Thông tin. Các văn kiện. Tài liệu kinh doanh quan trọng.

Khi các doanh nghiệp chuyển đổi quy mô từ một công ty khởi nghiệp chỉ với vài nhân viên sang một quy mô lớn hơn và vững mạnh hơn, có một nơi để lưu trữ và kết nối dễ dàng tới tất cả nội dung có liên quan đến doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.

Để bắt đầu, chúng ta cần có những chu trình cần thiết để tất cả nội dung được quản lý đúng cách.

Tại sao?

Vào năm 2025, lượng thông tin toàn cầu được tạo ra mỗi ngày sẽ lên tới 1 tỉ gigabyte - và phần lớn lượng thông tin này sẽ không được tổ chức theo cách được xác định trước (Dữ liệu phi cấu trúc).

Nếu một doanh nghiệp không sử dụng kho chứa phần mềm tập trung và không có những chu trình đúng đắn thích hợp, một mớ hỗn độn sẽ xuất hiện.

Đó là lý do tại sao Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp tồn tại.

Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp (ECM) là một giải pháp cho những doanh nghiệp hiện đại muốn đảm bảo nội dung an toàn, bảo mật, khả dụng, và có thể truy cập thông qua vòng đời của nó.

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả về Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp, từ định nghĩa chính xác của nó để hiểu tại sao ECM lại có lợi cho đến tìm hiểu những công cụ ECM có khả năng làm gì và nó không được thiết kế để làm gì.

Đọc những mục bên dưới để nắm được đầy đủ những thông tin quan trọng:

Định nghĩa của quản lý nội dung doanh nghiệp là gì?

Tại sao quản lý nội dung doanh nghiệp lại có ích?

Các công cụ quản lý nội dung doanh nghiệp có thể làm được những gì?

Các công cụ quản lý nội dung doanh nghiệp không thể làm được những gì?

Những công cụ tốt nhất trên thị trường để quản lý nội dung

Sử dụng Process Street để tận dụng hết những giá trí tốt nhất từ ECM (Quản lý nội dung doanh nghiệp) và BPM (Quản lý quy trình nghiệp vụ)!

Định nghĩa quản lý nội dung doanh nghiệp?  

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một thuật ngữ chung dành cho các phương pháp, các công cụ, những quy trình và những hệ thống thích hợp để kiểm tra (đảm bảo nội dung an toàn, bảo mật, khả dụng và có thể truy cập được). 

Có rất nhiều sự kiện lịch sử gắn liền với việc quản lý nội dung doanh nghiệp được định nghĩa như thế nào. Để thật sự hiểu được ECM nghĩa là gì bây giờ, bạn phải nhìn lại nơi tất cả đã bắt đầu.

Một trong những định nghĩa đầu tiên của quản lý nội dung doanh nghiệp xuất hiện vào đầu giữa những năm 2000. Ngẫm lại thì nó khá khiêm tốn:

“Quản lý nội dung doanh nghiệp là công nghệ được sử dụng để chụp lại, quản lý, lưu trữ, bảo quản, và gửi đi nội dung và những văn kiện liên quan tới các quy trình tổ chức.’’ - Theo Wikipedia, Định nghĩa của Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp.  

Thế nhưng vào đầu những năm 2010, khái niệm về ECM trở nên “khủng” hơn. Nó không chỉ nói về công cụ ECM mà còn cả những phương pháp liên quan và những chiến lược cho quản lý nội dung

"Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp (ECM) là những chiến lược, phương pháp và công cụ được dùng để chụp lại, quản lý, lưu trữ, bảo quản và gửi đi nội dung và những văn kiện liên quan quy trình tổ chức. ECM bao gồm sự quản lý thông tin trong toàn bộ phạm vi của doanh nghiệp bất kể thông tin đó ở dạng giấy tờ, văn kiện, thư mục điện tử, một cơ sở dữ liệu lớp printstream, hoặc thậm chí là một email.” - Theo Motswako, Định nghĩa Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp 

Trong thời kỳ mới của chúng ta, định nghĩa của ECM đã lại một lần nữa phát triển thành nhân tố của sự chuyển đổi kỹ thuật số và nhiều loại nội dung mà bây giờ đã có sẵn. Thử lấy định nghĩa từ TechTarget, định nghĩa đã miêu tả chính xác tất cả mọi thứ về quản lý nội dung doanh nghiệp đương thời.

“Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một tập hợp các quy trình đã được xác định, những chiến lược và những công cụ cho phép một doanh nghiệp đạt được, tổ chức, lưu từ và gửi đi những thông tin quan trọng đến nhân viên, các bên liên quan và khách hàng của doanh nghiệp một cách hiệu quả. ECM đã nhanh chóng phát triển khi những hình thức khác của nội dung được áp dụng vào môi trường làm việc. Tuy nhiên, hệ thống ECM tiếp tục tập trung vào việc quản lý thông tin của công ty trong một kho chứa phần mềm tập trung và sử dụng nội dung số để hỗ trợ những quy trình doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu.” - TechTarget, Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp Là Gì Và Tại Sao Nó Lại Quan Trọng? 

Vì vậy, nên nhớ rằng định nghĩa về quản lý nội dung doanh nghiệp là một định nghĩa rộng và không cố định - đó là lý do tại sao, trong định nghĩa của mình, tôi đã mô tả định nghĩa này như là một thuật ngữ chung. Cũng như quản lý di động công nghiệp, nó là một định nghĩa tổng quát.

Để bắt đầu, ECM cũng có thể được biết tới như là hệ thống thông tin quản lý, mặc dù ECM được sử dụng phổ biến hơn.

Bây giờ, khi bạn đã có một sự hiểu biết vững chắc về ECM là gì, đã đến lúc tìm hiểu tại sao quản lý nội dung doanh nghiệp lại hữu ích và nó hữu ích như thế nào. 

Tại sao quản lý nội dung doanh nghiệp lại có ích?  

Thị trường quản lý nội dung doanh nghiệp đang phát triển rất nhanh chóng.

Một nhóm nghiên cứu của Market Research Future đã phát hiện ra rằng thị trường ECM không chỉ được cho là sẽ phát triển với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) lên tới 16.8% mà nó còn có thể đạt được giá trị lên tới hơn 76 tỉ đô la  

Vậy nên: ECM đang mang đến cho chúng ta vô số những lợi ích cho những doanh nghiệp tài giỏi, thành công trên toàn cầu.

Cụ thể, những lợi ích mà quản lý nội dung doanh nghiệp mang lại là:

1. Sự tập trung nội dung, thông tin và văn kiện.

Một trong những vấn đề lớn nhất mà những doanh nghiệp hiện đại phải đối mặt đó chính là không tận dụng được những công cụ kinh doanh để chứa số lượng lớn nội dung mà nó tạo ra mỗi ngày - từ những biểu trưng thương hiệu cho tới văn kiện với những dữ liệu tiếp thị gần đây nhất. Thế nhưng với ECM, nó biến “nỗi đau’’ (những vấn đề cụ thể mà công ty đang gặp phải) trở nên không còn “đau đớn” nữa. Những nội dung cần thiết có thể được lưu trữ ở một vị trí trung tâm mà thường xuyên được nhân viên sử dụng, vì vậy họ có thể tìm lại được những nội dung mà họ đang tìm kiếm. Không còn phải dò tìm thông qua những email hoặc Google Docs. Không còn những tin nhắn khó hiểu trên Slack hỏi về những thông tin cần thiết đã “lạc trôi nơi đâu”.

2. Gia tăng hiệu suất  

Có tất cả dữ liệu và thông tin ở cùng một nơi hiển nhiên sẽ dẫn đến sự gia tăng năng suất của toàn công ty. Thử lấy Felix, một nhà sáng tạo nội dung trong một nhóm tiếp thị giả định. Anh ấy cần những văn kiện tiếp thị đã được đề cập trước đó để anh ấy có thể thể thêm vào những số liệu tiếp thị ấn tượng vào nội dung mà anh ấy tạo ra. Thay vì “lần mò” qua từng thư mục - được lưu trữ cục bộ và lưu trữ trên đám mây- và trì hoãn công việc của anh ấy, Felix biết chính xác nên tìm ở đâu khi mà mọi thứ đều tập trung ở một nơi. Điều này giúp quy trình làm việc của anh ấy - và của cả những người khác - trở nên hợp lý, hiệu quả hơn. 

