A good job application email is a big chunk of your job-hunting success. Learn how to write an email for a job application by following our template and tips to boost your chances!

Một email ứng tuyển công việc chuyên nghiệp là một phần quan trọng trong thành công khi tìm việc làm. Học cách viết một email với template và mẹo của chúng tôi để tăng cơ hội cạnh tranh cho chính bạn!

You’ve heard about the job of your dreams, and you’re absolutely sure you’re a perfect fit. Or maybe a friend is referring you to a position, and it’s a match made in heaven. In any case, sometimes you need a convincing job application email if that’s what the employer requires.

Chắc hẳn bạn đã có cho mình công việc mơ ước và bạn tin rằng bản thân mình hoàn toàn phù hợp với nó. Hoặc có thể bạn được một người bạn giới thiệu cho một vị trí công việc tuyệt vời. Trong bất kỳ trường hợp nào đi nữa, đôi khi điều bạn cần là một email ứng tuyển công việc thuyết phục nếu đó là những gì nhà tuyển dụng yêu cầu.

It’s essential to get the hiring manager’s attention and give them a reason to open your resume. Include just the right things and convey the right message. How? We know the answers.

Điều thiết yếu là phải thu hút được nhà tuyển dụng và khiến họ mở hồ sơ của bạn. Chỉ cần những điểm nhấn phù hợp và truyền tải đúng thông điệp. Phải làm sao để có được điều đó? Ở đây, chúng tôi có câu trả lời dành cho bạn.

This guide will show you:

Hướng dẫn này sẽ cho bạn biết:

• What a job application email is and how to format it properly.

• A job application email template that you can customize and make yours. 

• The key elements of an email for a job application that is better than 9 out of 10 others.

• Great job application email samples to help you create your own and land the job.

• Email ứng tuyển công việc là gì và như thế nào là một email định dạng đúng.
• Template email ứng tuyển công việc mà bạn có thể tùy chỉnh và khiến nó mang đậm chất riêng của bạn.
• Những yếu tố chủ chốt của một email ứng tuyển công việc tốt hơn 90% người khác.
• Những mẫu email ứng tuyển giúp bạn tạo ra “chất riêng” và trúng tuyển việc làm.

                                                                          Job Application Email Template

                                                                         Template email ứng tuyển công việc

1. Subject line: [Role title, number of the job ad (if there is one), your name]

1. Tiêu đề: [Tên chức vụ, số quảng cáo công việc (nếu có), tên của bạn]

   2. Salutation:

   Dear [Recruiter’s last name] (preferable) OR Dear hiring manager,

2. Lời chào:

Kính gửi [Tên/Họ của nhà tuyển dụng] (nên dùng) HOẶC Kính gửi nhà tuyển dụng,

    3. Opening Paragraph

Introduce yourself and explain the purpose of writing. Mention the position you’re applying for and why you think you’re a good fit. Remember that the opening paragraph is the “hook,” so cut to the chase and don’t waste time on clichés and placeholders. Present your most important achievements or experiences that prove you’re just who they’ve been looking for. 

3. Đoạn mở đầu

Giới thiệu bản thân và giải thích mục đích viết thư. Hãy đề cập đến vị trí mà bạn ứng tuyển và lý do tại sao bạn nghĩ rằng bạn phù hợp với vị trí đó. Hãy nhớ đoạn mở đầu như một “móc câu” vì thế hãy đi thẳng vào vấn đề và đừng tốn thời gian vào những lời sáo rỗi. Trình bày những thành tích hay kinh nghiệm quan trọng nhất để chứng minh bạn là người mà họ đang tìm kiếm.

    4. Main Body

    4. Đoạn thân

Depending on whether the job application email serves as your cover letter or not, either include an expanded or a reduced overview of your relevant qualifications and skills. 

Tùy vào email ứng tuyển của bạn có phải là thư xin việc hay không mà hãy giới thiệu tổng quan hay ngắn gọn về trình độ cũng như kỹ năng có liên quan đến công việc của bản thân.

