Một số người năng suất nhất trên thế giới thề rằng, có được thành công như vậy là vì họ luôn sống và làm việc theo thời gian biểu. Sau đây là cách để bạn áp dụng nó trong cuộc sống hàng ngày.

Bạn có biết đến Elon Musk, Bill Gates, hay Cal Newport không?

Đúng vậy đó, tất cả họ đều sống và làm việc theo một thời gian biểu được sắp xếp vô cùng khoa học. Không phải vì họ thích tô vẽ màu sắc sặc sỡ lên số ghi chép cá nhân, mà vì họ đang muốn vắt kiệt từng giọt năng suất, ngày này qua ngày khác.

Nó vô cùng đơn giản mà lại hiệu quả. Và tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.

Vì vậy, hãy xem những điều này nghe có quen thuộc với bạn không nhé?

Bạn có quá nhiều việc phải làm và danh sách ngày một dài dằng dặc. Đầu óc bạn đang quay cuồng với công việc, các dự án bên ngoài và cuộc sống cá nhân. Tất cả đều tiêu tốn nhiều thời gian của bạn hơn. Bạn cũng muốn dành hết thời gian trong một ngày để hoàn thành xong chúng.

Nhưng kì lạ thay, bất cứ khi nào bạn bắt đầu làm việc, một điều gì đó sẽ xuất hiện. Một email quan trọng cần phải trả lời gấp. Một cuộc họp đột xuất. Những cuộc gọi điện thoại đến dồn dập.

Dễ hiểu thôi, bởi vì đó chính là một phần của cuộc sống bận rộn ngày nay.

Bạn rất khó có thể hoàn thành xong tất cả công việc.

Chà, tôi có một số tin tức cho bạn đây.

Việc lập danh sách những việc cần làm và cố gắng hết sức để hoàn thành xong chúng là không đủ. Nó không hình thành nên cấu trúc ngày của bạn hoặc các thói quen. Danh sách những việc cần làm không giúp bạn tập trung hơn.

Bạn cần phải có một yếu tố quan trọng: đó là thời gian.

Nhiệm vụ cần làm phải được liên kết với quỹ thời gian bạn có. Bạn phải tìm ra một nhiệm vụ cần được hoàn thành và làm nó ngay.

Nghe có vẻ đơn giản, và quả thực nó chỉ có như vậy. Nhưng nó lại vô cùng hiệu quả. Hãy tưởng tượng mọi thứ sẽ ra sao, nếu bạn biết chính xác những nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành trong tuần này? Hơn thế nữa, bạn xử lý hết đống email, làm xong việc vặt, đi giao du với mọi người và có sức khỏe tốt hơn.

Đó là tất cả những gì mà phương pháp lập thời gian biểu sẽ mang lại cho bạn. Không giống bất kỳ thủ thuật nào bạn đã từng thử, sống và làm việc theo thời gian biểu sẽ cho phép bạn tự điều chỉnh cuộc sống của chính bản thân mình.

Đặt Thời Gian Biểu Là Gì?

Đây là phương pháp kết hợp quản lý tác vụ và thời gian của bạn. Bạn sẽ tạo ra các "khối" thời gian trong ngày của mình và giao cho chúng các nhiệm vụ để tập trung "toàn tâm toàn ý". Mỗi tác vụ đều khớp với khối thời gian riêng của nó, mà không làm gián đoạn bất cứ việc gì khác.

Với việc đặt thời gian biểu như vậy, lịch trình trong một ngày của bạn đã được lấp đầy. Các công việc, sự kiện xã hội và thời gian nghỉ ngơi đều được lên kế hoạch và ưu tiên.

Thay vì chỉ làm việc với danh sách dài các nhiệm vụ, tạo ra các "khối" thời gian cho phép bạn lập ra kế hoạch về những gì bạn sẽ đạt được trong một ngày. Nó buộc bạn phải tính toán, phân chia cách sử dụng thời gian của mình.

Rõ ràng, phương pháp này mạnh mẽ và hiệu quả hơn nhiều so với danh sách việc cần làm vô tận.

Vậy Nó Hiệu Quả Ra Sao?

Thứ nhất, nó giúp bạn chủ động hơn. Bạn sẽ kiểm soát các nhiệm vụ, thay vì phản ứng với các yêu cầu bên ngoài. Bạn sẽ phải ưu tiên xem mình nên làm việc nào và làm cái nào trước. Và đồng thời, nó cũng tạo ra tính tổ chức.