3. Tăng cường khả năng truy cập

Lợi ích của khả năng truy cập là gấp hai lần. Như đã được đề cập đến ở mục trước, nhân viên từ mọi cấp bậc và trong tất cả các bộ phận có thể dễ dàng truy cập đến thông tin mà họ cần - như nếu một người từ bộ phận account cần xử lý những hóa đơn du lịch của ai đó, hoặc nếu như một designer cần chỉnh sửa lại ý tưởng ban đầu của một thành viên. Thế nhưng lợi ích đến từ khả năng truy cập không chỉ dừng lại ở đó. Với ECM, bạn sẽ lưu trữ toàn bộ nội dung doanh nghiệp ở một vị trí kỹ thuật số trung tâm. Vị trí này có thể là mạng nội bộ của công ty bạn hoặc thông qua một công cụ dựa trên giao thức đám mây, nhưng dù với cách nào, nhân viên đều có thể kết nối tới vị trí trung tâm thông qua một loạt các thiết bị - từ điện thoại đến máy tính bảng, từ laptop được mang từ nhà đến máy tính để bàn. 

4. Thúc đẩy sự hợp tác.

Khi bạn quản lý doanh nghiệp đúng cách, team của bạn có thể hợp tác như những người chuyên nghiệp. Họ có thể tải lên thông tin một cách nhanh chóng, nhìn thấy những người khác làm việc nhanh hơn, can thiệp và thực hiện những điều chỉnh, thay đổi, hoặc những giải pháp thay thế cần thiết vô cùng nhanh chóng. ECM có thể giúp đỡ những nhóm nhân viên đạt được “sự hợp tác của thập kỷ.” 

5. Giảm rủi ro tổ chức 

Lỗi tràn data. Thông tin "rơi vào" tay kẻ xấu. Những tài liệu biến mất. Khi nói về việc quản lý nội dung liên quan tới doanh nghiệp, bảo vệ nội dung an toàn và bảo mật là cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Với sự phát triển của việc sử dụng nhiều thiết bị khác nhau cho công việc, làm việc từ xa, và thậm chí cả team làm việc từ xa thì mất tập trung và không có đủ thông tin về nội dung doanh nghiệp là chuyện thường thấy hơn bao giờ hết. Nhưng với ECM, bạn sẽ chống lại được sự quản lý nội dung yếu kém.

 6. Tăng thêm sự thân thiện môi trường

Đến những năm 2020, các doanh nghiệp không nên sử dụng những phương pháp lỗi thời để quản lý nội dung nữa - ví dụ, cất giữ tài liệu in ấn trong các bìa các tông, rồi sau đó bỏ vào những ngăn tủ đầy nghẹt các thứ. Không chỉ bởi vì cách này không thiết thực và hiệu quả cao, mà còn bởi vì sự thật là nó không hề thân thiện với môi trường. Quản lý nội dung doanh nghiệp, với sự tập trung ưu tiên công nghệ, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trở thành một doanh nghiệp bền vững. 

7. Những quy trình nghiệp vụ tốt hơn 

Thực hiện quản lý nội dung doanh nghiệp thì tốt, thế nhưng nếu không áp dụng những qui trình mới thích hợp, "tái tạo" lại những qui trình cũ và tối ưu hóa nó thì không đời nào thực hiện ECM một cách hiệu quả được. Nói đơn giản, bạn sẽ định nghĩa lại những qui trình nghiệp vụ để tương tác với các nội dung doanh nghiệp tốt hơn. Thật lý tưởng nếu đây là một trong những bước đầu tiên được thực hiện trong hành trình quản lý nội dung dung doanh nghiệp của bạn.

Một danh sách các lợi ích thật ấn tượng, nhỉ?

Để không đi quá xa trong việc giải thích quản lý nội dung doanh nghiệp có lợi như thế nào, thế nhưng có một điểm ích lợi khác của ECM mà tôi nghĩ nó xứng đáng được đề cập đến: Không hề có bất kỳ rào cản nào giới hạn doanh nghiệp nào không nên tiến hành và thực hiện quản lý nội dung doanh nghiệp. 

Bất kì quy mô doanh nghiệp trong bất kì ngành công nghiệp nào - không quan trọng sản phẩm hay dịch nó cung cấp là gì - đều có thể gặt hái được những "phần thưởng" như trong danh sách ở trên.

Hãy thử xem xét một trường hợp sử dụng được viết bởi nhóm OnBase của Hyland, giải thích những người trong giới tài chính được lợi như thế nào từ quản lý nổi dung doanh nghiệp: 

"Xem xét một tập tin gốc về khoản cho vay thế chấp. Có rất nhiều thứ để theo dõi trong tập tin đó. Nếu một tờ đơn, một chữ ký, một bản sao kê ngân hàng hoặc một bản công chứng bị mất thì phải tốn rất nhiều thời gian cho đến khi nó được tìm thấy. Nhưng với ECM, việc theo dõi tình trạng của các dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn, cho phép những người cần nó truy cập ngay lập tức và bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân an toàn và bảo mật" - theo OnBase, Tại sao lại là ECM?