• Mention measurable results of your work (not just duties). Talk about your experience, training, certifications, etc.—anything directly related to your future responsibilities at your new job. Study the job description religiously to ensure each sentence supports the idea that you’re a perfect candidate. 
• Hãy đề cập đến hiệu quả công việc của bạn (không chỉ đơn giản là nhiệm vụ). Hãy nói về kinh nghiệm, các kỹ năng và kiến thức được đào tạo, các chứng nhận, vv - bất kể thứ gì có liên quan trực tiếp đến trách nhiệm trong tương lai của công việc mới. Nghiên cứu thật kỹ lưỡng bản mô tả công việc để đảm bảo rằng mỗi một câu trong email của bạn đều thể hiện bạn là một ứng viên sáng giá.



• Talk about your skills (including transferable skills) and how you got them—this may be especially useful if you’re an entry-level candidate. You may also talk about your academic successes and vision for your future career (and how this job aligns with this vision). 

• Hãy nhớ nói về các kỹ năng của bản thân (bao gồm kỹ năng chuyển đổi) và cách mà bạn đạt được chúng - điều này có lẽ đặc biệt hữu ích nếu bạn là một ứng viên mới vào nghề. Bạn cũng có thể kể về những thành quả trong học tập và tầm nhìn cho sự nghiệp tương lai của mình (và công việc này phù hợp với tầm nhìn của bạn như thế nào).

  
  

All in all, the main goal should be to describe the potential benefit of hiring you and the value you’ll bring. Also, show that you’ve done your research, you know what the company is all about, and that it’s an informed, deliberate choice. 

Tóm lại, mục tiêu chính là hãy nêu ra được những lợi ích tiềm năng khi doanh nghiệp tuyển bạn và giá trị mà bạn mang lại cho doanh nghiệp. Hơn nữa, hãy cho họ thấy rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng, biết rõ doanh nghiệp đó như thế nào và lựa chọn của bạn là một sự lựa chọn thông minh và có suy tính.

• Mention enclosures, if any. 

• Nhắc đến các minh chứng đính kèm các minh chứng, nếu có
  

    5. Call to Action & Closing

5. Lời kêu gọi hành động & kết thúc

This is a very important step that is often overlooked. State your intentions clearly by asking to schedule a call. You can amp up their interest by saying you have some ideas about what you would do in the first weeks of work (or any general ideas about what you could add to the company/your new team). 

Đây là một bước rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Nêu rõ ý định của bạn bằng cách yêu cầu sắp xếp một cuộc gọi. Bạn có thể làm tăng sự quan tâm của họ bằng cách nói bạn có một vài ý tưởng muốn thực hiện vào tuần đầu tiên nhận việc (hoặc bất kỳ ý tưởng chung nào mà bạn muốn bổ sung cho doanh nghiệp hay nhóm làm việc mới của mình).

    6. Sign-off

6. Chữ ký

Sincerely,

[Your full name]

[Your contact information (email, phone #)]

Trân trọng,

[Họ tên đầy đủ]

[Thông tin liên hệ của bạn (email, số điện thoại)]

    7. Enclosure

    7. Phần đính kèm

Attachments:

Resume

Tệp đính kèm:

Hồ sơ xin việc

What Is a Job Application Email? 

Email ứng tuyển công việc là gì?

A job application email is an email you send directly to the potential employer (as opposed to an ATS/their website/job portal). It should contain your resume, cover letter, and any additional materials required in the job description. It may also serve as a cover letter.

Một email ứng tuyển công việc là một email mà bạn gửi trực tiếp đến nhà tuyển dụng tiềm năng (không qua ATS/ trang web của họ/ cổng thông tin làm việc). Email nên có hồ sơ xin việc của bạn, thư xin việc và các tài liệu bổ sung theo như bản mô tả công việc yêu cầu. Nó cũng có thể coi như một bức thư xin việc.

What to Include in a Job Application Email

Email ứng tuyển xin việc bao gồm những gì?

First, study the job ad carefully. It may contain the company's specific requirements that will prompt you about what you need to add. 

Đầu tiên, hãy nghiên cứu quảng cáo công việc cẩn thận vì có thể chứa những yêu cầu cụ thể của công ty mà bạn cần để sung vào email xin việc của mình.