Nghe có vẻ đáng sợ phải không? Nhưng, hoàn toàn ngược lại, nó thực sự khá cơ bản và siêu siêu dễ.

Hãy để tôi nói cho bạn biết tôi đã vô tình thử phương pháp này như thế nào.

Tôi Đã Sống Và Làm Việc Theo Thời Gian Biểu Như Thế Nào?

Thú thực, tôi không hề nhận ra mình đã áp dụng phương pháp này khi nào và ra sao. Vào một ngày nọ, sếp của tôi đã gọi cho tôi trong một cuộc họp để nói về lịch trình của tôi.

Anh ấy nói rằng tôi phải dành ra 2 giờ mỗi tuần, không làm gì khác, chỉ ngồi để nghĩ cách cải thiện tỷ suất lợi nhuận của công ty chúng tôi. Tôi được phép sử dụng quãng thời gian đó để thực hiện nghiên cứu, nhưng không được làm bất kỳ công việc nào khác, và lại ở lúc mà lẽ ra tôi phải làm việc để được trả lương.

Thành công của hoạt động này không quyết định ở việc tôi đã hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ trong 2 giờ. Thay vào đó, chúng tôi nhìn vào kết quả.

Bạn biết gì không, lợi nhuận của chúng đã tăng lên, rất nhiều. Các nhiệm vụ dễ gây mất tập trung vẫn được thực hiện.

Sếp của tôi đã nhận thấy các ngày làm việc của tôi luôn bị gián đoạn bởi những vấn đề, sự cố không mong muốn. Đó là một phần của công việc, và tôi đã phải giải quyết mọi thứ.

Mục tiêu cuối cùng của tôi là tăng lợi nhuận. Tôi không thể làm lơ điều đó, vì tôi rất, rất bận rộn.

Ưu tiên cần được tôn trọng trong lịch trình của tôi - dù cho bất cứ điều gì xảy ra đi chăng nữa.

Và vì vậy, tôi đã nhận ra ý tưởng này có thể hiệu quả đến mức nào. Tôi liên tục nhận ra ngày càng nhiều ưu điểm - đủ để xây dựng nốt phần còn lại của thời gian biểu, mà trông giống thế này.

Tôi nghĩ là bạn sẽ nhanh chóng đồng tình thôi.

Tại Sao Tạo Thời Gian Biểu Lại Hiệu Quả?

Tôi nghĩ có thể bạn cũng đã từng thử phương pháp này - chỉ có điều bạn đã vô tình không nhận ra thôi. Trước khi bắt đầu nghĩ về nó, tôi thường sử dụng thời gian giữa các cuộc họp để thử và hoàn thành các nhiệm vụ.

Và khi còn là học sinh, tôi sẽ đăng ký các lớp học diễn ra trong thời gian tôi trống lịch, không phải làm gì cả. Thời gian ngồi ở các lớp học này sẽ được tôi sử dụng để tập trung hoàn thiện nốt các bài tập được giao về nhà.

Dưới đây một số điều mà những người sống và làm việc theo thời gian biểu đã khám phá ra.

Thời Gian Biểu Tạo Ra Các Deadline

Một công việc, dù đơn giản, cũng đều có xu hướng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Đây là một vấn đề lớn, thuộc định luật Parkinson (Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó").

Ví dụ, nếu tôi dành một tuần để viết bài này, nó sẽ mất nhiều thời gian. Thật sự, rất dễ dàng. Và nó sẽ tốt hơn gấp 5 lần? Liệu nó sẽ mang lại nhiều giá trị hơn là hoàn thành bài này và thêm bốn bài viết nữa?

Có lẽ là không.

Chúng ta sẽ trở nên hiệu quả, năng suất hơn khi giới hạn thời gian để thực hiện xong một nhiệm vụ hay công việc. Đồng thời, chúng ta cũng làm được nhiều việc hơn và kết quả cũng tốt - nếu không muốn nói là tốt hơn hẳn.

Tạo Thời Gian Biểu Giúp Ngăn Chặn Sự Trì Hoãn

Giai đoạn bắt đầu là phần khó nhất khi bạn làm một việc gì đó. Chỉ cần biết nên bắt đầu với cái gì đã rất khó khăn rồi. Và nếu bạn có một danh sách khổng lồ về những điều sẽ phải làm trong một ngày, thì nó còn tệ hơn nữa.