Tất cả những gì bạn cần để có được những lợi ích tương tự là một tập hợp vững chắc các qui trình, chiến lược, và công cụ.

Nói về công cụ, bây giờ đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn về nó.

Công cụ quản lý nội dung có thể làm được những gì?  

Trước hết, hãy để tôi làm rõ vấn đề một chút. 

Quản lý nội dung doanh nghiệp có thể được thực hiện bởi những phần mềm và công cụ kinh doanh mà không được xây dựng riêng biệt như những công cụ ECM.

Bởi vì ECM hiện nay bao gồm quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, quản lý tài nguyên số, và quản lý tiến độ công việc, và đó chỉ mới đề cập một phần nhỏ công việc. 

Vì thế, bạn có thể sử dụng rất nhiều loại phần mềm và công cụ để đạt được các mục tiêu chính của quản lý nội dung doanh nghiệp.  

Tuy nhiên, có một số công cụ được xây dựng với mục đích dành riêng cho ECM, vì vậy công ty có thể kiểm soát quản lý nội dung doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

Những công cụ ECM "tất cả trong một" này - đôi khi được xem như là những hệ thống quản lý nội dung - đặc biệt giải quyết năm thành phần. Năm thành phần này được định nghĩa bởi Liên hiệp Quản lý Thông tin và Hình ảnh và được mô tả bởi TechTarget như sau: 

"Thành phần Ghi lại bao gồm việc tạo ra thông tin bởi chuyển đổi từ tài liệu giấy sang dạng điện tử, thu nhập những tập tin điện tử thành một cấu trúc gắn kết, và sắp xếp thông tin. Thông tin có thể bao gồm nội dung như là hóa đơn, hợp đồng và những báo cáo nghiên cứu. Thành phần Quản lý liên kết, sửa đổi và sử dụng thông tin thông qua những cách thức như là quản lý tài liệu, phần mềm cộng tác, quản lý nội dung web và quản lý hồ sơ. Thành phần Lưu trữ tạm thời sao chép các thông tin thường thay đổi trong thời gian ngắn vào trong các hệ thống tập tin linh hoạt để cho phép người dùng xem và chỉnh sửa thông tin. Thành phần Bảo tồn sao chép những thông tin không thường xuyên thay đổi trong một khoảng thời gian trung bình và dài và thường được thực hiện thông qua những đặc điểm quản lý hồ sơ. Nó thường được sử dụng để giúp các tổ chức tuân theo các điều lệ của chính phủ và các điều lệ khác. Thành phần Chuyển giao cung cấp cho khách hàng và người dùng cuối những thông tin được yêu cầu.'' - TechTarget, Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp là gì và Tại sao Nó Quan Trọng? 

Chính xác thì tại sao phải là 5 thành phần này?

Ở phần đầu của bài đăng này, tôi đã đề cập đến "vòng đời của nội dung số", nhưng hãy để tôi giải thích thêm về nó. 

Mỗi phần của nội dung doanh nghiệp - không quan trọng hình thức của nó là gì - đều có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc, cùng với rất nhiều thứ ở khoảng giữa hai điểm này. Ví dụ, liên quan đến một logo công ty được thiết kế lại, trước hết, tài liệu cần phải được tạo ra và sau đó là ghi lại. ("Ghi lại" ở đây cơ bản nghĩa là lưu lại.) 
Sau đó, tài liệu sẽ được tải lên một vị trí mà mọi người trong công ty có thể dễ dàng truy cập và có thể nhìn thấy, chỉnh sửa nó, ghi chú lại hoặc sử dụng nó như là một phần trong công việc của họ.

Sau khi một khoảng thời gian trôi qua, logo được thiết kế lại (một phần của nội dung) không còn cần thiết nữa - phần lớn bởi vì công ty đã thiết kế lại nó một lần nữa. Đó là khi phần nội dung này đã đi đến điểm kết thúc của nó, lúc này nó có thể được lưu trữ hoặc bị loại bỏ hoàn toàn, phụ thuộc vào cái công ty cho là tốt nhất. 

Những công cụ ECM "tất cả trong một", được tạo ra có mục đích, sẽ giải quyết việc quản lý nội dung bằng cách đưa ra những đặc điểm hướng dẫn nội dung đến với giai đoạn thích hợp tiếp theo trong vòng đời của nó.