Then, follow the basic guidelines and include the following details in your email for the job application:

Sau đó, hãy làm theo các hướng dẫn cơ bản và đề cập đến những chi tiết sau đây trong email ứng tuyển của bạn:

• Who you are and why you’re writing

• Your reasons for applying to that particular position

• Relevant skills, training, and qualifications that make you a suitable candidate

• What your potential contribution to the company’s success is

• Any possible attachments

• The desired next step

• Bạn là ai và lý do bạn viết thư này

• Lý do bạn ứng tuyển vào vị trí đó là gì

• Kỹ năng, khóa đào tạo và trình độ có liên quan khiến bạn trở thành một ứng viên phù hợp

• Bạn đóng góp gì trong tương lai để công ty phát triển và thành công

• Các tệp đính kèm

• Mục tiêu tương lai bạn mong muốn là gì

A job application email will usually contain the following attachments:

Một email ứng tuyển sẽ luôn bao gồm những tệp đính kèm sau đây:

• Your resume

• A cover letter (unless the email itself serves as the cover letter)

• Your portfolio (if applicable)

• Hồ sơ xin việc
• Thư xin việc (trừ khi chính email đóng vai trò là thư xin việc)
• Hồ sơ năng lực (portfolio) (nếu có)
  
  

How to Write a Job Application Email

Cách viết một email ứng tuyển công việc

    1.  Craft a Clear Subject Line

1. Viết một dòng chủ đề rõ ràng

This is an important step that should be considered. If the hiring manager doesn’t open your email, all your efforts will be wasted. To not let that happen, make it very clear what your letter is about: mention the name of the job you’re applying for, the number of the job posting (if there is one), and your name. A clean subject line will ensure the recipient will prioritize your email.

Đây là một bước quan trọng bạn nên cân nhắc thật kỹ. Nếu nhà tuyển dụng không mở email của bạn ra thì tất cả mọi nỗ lực của bạn đều “đổ sông đổ bể”. Để ngăn điều này xảy ra, hãy nói rõ nội dung của bức thư: hãy đề cập đến tên công việc bạn đang ứng tuyển, số của quảng cáo tuyển dụng (nếu có) và tên của bạn. Một dòng chủ đề rõ ràng sẽ đảm bảo người nhận sẽ ưu tiên email của bạn.

    2. Address the Hiring Manager Properly

    2. Ghi đúng địa chỉ của quản lý tuyển dụng

The best scenario is if you have the name of the person you’re emailing. If you don’t, take some time to do your research, have a look at:

Trường hợp tốt nhất là nếu bạn biết tên của người mà bạn đang gửi mail. Nếu bạn không biết, hãy dành thời gian để nghiên cứu, hãy xem:

• The company’s official website

• The company’s LinkedIn page

• Trang web chính thức của công ty

• Trang  LinkedIn của công ty

Otherwise, start your job application email with Dear hiring manager. Keep in mind that To Whom It May Concern is too impersonal and outdated and is not commonly used anymore. Beginning with Dear Sir/Madam is also too formal for this occasion.

Nếu không, hãy bắt đầu email với “Kính gửi quản lý tuyển dụng”. Hãy nhớ trong đầu rằng “Gửi những ai có liên quan” đã quá bâng quơ và lỗi thời và không còn được sử dụng phổ biến nữa. Bắt đầu với “Thưa ông/bà” cũng quá trang trọng cho dịp này.

    3. Open With a Strong First Paragraph

3. Bắt đầu với một đoạn mở đầu ấn tượng

The first paragraph is your best chance to make an impact. Because job application emails are not meant to be long, you need to get right to the point. State the reason for writing clearly. Mention the position you are applying for (and also if someone’s referring you). Then explain why you think you’re a good candidate—mention your most relevant experience and some prominent achievements.

Đoạn mở đầu là một cơ hội tốt nhất cho bạn để tạo ấn tượng. Bởi vì email ứng tuyển thì không dài, bạn cần phải đi đúng trọng tâm. Nêu lý do bạn viết email một cách rõ ràng. Hãy đề cập đến vị trí mà bạn ứng tuyển (và cả người giới thiệu cho bạn, nếu có). Sau đó, hãy giải thích tại sao bạn nghĩ bản thân là một ứng viên sáng giá - đề cập đến kinh nghiệm liên quan nhất và một vài thành tựu nổi bật của bản thân.