Bạn có thể tìm ra cách dừng việc trì hoãn của bản thân lại bằng việc thiết kế một thời gian biểu.

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc phải làm gì trước tiên. Thời gian biểu lược bỏ đi những thứ không liên quan, ngoại trừ thời gian trên đồng hồ và các nhiệm vụ được phân chia theo lịch trình.

Việc Lên Thời Gian Biểu Sẽ Giúp Bạn Tập Trung Cao Độ Vào Những Nhiệm Vụ Khó Nhằn

Một thời gian biểu không chỉ là về những gì bạn đang làm tại bất kỳ thời điểm nào, mà còn cả những gì bạn không làm.

Những khi phải làm các công việc khó nhằn, đòi hỏi sự tập trung, không ai trong số chúng ta muốn bị quấy rầy cả. Chúng ta cũng không muốn làm nhiều việc cùng một lúc.

Những điều phiền toái (như email và phương tiện truyền thông xã hội) đều có khối thời gian riêng của chúng. Và chúng không được phép "nhảy" vào khối của bất cứ công việc nào khác.

Đây là một trong những cách tốt nhất để cải thiện sự tập trung và đạt được trạng thái làm việc sâu.

Làm Cho Các Tác Vụ Nhỏ Được Hoàn Thành Hiệu Quả Hơn

Việc có thể tập trung tốt hơn vào những công việc quan trọng và tránh bị phiền nhiễu có một mặt khác. Bạn sẽ hiệu quả hơn khi thực hiện những công việc tẻ nhạt, gây mất tập trung (còn được gọi là làm việc "nông").

Điều này có được là nhờ kết hợp hai kỹ thuật: tạo thời gian biểu và gộp những việc có điểm tương đồng.

Nếu bạn giới hạn việc giải quyết email một lần mỗi ngày (hoặc thậm chí một lần một tuần), tức là bạn đang xử lý email theo đợt. Và khi bạn ngồi xuống, tập trung vào các email và trả lời chúng một loạt, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bạn sẽ không click chuột linh tinh sang cửa số mới hay ứng dụng khác.

Bạn không cần phải quay lại và nhớ những gì bạn đang làm.

Năng suất bạn sẽ được gia tăng đáng kể.

Các "Khối" Thời Gian Giúp Bạn Có Trách Nhiệm Hơn

Khi bạn bắt đầu tạo các khối thời gian, bạn sẽ nhận thức được cách bạn dành thời gian như thế nào. Điều này có thể khó khăn, nhưng đó là cách bạn thu về những lợi ích lớn nhất.

Bạn chịu trách nhiệm cho các "khối" và các nhiệm vụ được điền vào. Không còn những lời bào chữa dở hơi, kiểu như "Tôi không có thời gian để tập thể dục và ăn uống hợp lý."

Thay vào đó sẽ là:

"Tôi đã không quyết định dành thời gian cho việc tập thể dục và ăn uống hợp lý."

Điều này thực sự quan trọng với tôi.

Nó sẽ giúp tôi kiểm soát về thời gian và mọi việc tôi làm trong thời gian đó.

Vậy Phương Pháp Đặt Thời Gian Biểu Vận Hành Như Thế Nào?

Tất cả mọi người nên sống và làm việc theo một thời gian biểu. Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng có một lịch trình, công việc giống nhau.

Điều đó có nghĩa là, việc áp dụng vào thực tiễn đối với mọi người sẽ khác nhau. Dưới đây là 6 bước giúp bạn lên thời gian biểu cho bản thân:

Bước 1: Xác Định Mục Tiêu, Các Ưu Tiên Và Nghĩa Vụ Của Bạn

Từ thời điểm này, chúng tôi sẽ dành thời gian cho các ưu tiên của bạn, và hoàn thành công việc.

Để làm điều đó, bạn cần hiểu xem bạn đang cố gắng để đạt được điều gì. Hãy suy nghĩ về việc bạn muốn dành bao nhiêu thời gian cho gia đình. Vạch ra tầm nhìn cho một tương lai lý tưởng của bản thân.

Nếu bạn chưa thực hiện được mục tiêu cá nhân  và mục tiêu nghề nghiệp, hãy đọc các bài viết hướng dẫn của tôi.