Thế nhưng những phần "tất cả trong một" của phần mềm dành cho ECM có thể cơ bản chỉ là "một chiếc túi hỗn hợp" chứa những đặc điểm mượn từ những phần mềm khác mà chuyên được dùng để quản lý tài liệu, quản lý tiến độ công việc, quản lý quy trình kinh doanh, và những chức năng tương tự như vậy.

Điều này có nghĩa là có thể có một số điểm không hiệu quả nhất định trong phần mềm ECM "tất cả trong một", những khía cạnh mà chúng thiếu. 

Để giúp bạn biết được bạn nên sử dụng một công cụ ECM "tất cả trong một" hay sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhưng liên kết với nhau để quản lý nội dung cho doanh nghiệp của bạn, hãy cùng khám phá xem phần mềm ECM không thể làm được những gì. 
 

Những điều mà công cụ quản lý nội dung doanh nghiệp không thể làm được?  

Trong khi những lợi ích của phần mềm ECM đã được nói đến chi tiết (như là tập trung hóa nội dung, tăng năng suất, nâng cao khả năng truy cập, và vân vân), đã đến lúc để chuyển đổi và nhìn vào những thứ mà công cụ "tất cả trong một" ECM không thể làm được.

Tại sao phải làm vậy? 

Bởi vì tôi muốn giúp bạn chọn lựa những công cụ để sử dụng cho việc quản lý nội dung doanh nghiệp với đầy đủ thông tin và sự chuẩn bị.

Không chần chừ gì thêm nữa, hãy cùng nói về hai bất lợi lớn nhất của việc sử dụng những công cụ ECM: Thiếu sự kiểm tra tài liệu chính sách/các phương thức, và khả năng tích hợp và sự tự động hóa đa nền tảng không rõ ràng đối với những người không phải là lập trình viên.

1. Khả năng tích hợp và sự tự động hóa đa nền tảng không rõ ràng đối với những người không phải là lập trình viên. 

Sự tự động hóa là một sức mạnh không thể chối cãi.  

Nó giúp những nhóm làm việc bận rộn tiết kiệm được thời gian, công sức, và thậm chí là chi phí.  

Đó là thứ mà rất nhiều những công cụ ECM hiển nhiên có khả năng làm được trong ứng dụng. Ví dụ, nó có thể tự động chuyển đổi tài liệu từ dạng .docx sang .PDF, hoặc bất kỳ loại tệp nào đó sang một loại khác. Tương tự như vậy, nó tự động hướng một số tập tin, tài liệu hoặc những mẩu thông tin nhất định đến nhân viên một cách chính xác khi họ cần.

Bên cạnh việc giúp đỡ những thành viên trong nhóm nhận được thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng, sự tự động hóa còn có ích một cách đáng kinh ngạc trong việc hỗ trợ nội dung ở mỗi giai đoạn của vòng đời của nó.

Nhưng giống như tôi đã nói, nó chỉ được thực hiện trong ứng dụng. 

Nếu bạn muốn tích hợp nó với những phần mềm khác và xây dựng sự tự động hóa hữu ích (chưa nói đến tuyệt vời) để sử dụng trên các ứng dụng, bạn không thể làm được điều đó một cách dễ dàng với nhiều công cụ ECM.

Một số công cụ ECM thực sự có tích hợp với các nền tảng khác, thế nhưng những nền tảng này thường là từ những "ông lớn" - những phần mềm từ Google, Microsoft, và những công ty tương tự. Thế nhưng đối với những ứng dụng - và cụ thể là những ứng dụng mới - nó có vẻ khá khó khăn. 

Hãy thử nhìn vào Zapier - một ứng dụng đơn giản nhất dành cho hai (hoặc nhiều hơn) phần mềm tích hợp - là công cụ ECM nổi tiếng nhất và được sử dụng nhiều nhất trên thị trường nhưng không hề xuất hiện trong danh sách của hơn 2000 ứng dụng.

Điều đó thật sự là một điều đáng tiếc nếu có một sản phẩm SaaS mà bạn rất rất muốn được tích hợp để những quy trình và công việc định kỳ có thể được tự động hóa hơn nữa, thế nhưng bạn lại không sự hiểu biết về kĩ thuật để tự thực hiện nó với API, hoặc nếu công cụ ECM không được xây dựng với tính năng tích hợp.