    4.  Persuade Them in the Main Body

4. Thuyết phục nhà tuyển dụng trong đoạn thân của thư

Think of your job application email as an elevator pitch. Don’t waste a single line—explain why you want this job, what skills you have to perform it well, and how your professional background matches your future responsibilities. Remember, this has to be about them, not just about you. Providing sound reasoning as to the value you’ll bring to your potential employer is the winning strategy here.

Hãy coi email ứng tuyển của bạn như một lời quảng cáo trong thang máy. Đừng lãng phí một dòng nào - hãy giải thích tại sao bạn muốn công việc này, kỹ năng nào bạn có để làm tốt công việc này và trình độ chuyên môn của bạn phù hợp với trách nhiệm tương lai như thế nào. Hãy nhớ rằng, điều này có liên quan đến nhà tuyển dụng, không chỉ riêng bản thân bạn. Cung cấp cho họ những lý do hợp lý cũng như giá trị mà bạn sẽ mang lại cho công ty tiềm năng của mình là chiến lược để chiến thắng và phát triển.

    5.  Add a Call to Action and Close

5. Thêm vào lời kêu gọi hành động và kết thúc

Before you close, there’s one essential thing to do. Indicate that you’re interested in a call or an interview and that you’d be happy to answer further questions and provide additional details. Mention the files you’re attaching and what’s in them. You can also thank the hiring manager for their consideration.

Trước khi kết thúc, có một điều quan trọng cần làm. Hãy chỉ ra rằng bạn rất quan tâm đến một cuộc gọi hay một buổi phỏng vấn và bạn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và cung cấp thêm thông tin chi tiết cho nhà tuyển dụng. Hãy đề cập đến những tệp bạn đính kèm và nội dung của chúng. Bạn cũng có thể cảm ơn quản lý tuyển dụng đã cân nhắc đến bạn.

    6.  Finish With a Professional Sign-Off

6. Kết thúc với một chữ ký đầy tính chuyên nghiệp

To close your job application email, go with:

• Sincerely,

• Best regards, or simply

• Best,

Để kết thúc email ứng tuyển công việc, hãy sử dụng:

• Chân thành, (Sincerely,)

• Trân trọng, (Best regards,) hoặc đơn giản hơn

• Tốt đẹp, (Best)

Don’t forget to state your full name after, and add your contact information to the signature (email, phone number by which you can be contacted, optionally your LinkedIn account). Below, you can also mention a list of enclosures.

Đừng quên ghi rõ đầy đủ họ tên sau cùng và thêm thông tin liên hệ vào chữ ký (email, số điện thoại bạn có thể liên lạc, tài khoản Linkedln tùy chọn). Bạn cũng có thể đề cập danh sách đính kèm bên dưới.

Here’s a job application email sample for an entry-level position, which would also work if you don’t have a lot of experience:

Mẫu email ứng tuyển công việc (Chưa có kinh nghiệm & đã có kinh nghiệm)

Sau đây là mẫu email ứng tuyển công việc cho vị trí mới vào nghề, phù hợp với những ai chưa có nhiều kinh nghiệm:

Subject: Accounting Assistant (#TU45748), Eric Sweeney

Tiêu đề: Trợ lý kế toán (#TU45748), Eric Sweeney

Dear Ms. Newman,

Kính gửi Bà Newman,

My name is Eric Sweeney, I’m a recent honors graduate from the University of Texas (McCombs School of Business). I would like to apply for the position of Accounting Assistant at Lintex.

Tôi tên là Eric Sweeney, tôi vừa tốt nghiệp bằng cử nhân loại xuất sắc của Trường Đại học Texas (Trường kinh doanh McCombs). Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí trợ lý kế toán tại Lintex.