Trước tiên, bạn cần có mục tiêu, vì vậy bạn mới có thể ưu tiên các nhiệm vụ và hoạt động.

Hãy theo đuổi các mục tiêu dài hạn của bạn, bằng cách tạo ra các mục tiêu ngắn hạn. Theo một cách lý tưởng nhất, bạn cần các mục tiêu có thể đạt được trong vòng 6 tháng.

Đối với mỗi mục tiêu, hãy đưa ra các nhiệm vụ để có thể hoàn thành xong vào tuần tới. Chúng sẽ được sắp xếp theo lịch, cùng với tất cả các hoạt động khác của bạn.

Bước 2: Tạo Ra Một Biểu Mẫu

Tốt nhất là bạn nên chia bố cục một ngày của bạn thành các giờ riêng lẻ. Nếu có thể, tôi thích tạo các khối có thời lượng 2 giờ đồng hồ, tuy nhiên, có rất nhiều tác vụ lại không đòi hỏi quá lâu đến vậy.

Bạn có thể thêm thời gian chính xác cho các nhiệm vụ bên trong khối nếu cần (chẳng hạn như cuộc họp bắt đầu lúc 11:15 và kết thúc vào 11:45).

Tôi sử dụng lịch kỹ thuật số để thực hiện lịch trình của mình, nhưng việc sử dụng lịch truyền thống (bút và giấy) cũng mang lại hiệu quả tương tự. Ở cuối bài viết này, tôi đã liệt kê ra một vài ứng dụng hữu ích mà bạn có thể sử dụng.

Tôi khuyên bạn nên  thuộc các danh mục khác nhau. Chẳng hạn như:

Nhiệm vụ công việc: Màu xanh dương

Các hoạt động ngoài xã hội: Màu vàng

Cá nhân: Màu da cam

Sức khỏe: Màu xanh lá cây

Giờ chúng ta hãy bắt đầu thêm nhiệm vụ vào các khối màu trong bước tiếp theo. Bằng cách hiển thị màu sắc ở mỗi danh mục, bạn sẽ có một cái nhìn trực quan tuyệt vời về thời gian của bạn đang được sử dụng như thế nào.

Bước 3: Điền Các Nhiệm Vụ Cố Định Và Các Hoạt Động Cá Nhân

Điền vào các khối những tác vụ bạn không thể loại bỏ hoặc thay đổi. Điều này bao gồm những việc như: đưa đón thành viên gia đình, đi đến chỗ làm và các cuộc họp định kỳ mà bạn không có quyền chỉ đạo. Cũng như lên kế hoạch tập thể dục, ăn uống và nghỉ ngơi.

Bạn cũng nên tạo một thói quen buổi sáng và buổi tối, và lên các khối thời gian cho việc đó.

Bằng cách lên lịch cho cuộc sống cá nhân của bạn ở giai đoạn này, bạn đang tạo ra một khung thời gian mà phù hợp với công việc của bạn.

Tôi nhận ra rằng tốt hơn hết là cố gắng dành thời gian cho khối sức khỏe và gia đình trước. Bởi vì sau cùng thì, những điều này sẽ theo ta trong một khoảng thời gian dài. Bạn có thể điều chỉnh và hy sinh nếu bạn cần thêm thời gian để hoàn thành công việc.

Bước 4: Tạo Các Khối Cho Những Công Việc Cần Phải Tập Trung

Việc viết lách và chỉnh sửa đòi hỏi tôi phải tập trung cao độ. Bởi lẽ đó, tôi thường làm chúng vào những khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày. Và đối với tôi, đó là vào các buổi sáng.

Nếu bạn muốn phá vỡ sự tập trung cao độ, hãy tạo nhiều khối thời gian cho nó mỗi ngày. Hãy tạo khối gian cho những công việc này khi bạn cảm thấy hiệu suất làm việc của mình là cao nhất.

Hãy chắc chắn rằng, trong thời gian đó, sẽ không có điều gì có thể làm bạn bị phân tâm.

Bước 5: Tạo Ra Các Khối Cho Nhiệm Vụ Dễ Dàng, Lặp Đi Lặp Lại Và Các Việc Vặt

Khi các khối thời gian mà ở đó bạn có khả năng làm việc hiệu quả nhất đã được điền hết, hãy tạo thời gian cho những công việc còn lại. Bạn vẫn phải thực hiện những việc đó, tuy nhiên, chúng không phải là ưu tiên của bạn. Chúng thường là các nhiệm vụ 'phản ứng' - thường để phục vụ nhu cầu của người khác và hiệu suất của họ.