Thay vào đó, bạn phải tạo thêm dự án nữa cho lập trình viên của bạn - mà họ thì đã có đủ thứ để làm rồi! 

2.  Thiếu sự kiểm tra trong chính sách và các phương thức

Khi tôi nói rằng "ECM là một nỗ lực vô cùng to lớn", tôi không hề nói dối.  

Và một phần của nỗ lực này chính là kiểm tra những chính sách và các phương thức không chỉ dành cho việc sử dụng và tương tác với bản thân công cụ ECM mà còn liên quan đến sự quản lý tài liệu như là một quá trình.

Nhưng đừng tin hoàn toàn những lời tôi nói. 

Hãy đọc lời trích dẫn dưới đây của Chintan Mehta ở Knowarth, những người đã đưa ra những giải pháp quản lý đa kỹ thuật số phức tạp cho doanh nghiệp:

" Một thử thách lớn khác trong việc thực hiện ECM chính là những công ty vừa không có sự kiểm tra những chính sách và các phương thức cho quản lý tài liệu/ hồ sơ/ và nội dung vừa không có đủ sự trị lý và giám sát trên những vật thể số. Điều này có lẽ không rõ ràng trong việc ứng dụng ECM khi "tài sản" của nó là những hợp đồng hoặc tài liệu HR, thế nhưng nó sez trở thành một vấn đề lớn khi việc ứng dụng ECM dựa trên những tài sản số. Trong những loại ứng dụng đó, chẳng có gì lạ khi tìm thấy hàng loạt tập tin trùng lặp, hoặc tệ hơn là những thay đổi mà gần như không thể nhận thấy trong các phiên bản, nhưng không kiểm tra được." - Chintan Mehta, Những Thử Thách và Lợi Ích của Phần Mềm Quản Lý Nội Dung Doanh Nghiệp.

Ở đoạn cuối của trích dẫn, Mehta nói rằng khi những chính sách và các phương thức có liên quan không được kiểm tra, những rối loạn có thể xảy ra. Và những rối loạn này có thể nhiều đến nỗi có thể khiến cho toàn bộ sự ứng dụng ECM trở nên vô dụng.  

Đối với những công cụ ECM (không phải tất cả các công cụ ECM), không hề có chỗ dành cho các phương thức được thực hiện nối tiếp nhau một cách hữu ích. Chắc chắn một tài liệu chính sách và các phương thức có thể được lập trình và lưu trữ bên trong bản thân công cụ ECM và rất dễ truy cập, thế nhưng bạn cho rằng team của bạn sẽ thực sự tuân theo những quy định này như thế nào? 

Trong khi đó, nếu họ sử dụng một danh mục quản lý nội dung/tài liệu, họ sẽ xử lý nội dung, những tài liệu, và thông tin được lưu trữ bên trong công cụ ECM tốt hơn nhiều. 

Không may thay, phần lớn các công cụ ECM không hợp nhất được những danh mục như là một cách hữu ích để giảm các lỗi do con người khi nhân viên của chúng ta thực hiện quản lý tài liệu.

Giờ thì bạn đã biết được hai bất lợi lớn nhất công cụ ECM có thể có .

Bây giờ, có lẽ bạn sẽ nhận ra hàng loạt những bất lợi khi nghiên cứu phần mềm mà bạn dùng để quản lý nội dung doanh nghiệp, nhưng có thể sẽ khác nhau trong từng trường hợp. Để quyết định, bạn cuối cùng sẽ phải cân bằng những điểm tích cực và tiêu cực, và chỉ ra được phần mềm nào - hoặc những phần nhỏ của phần mềm - sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn lợi ích tổng thể lớn nhất. 

Nói về nghiên cứu, hãy thử xem xét những công cụ trên thị trường. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề của bạn trong quản lý nội dung.

Những công cụ tốt nhất trên thị trường để quản lý nội dung  

1. Công cụ để quản lý nội dung doanh nghiệp #1: Laserfiche  

Được sáng lập năm 1987, Laserfiche đã giúp đỡ vô số doanh nghiệp trong việc quản lý nội dung doanh nghiệp. Trên thực tế, phiên bản đầu tiên của Laserfice là một hệ thống ra quét tài liệu đầu tiên trên thế giới! 