I’ve just completed my 5-month internship at Aventus Accounting. The strong practical focus of McCombs proved essential, and I was able to integrate into the team quite seamlessly and perform all the duties assigned to me in full capacity. I gained valuable experience using accounting software and deepened my knowledge of legislation and accounting best practices. My supervisor would be happy to provide additional details should it be necessary.

Tôi vừa kết thúc kỳ thực tập 5 tháng tại Aventus Accounting. Cách dạy học tập trung vào thực hành tại McCombs là hoàn toàn đúng đắn, nên giờ đây, tôi đã có thể hòa nhập với đội ngũ làm việc một cách dễ dàng và thực hiện những nhiệm vụ được giao với hết khả năng của mình. Tôi đúc kết cho mình những kinh nghiệm quý báu về sử dụng phần mềm kế toán và kiến thức chuyên sâu về pháp luật và các thông lệ kế toán tốt nhất. Người giám sát của tôi rất vui lòng khi cung cấp thêm những thông tin chi tiết cần thiết.

I would be proud to join the accounting team of Lintex. I’m very much looking forward to bringing in a strong work ethic and attention to detail I’ve managed to nurture while applying to the McBride scholarship (which I benefited from), my years at UT Austin, and my internship.

Tôi rất tự hào khi được tham gia vào đội ngũ kế toán của Lintex. Tôi rất mong muốn mang lại đạo đức nghề nghiệp mạnh mẽ và sự tỉ mỉ trong công việc mà tôi đã nuôi dưỡng trong quá trình ứng tuyển học bổng McBride (mà tôi được hưởng lợi), những năm tháng tại UT Austin và kỳ thực tập của mình.

Attached, please find my resume and letters of recommendation from my thesis advisor and Aventus Accounting manager. I would be happy to provide any additional information and answer your questions during a call. 

Xin vui lòng xem hồ sơ ứng tuyển và thư giới thiệu từ giảng viên hướng dẫn luận án và quản lý Aventus Accounting của tôi. Tôi sẵn lòng cung cấp thêm bất kỳ thông tin chi tiết nào và trả lời các câu hỏi qua điện thoại của bà.

Sincerely,

Trân trọng, 

Eric Sweeney

[email protected]

337-278-1682

According to studies, the most important aspects of recruitment include not just finding a candidate that’s a good fit for the position, but also one that matches company culture and values. So don’t be afraid to show some personality in your writing!

Theo nhiều nghiên cứu thì những yếu tố quan trọng nhất của tuyển dụng là không chỉ đơn giản tìm kiếm một ứng viên nào đó phù hợp với vị trí cần tuyển, mà người đó còn phải phù hợp với cả văn hóa và giá trị của doanh nghiệp. Vì thế đừng ngần ngại thể hiện “cá tính” trong bài của bạn!

And here’s a job application email sample for an experienced professional:

Và sau đây là một mẫu email ứng tuyển công việc của một ứng viên giàu kinh nghiệm:

Subject: Marketing Director—Edna Foster

Tiêu đề: Giám đốc bộ phận Marketing - Edna Foster

Dear Mr. Moore,

Kính gửi ông Moore,

I’m writing to apply for the position of Marketing Director that has recently become available at TechCon (I’ve been referred by my former business partner, Janice Wilkinson). With over 15 years of experience managing small and medium-sized marketing teams, including running a marketing agency for 5+ years, I’m convinced I possess the right combination of skills to push TechCon to a new level of success.

Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Giám đốc Marketing hiện đang còn trống tại TechCon (Tôi được đối tác kinh doanh cũ, Janice Wilkinson, giới thiệu). Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong việc quản lý các đội ngũ nhỏ và tầm trung, bao gồm cả việc điều hành một công ty Marketing trong hơn 5 năm, tôi tin rằng bản thân có khả năng phối hợp các kỹ năng mình có để đưa TechCon tiến đến một tầm cao mới.

Previously, I worked for Uber, overseeing the branching out to the Eastern-European market. The campaigns we’ve initiated with a creative team of 23 are to this day considered the benchmark for the brand. Later, we received a prestigious Sabre award that brought the company extended exposure.