Đối với hầu hết chúng ta, các nhiệm vụ "phản ứng" ở đây là những thứ kiểu như trả lời email, cuộc gọi điện thoại và các cuộc họp. Chúng len lỏi và ngăn bạn tập trung vào những thứ quan trọng nhất.

Nhưng:

Những công việc đó vẫn cần phải được hoàn thành.

Cách tốt nhất để xử lý chúng là làm theo đợt. Gộp tất cả chúng lại, và làm cho xong một thể. Nếu bạn có thể thoát khỏi chúng, hãy dồn chúng lại với nhau và thực hiện khi bạn bị giảm năng suất.

Tôi thích làm mọi thứ không thuộc thời điểm nhạy cảm vào các buổi chiều. Và lý tưởng nhất thì tôi sẽ làm chúng vào cuối tuần, bao gồm làm việc vặt và đi mua sắm tại cửa hàng tạp hóa.

Tôi thà mất một ngày cho những nhiệm vụ tẻ nhạt, dễ dàng, hơn là làm chúng bị gián đoạn mỗi ngày.

Và nhớ rằng, bạn sẽ không thể kiểm soát hết được mọi thứ ở đây.

Hãy làm những gì bạn có thể.

Một khi bạn đã làm xong, tuần của bạn trông sẽ khá bận rộn và "kín lịch". Thực tế, nó nên như vậy. Đừng để lại bất kỳ khoảng trống nào.

Nếu bạn còn dư ra thời gian, bạn sẽ được quyền quyết định nên làm gì khi đó. Đấy là phần hay nhất của việc sắp xếp thời gian, công việc thành một hệ thống có trật tự.

Bước 6: Tổ Chức Đánh Giá Hàng Tuần Để Theo Dõi Tiến Độ Và Lên Kế Hoạch Tiếp Theo

Đến bước này, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đi theo lịch trình mà mình đã vạch ra. Vào cuối tuần, bạn cần ngồi nhìn lại, xem mọi thứ diễn ra như thế nào - thông qua một đánh giá.

Tôi thường dành 2 giờ đồng hồ (có lẽ là 2 giờ quan trọng nhất) để nhìn xem tôi đã làm thế nào trong tuần qua.

Bạn cũng nên "đầu tư" một chút vào thời gian biểu của mình để nó hoạt động trơn tru. Bạn không thể sao chép y nguyên thời gian biểu của bất kỳ ai khác, vì nhiệm vụ của họ không giống với của bạn hoặc của tôi.

Các khối của bạn phải phù hợp với cuộc sống và nhiệm vụ của bạn.

Và vì vậy:

Trong bài đánh giá mỗi tuần của mình, tôi theo dõi chi tiết mỗi khối công việc trong lịch trình của mình. Tôi cẩn thận kiểm tra xem mình đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao chưa. Bất cứ điều gì mà tôi chưa thực hiện xong sẽ được cho vào danh sách việc cần làm trong tuần tiếp theo.

Điều quan trọng là tự hỏi liệu bạn có ước lượng sai thời gian thực hiện một nhiệm vụ cần thiết, trong quá trình làm có bị phân tâm hay có điều gì khác cản trở bạn hay không.

Đừng ngại thay đổi cấu trúc. Tìm ra thời gian biểu nào giúp bạn làm việc, sinh hoạt hiệu quả nhất.

Sau khi bạn đã xem lại tiến trình của mình, hãy xem các nhiệm vụ bạn cần thực hiện vào tuần tới. Kiểm tra các nhiệm vụ đó xem có phù hợp với mục tiêu của bạn hay không. Sau đó gán chúng vào mẫu thời gian biểu của bạn cho tuần tiếp theo.

Bên cạnh đó, kiểm tra xem bạn đã bao quát hết mọi dự án, dành thời gian cho các nhiệm vụ không thể tránh khỏi và chăm sóc sức khỏe của bạn hay chưa.

Thế là xong, tất cả chỉ có vậy! Tất nhiên, ngoại trừ việc bạn sẽ chẳng bao giờ có thể hoàn thành cả.