Từ những năm 1980, công cụ này đã mở rộng và phát triển theo thời gian. Những doanh nghiệp hiện đại có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu Laserfice để:

• Tập trung hóa những nội dung quan trọng, hữu ích vào một chỗ
• Tìm kiếm những tài liệu cụ thể nhanh chóng và dễ dàng
• Bảo mật nội dung bất cứ lúc nào

Cơ bản mà nói thì Laserfice đã gia nhập cuộc chơi của các công cụ ECM được một thời gian dài. Vì vây, khi nhắc đề phần mềm dành cho quản lý nội dung có tiềm năng, hãy nghĩ đến Laserfice. 

2. Công cụ quản lý nội dung doanh nghiệp #2: DocuShare 

Tiếp theo là một công cụ quản lý nội dung của Xerox, DocuShare 

Để tiện ích hơn, DocuShare bao gồm bốn định dạng khác nhau:

DocuShare Tốc Hành

DocuShare

DocuShare Doanh Nghiệp

DocuShare Giao Dục

Sản phẩm mà doanh nghiệp bạn nên sử dụng có sự khác nhau.

Tốc Hành dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, DocuShare bao gồm những tính năng truyền thống của ECM (quản lý tài liệu, ghi lại hình ảnh, khả năng chuyển đổi,...), trong khi sản phẩm Doanh Nghiệp tập trung vào tận dụng nguồn lực hiệu quả. Sản phẩm Giao dục, như cái tên đã gợi ý, là một cấu hình dành cho trường học và những Việc nghiên cứu khác trong lĩnh vực giáo dục.

3. Công cụ để quản lý nội dung doanh nghiệp #3: M-Files

Trên trang web review phần mềm đáng tin dùng Capterra, M-Files được mô tả như sau:

“M-Files cung cấp cho thế hệ tiếp theo khả năng quản lý nội dung doanh nghiệp một cách thông minh, điều này sẽ giúp cải thiện hoạt động của doanh nghiệp trong việc giúp đỡ mọi người tìm kiếm và sử dụng nội dung hiệu quả hơn” - Capterra, M-Files

M-Files là một giải pháp quản lý nội dung đã xuất hiện được một thời gian, thế nhưng điều đó không có nghĩa là nó đã cũ và nhàm chán. Ngược lại, phần mềm M-Files áp dụng trí thông minh nhân tạo để giúp đỡ các doanh nghiệp lưu trữ, bảo mật và có thể truy cập nội dung doanh nghiệp hiệu quả hơn nữa.

4. Công cụ để quản lý nội dung doanh nghiệp #4: DocuWare

DocuWare - mặc dù có vẻ tương tự trong tên gọi - không phải là một trong những định dạng của DocuShare. Trên thực tế, chúng là hai công cụ được sáng lập bởi hai công ty riêng biệt.

Cụ thể hơn, DocuWare là một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cho phép các doanh nghiệp gìn giữ và quản lý nội dung đúng cách. Nó tập trung vào sự chuyển đổi số, và đưa các doanh nghiệp tiến vào thế kỷ thứ 21 bằng cách không còn sử dụng nội dung lưu trữ trên giấy. 

5. Công cụ để quản lý nội dung doanh nghiệp #5: Process Street 

Mặc dù Process Street không được định nghĩa như là một phần mềm ECM (thay vào đó, nó là phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) hiện đại nhất), nó có thể được sử dụng như một công cụ tuyệt vời để thực hiện tất cả những mục tiêu chính của quản lý nội dung doanh nghiệp - hoặc như là một công cụ hỗ trợ.

Cảm thấy hứng thú? 

Tôi nghĩ bạn sẽ muốn....

Sử dụng Process Street để tận dụng tối đa ECM và BPM! 

Trước hết, hãy để tôi giải thích một chút Process Street.

Nếu bạn ghi lại những quy trình công việc, nghiệp vụ, và những phương thức tích hợp như các bản mẫu thì sau đó, bạn và team của mình có thể đưa ra vô số danh mục từ các bản mẫu đó.

Bạn có thể sử dụng những danh mục này với nhiều cách khác nhau. Nhưng đối với quản lý nội dung doanh nghiệp, có hai cách chính để sử dụng Process Street. 

Cách 1: Sử dụng Process Street cho những mục tiêu chính của ECM.

Quản lý nội dung doanh nghiệp, bản chất cốt lõi của nó là lưu trữ nội dung ở một nơi bảo mật và các thành viên trong nhóm có thể truy cập hoặc update nó nếu cần thiết.