Trước đây, tôi đã đảm nhận công việc giám sát mở rộng chi nhánh ra thị trường Đông Âu cho Uber. Những chiến dịch mà chúng tôi khởi xướng với một đội ngũ sáng tạo 23 thành viên đến ngày nay vẫn được xem là tiêu chuẩn của thương hiệu. Sau đó, chúng tôi đã nhận được giải thưởng Sabre cao quý và mang lại cho công ty nhiều mối quan hệ hợp tác hơn. 

Later, Janice and I created our own brand agency, offering a full branding, marketing, and PR cycle. The clients of Integrity Branding included Aurabeat, Musiq, and Sonovox, among others. Our business doubled our investments within the first year, and we’ve built a loyal roster of clients over the years. We’ve made a decision to suspend our operations due to the pandemic, but the business connections we’ve made are invaluable.

Sau này, Janice và tôi cùng thành lập công ty thương hiệu của riêng chúng tôi, cung cấp đầy đủ chu trình xây dựng thương hiệu, marketing và PR. Khách hàng của Integrity Branding bao gồm Aurabeat, Musiq, and Sonovox, và những thương hiệu khác. Hoạt động kinh doanh của chúng tôi đạt được gấp đôi khoản đầu tư trong năm đầu tiên và chúng tôi đã xây dựng được một danh sách khách hàng trung thành trong nhiều năm. Tuy nhiên, công ty chúng tôi quyết định đóng cửa do ảnh hưởng của đại dịch, nhưng các mối quan hệ kinh doanh mà chúng tôi có là vô giá.

Please, find attached my detailed resume to see what experience I’d be ready to bring to TechCon. I already have several ideas for how the company could grow its fan base and sales, and I’d be happy to share them during a meeting. 

Xin vui lòng xem hồ sơ ứng tuyển đính kèm để thấy được những kinh nghiệm mà tôi sẵn sàng mang đến TechCon. Tôi đã có một vài ý tưởng để công ty có thể phát triển cộng đồng người theo dõi và doanh số bán hàng, và tôi rất sẵn lòng chia sẻ chúng trong cuộc họp.

Looking forward to our work together!

Hy vọng chúng ta có cơ hội đồng hành!

Best regards,

Trân trọng, 

Edna Foster

[email protected]

863-781-5855

Job Application Email Tips

Mẹo viết email ứng tuyển công việc

Here are some final things to consider before you hit “send” on your job application email: 

Đây là một vài thứ cuối cùng cần cân nhắc trước khi bạn nhấn “gửi” trong email ứng tuyển công việc:

• Proofread it for spelling and grammar.

• Have a look at some cover letter examples for every job possible that we’ve compiled—you’ll find industry-specific ideas there if you’re stuck. 

• Make sure the style is coherent. If you can tell that the company vibe is more laid-back, there’s no need to go all formal on them.

• Don’t forget to attach all the necessary documents! A resume in PDF format is usually the best way to go, as it will preserve its structure on all devices.

• If you don’t get a response right away, don’t worry. Check out how you can follow up on a job application and write them another email in a week or two.

  
  

• Đọc lại chính tả và ngữ pháp.

• Xem một vài mẫu thư xin việc cho mọi công việc có thể mà chúng tôi đã biên soạn - bạn sẽ tìm thấy ý tưởng dành riêng cho ngành ở đó nếu bạn gặp khó khăn.

• Hãy đảm bảo văn phong mạch lạc. Nếu bạn biết môi trường công ty thoải mái thì không cần phải quá trang trọng với họ.

• Đừng quên đính kèm những tệp tài liệu cần thiết! Hồ sơ xin việc ở dạng PDF luôn là “kim chỉ nam” vì nó sẽ giữ nguyên định dạng trên tất cả các thiết bị.

• Nếu bạn không nhận được phản hồi ngay lập tức, đừng lo lắng. Kiểm tra cách bạn có thể làm trong đơn xin việc và viết cho họ một email khác sau một hoặc hai tuần.

----------

Tác giả: Aleksandra Nazaruk

Link bài gốc: Job Application Email: How-To Guide + Template and Example

Dịch giả: Lâm Huỳnh Ngọc Trâm - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Lâm Huỳnh Ngọc Trâm - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.