Bởi vì bạn luôn phải cải thiện không ngừng, và một tuần mới sẽ lại ập đến.

Nghe thật tuyệt - có lẽ đây chính là một công cụ mà bạn có thể dành cả đời để hoàn thiện và hưởng lợi từ đó.

4 Mẹo Để Cải Thiện Thời Gian Biểu Của Bạn Cho Hiệu Quả

Tôi đã đơn giản hóa các bước - để bạn có thể bắt đầu tạo một thời gian biểu ngay từ bây giờ.

Dù vậy, bạn vẫn phải thực hành nhiều đấy. Tôi sẽ hướng dẫn bạn một số mẹo mà cho đến nay, tôi thấy khá hữu ích.

1. Bám Sát Thời Gian Biểu

Một khi đã tạo một lịch trình cho bản thân, bạn phải nghiêm túc tuân thủ và tự đưa ra deadline làm việc cho các nhiệm vụ.

Khi thời gian cho một công việc đã hết - đơn giản, hãy dừng lại.

Một khi bạn bắt đầu tạo ra những ngoại lệ nhỏ, bạn sẽ nhanh chóng mất đi những lợi ích lớn.

Nếu bạn không hoàn thành kịp, hãy ghi lại để nhắc nhở bản thân rằng mình sẽ hoàn thành vào lần sau. Cố gắng làm xong một việc trong khối thời gian lẽ ra bạn phải dành để làm một việc khác, sẽ tạo ra phản ứng dây chuyền - thứ sẽ phá hủy cả ngày của bạn.

Ý tưởng hay ở đây là ngay từ lúc bắt đầu, hãy xem xét và để dư ra thời gian cho các công việc. Ví dụ: bạn có thể làm xong bài tập trong 30 phút, nhưng hãy đặt một khối thời gian 35 phút để hoàn thành việc này. Bạn sẽ cảm thấy tốt hơn khi hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hơn là thất bại rất nhiều lần.

2. Sử Dụng Các Khoảng Thời Gian Ngắn Để Nghỉ Giải Lao

Tôi thấy mình tập trung tốt nhất khi tôi chia các khối thành các khoảng nhỏ hơn. Tôi gạt bỏ mọt thứ không liên quan đến nhiệm vụ trong khoảng thời gian mình đã đặt, sau đó sẽ dành vài phút để nghỉ ngơi.

Đây được gọi là phương pháp "Quả cà chua" Pomodoro.

Ví dụ, hầu hết các khối công việc của tôi kéo dài 2 giờ. Tôi có thể làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Cứ thế lặp lại bốn lần trong một khối 2 giờ.

Nếu có việc gì đó khó khăn hoặc căng thẳng, hãy chia các khoảng thời gian làm việc ngắn hơn nữa.

Sau một vài chu kỳ, lên kế hoạch nghỉ dài hơn để đi ăn uống và chợp mắt một lúc.

Kỹ thuật này sẽ giúp bạn duy trì tiến độ cho toàn bộ khối công việc. Điều đó cũng có nghĩa là mọi khoảng thời gian làm việc đều kết thúc bằng một quãng nghỉ - vì vậy bạn có thể di chuyển qua lại giữa các nhiệm vụ một cách linh hoạt.

3. Tạo "Chủ Đề" Cho Mỗi Ngày

Vừa rồi ở trên chúng ta đã hiểu được cách xử lý công việc theo đợt rồi đúng không? Chà, đây là một thủ thuật quản lý thời gian giúp đẩy ý tưởng đó đi xa hơn nữa.

Chúng ta sắp xếp các tác vụ tương tự và có liên quan với nhau vào cùng một ngày để hoàn thành. Bằng cách cuốn vào các luồng công việc và hoạt động liên quan, bạn có nhiều khả năng đạt được trạng thái làm việc sâu.

Và cũng như vậy, bằng cách dồn cả một ngày để làm các nhiệm vụ dễ dàng, khiến bạn dễ bị mất tập trung, bạn giữ chúng tránh xa những công việc đòi hỏi nỗ lực, tập trung cao.

Lấy ví dụ:

Tôi biết các nhà văn thường dành ra một ngày để nghiên cứu nội dung cho tất cả các bài viết của họ. Sau đó, họ dành hai ngày một tuần chỉ để viết các bản nhấp của bài viết. Vào ngày thứ tư, họ sẽ chỉnh sửa mọi thứ họ đã viết. Họ dồn tất cả những việc vặt, gửi và trả lời các email, cuộc gọi và đi mua sắm cho ngày thứ năm.