Nhờ có widget tập tin hiệu quả của Process Street, bạn có thể tải lên nội dung để đồng nghiệp có thể truy cập và tải nó trực tiếp về thiết bị của họ. Thêm vào đó, bạn cũng có thể sử dụng widget nhúng để lưu trữ những tài liệu, thông tin, hoặc những loại thông tin khác từ các ứng dụng và trang web khác quan trọng trực tiếp vào danh mục của bạn! 

Không quan trọng nếu nội dung của bạn được tìm thấy trong một nhiệm vụ đơn của một danh mục hoặc nếu bạn có một số danh mục nhất định hoàn toàn dành cho nội dung của các thể loại dịch vụ lưu trữ ( ví dụ như nội dung marketing), các thành viên trong nhóm có thể truy cập nội dung trong khi ở văn phòng và đang ở trên đường bởi vì ứng dụng của chúng ta được dựa trên nền tảng đám mây.

Chỉ với hai tính năng riêng biệt này, những nhiệm vụ cốt lõi của ECM trong việc đảm bảo nội dung an toàn, bảo mật, có thể sử dụng, và truy cập đã được thỏa mãn. Thế nhưng Process Street không thể đạt được một số mục đích khác, bởi vì Process Street không phải thật sự là một phần mềm ECM.  
Nhưng đừng sợ.

Bạn có thể củng cố khả năng ECM của Process Street bằng cách sử dụng khả năng tích hợp Process Street của Zapier!

Bằng cách tích hợp với những ứng dụng khác về ECM thông qua Zapier, bạn sẽ tạp ra được một mạng lưới những công cụ liên kết với nhau để quan sát và “làm chủ” quản lý nội dung doanh nghiệp - và nhận được lợi ích từ tất cả các công cụ hơn là chỉ vài lợi ích từ một công cụ! 

Thế nhưng tất cả các doanh nghiệp đều khác nhau.

Có lẽ bạn sẽ thích tìm kiếm một công cụ ECM tất cả trong một để quản lý nội dung của bạn.

Nhưng bạn nên nhớ rằng chính sách, phương thức và sự kiểm tra quy trình là một phần rất lớn của việc ứng dụng ECM - cũng như duy trì nó. Điều đó đưa bạn tới một cách thứ hai để sử dụng Process Street cho việc quản lý nội dung doanh nghiệp....

Cách 2: Sử dụng Process Street nhưng là một công cụ bổ sung đối với phần mềm ECM. 

Nhớ lúc trước khi tôi trích dẫn lời của Chintan Mehta, người đã giải thích rằng việc không kiểm tra những chính sách, phương thức và quy trình liên quan đến ECM có thể dẫn đến những vấn đề rất lớn.

Với Process Street, bạn có thể dễ dàng kiểm tra những chính sách, phương thức và quy trình thông qua những bản mẫu và danh mục.

Ví dụ, bất cứ khi nào một phần của nội dung cần được update trên công cụ ECM, bạn có thể có một danh mục cho việc đó. Hoặc bạn có thể sử dụng một số nhiệm vụ nhỏ liên quan đến ECM vào những bản mẫu quy trình thích hợp (ví dụ, một nhiệm thông báo cho một nhân viên thiết kế đồ họa để tải lên kho chứa phần mềm sản phẩm hình ảnh đã hoàn tất). 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng checklist như là một tài liệu training dành cho nhân viên, nhờ đó sự ghi nhớ của họ về việc nên và không nên tương tác với công cụ ECM như thế nào sẽ được làm mới mỗi mười lăm phút!

Thành thật mà nói thì tôi có thể liệt kê hàng trăm trường hợp sử khác nhau mà trong đó, Process Street là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời đối với bất cứ công cụ ECM nào, nhưng bạn đã tìm hiểu mục này đủ lâu rồi. 

Thay vào đó, tôi đề nghị bạn hãy đăng kí miễn phí và tìm ra doanh nghiệp của bạn muốn sử dụng Process Street cho quản lý nội dung doanh nghiệp như thế nào!

Trong bài đăng này, bạn đã được biết tất cả về ECM, và hàng tá cách mà trong đó Process Street có thể giúp bạn với tất cả sự nỗ lực của bạn trong quản lý nội dung doanh nghiệp.  

 Cuối cùng thì bây giờ bạn có thể hài lòng với khả năng quản lý nội dung của bản thân rồi đấy.

----------    

Tác giả: Thom James Carter

Link bài gốc: Enterprise Content Management (ECM): How to Organize Your Content Like a Pro

Dịch giả: Vũ Thị Như Ngọc - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Vũ Thị Như Ngọc - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.  

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.