại nhà hoặc khi đang di chuyển trên đường. Bất kỳ một nhà tuyển dụng nào dựa vào nguồn lực lao động di động hoặc từ xa cũng có thể đã áp dụng các công cụ dựa trên google để nâng cao tốc độ và sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của họ.

Câu trả lời mẫu

Bởi vì hầu hết những người trong bộ phận thiết kế ở công ty ABC làm việc từ xa, chúng tôi đã sử dụng G Suite để liên lạc qua email doanh nghiệp, hội nghị, chia sẻ các tệp và lưu trữ đám mây.

10.Bạn đã có chứng chỉ tin học nào chưa?

Nhà tuyển dụng muốn biết: Việc có thể chứng minh rằng bạn đã hoàn thành tốt các chứng chỉ tin học trong các chương trình phần mềm khác nhau có thể là một lợi thế lớn đối với một ứng viên vì điều này cho phép các nhà tuyển dụng biết rằng bạn được đào tạo chuyên nghiệp và sẽ không yêu cầu hướng dẫn thêm hay cố vấn để sử dụng hệ thống máy tính của họ.

Câu trả lời mẫu

Để có thể mở rộng tối đa nhu cầu của tôi về Microsoft Dynamic 365 dành cho Tài chính và Hoạt động, gần đây tôi đã lấy được chứng chỉ với tư cách là Cộng tác viên Tư vấn Chức năng Tài chính. Kiến thức mà tôi có được đã cho phép tôi hợp lý hóa các hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực của chúng tôi một cách nhanh chóng.

Những mẹo khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng máy tính

Hãy ghi nhớ những mẹo này khi bạn chuẩn bị trả lời những câu hỏi phỏng vấn về sự thành thạo kỹ thuật của bạn.

Mang theo máy tính xách tay của bạn hoặc các thiết bị di động khác. Nếu bạn biết rằng việc sử dụng công nghệ web, công nghệ dựa trên đám mây hoặc các công nghệ di động sẽ là một phần quan trọng trong công việc của mình thì hãy mang theo laptop hoặc điện thoại di động phòng khi nhà tuyển dụng yêu cầu ví dụ về những trang web mà bạn đã duy trì hoặc các nền tảng truyền thông xã hội mà bạn đã quản lý. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng hiển thị các ví dụ được đánh dấu về tác phẩm của mình, giống như một nghệ sĩ sẽ hiển thị danh mục đầu tư của họ.

Đừng khoác lác hoặc phóng đại về kiến thức kỹ thuật của bạn. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm đối với chương trình phần mềm bắt buộc, hãy thành thật về điều này khi được hỏi. Tuy nhiên, bạn có thể nói thêm rằng bạn là người rất “thông thạo về kỹ thuật số”, và bạn tìm hiểu về chương trình mới một cách nhanh chóng, nếu điều đó là thật. Nếu bạn có thể thì hãy đưa ra bằng chứng về khoảng thời gian bạn đã học nhanh một chương trình trong quá khứ.

Cung cấp kết quả kiểm tra độ thông thạo. Nếu bạn đã làm bài kiểm tra độ thông thạo ở bất cứ chương trình nào như Microsoft Word, Excel hay PowerPoint và kết quả của bạn tốt thì hãy mang một bản sao kết quả kiểm tra cùng với bản sao sơ yếu lý lịch của bạn và danh sách các tài liệu tham khảo chuyên môn tới cho hội đồng tuyển dụng.

Cung cấp thông tin bổ sung về trình độ kỹ thuật của bản thân nếu được đảm bảo. Nếu bạn có kinh nghiệm cụ thể về một chương trình chuyên biệt nào đó mà có thể hữu ích trong công việc mới của bạn thì hãy chắc chắn rằng bạn đề cập đến nó. Ngay cả khi điều đó không được liệt kê trong phần mô tả công việc hoặc không được hỏi trong buổi phỏng vấn, đó có thể là một kỹ năng bổ sung hữu ích. Ít ra điều này sẽ chứng minh sự nhiệt tình của bạn đối với công nghệ máy tính và cho thấy rằng bạn biết cách sử dụng các chương trình khác nhau để tối ưu hóa quá trình giao tiếp công việc của doanh nghiệp. 

Cách để tạo ấn tượng tốt nhất

Như những gì đã bàn luận, bạn nên xem lại thông báo tuyển dụng trước khi phỏng vấn để chuẩn bị để thảo luận về trình độ năng lực của mình với bất kỳ chương trình nào mà được liệt kê là bằng cấp tối thiểu hoặc ưu tiên.

Ngoài ra, nếu có phần mềm nào bạn cần biết để phục vụ trong công việc nhưng bạn không quen với nó, bạn có thể đăng ký một khóa học trực tuyến miễn phí. Bằng cách này, trong buổi phỏng vấn, bạn có thể giải thích rằng hiện tại bạn đang học về phần mềm đó. Điều này sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng khi thể hiện sự cống hiến của bạn cho công ty và cho công việc.

----------

Tác giả: Alison Doyle

Link bài gốc: Common Computer Skills Interview Questions

Dịch giả: Phạm Quỳnh Giao- Nguồn : ToMo Learn Something New

 (*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Phạm Quỳnh Giao - Nguồn: ToMo Learn Something New ". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.