Mỗi ngày có một chủ đề, trong đó tất cả các nhiệm vụ đều tương tự nhau.

Bạn cũng có thể áp dụng điều đó trong cuộc sống cá nhân. Nếu bạn có hai ngày rảnh rỗi mỗi tuần, bạn có thể dành một trong hai ngày để vui chơi và thử những điều mới lạ. Ngày còn lại thì sẽ là nghỉ ngơi và dọn dẹp.

Bộ não của bạn chắc chắn sẽ hoạt động hiệu quả hơn, bằng cách sử dụng phương pháp áp dụng chủ đề cho mỗi ngày, vì thế hãy cân nhắc nhé.

4. Xây Dựng Thói Quen

Mẹo cuối cùng là làm mọi thứ bạn có thể để xây dựng thói quen. Sẽ có những cam kết mà bạn không thể kiểm soát. Mỗi tuần sẽ diễn ra theo cách khác nhau.

OK thôi. Nhưng bạn sẽ nhận được lợi ích nhanh chóng nếu bạn tạo ra một hệ thống khối thời gian nhất quán (duy trì từ tuần này sang tuần khác). Đồng thời, xây dựng những thói quen lành mạnh là một cách để bạn "hack" hiệu suất làm việc. Những thói quen lành mạnh, theo nghĩa đen, được hình thành từ việc lựa chọn các hành vi đúng đắn và thực hiện chúng một cách đều đặn.

Ngay cả khi bạn không thể kiểm soát vào thời điểm giữa ngày, thì buổi sáng và buổi tối đều do bạn "vẽ" ra mà!

Tạo sự nhất quán, xây dựng kỷ luật. Tôi cá là bạn sẽ phải cảm ơn tôi đấy!

4 Điều Khi Tạo Thời Gian Biểu Bạn Nên Tránh

Tại thời điểm này, có lẽ bạn đã khá hào hứng rồi nhỉ? Tôi cũng có cảm giác tương tự khi bắt đầu tìm ra thứ này.

Trước khi áp dụng phương pháp tạo thời gian biểu, có mỗi vài sai lầm thường gặp mà bạn nên tránh từ lúc bắt đầu.

1. Vui Thôi, Đừng Vui Quá!

Đối với nhiều người, lên lịch cho các hoạt động vui chơi là cách dễ nhất để phá hỏng tâm trạng. Tôi hiểu cảm giác đó, vì trong quá khứ tôi đã từng thử.

Cũng như các công việc hàng ngày, "Tận hưởng không khí vui vẻ" đã trở thành một nhiệm vụ tôi phải hoàn thành.

Tôi vẫn khuyên bạn dành nhiều thời gian để vui chơi và nghỉ ngơi. Vậy thì cứ để đó như vậy thôi.

Bạn có thể chủ động về việc bạn sẽ sử dụng thời gian như thế nào khi nó đến. Thoải mái lựa chọn khi nào ra ngoài tái hòa nhập cộng đồng hay nằm dài trên ghế sofa để xem TV.

Hoặc đợi đến khi nghỉ giải lao và thoải mái sử dụng khoảng thời gian đó để làm bất cứ điều gì mà mình thích.

2. Đừng Quá Gò Bó, Cứng Nhắc

Thực tế là việc lên thời gian biểu gần như không thể được thực hiện một cách hoàn hảo đâu.

Bạn sẽ được nghe Elon Musk và Bill Gates chia ngày của họ ra thành các khoảng 5 phút. Và sau khi xem xong, chắc chắn bạn sẽ có thể ước lượng thời gian chính xác hơn

Cá nhân tôi chưa bao giờ có một tuần hoàn hảo. Tôi cá là họ cũng thế. Luôn có những sự việc bất ngờ xen vào, mọi thứ luôn biến động không ngừng. Điều này là không thể tránh khỏi.

Hãy chuẩn bị tâm lý để đối mặt với những thay đổi, và trở nên linh hoạt hơn.

Lịch trình bạn đã tạo là đích đến, và cũng là kim chỉ nam của bạn. Bạn làm việc và hướng tới mục tiêu làm chủ được nó. Đừng hoảng sợ nếu mọi thứ đi sai hướng, lúc đó chỉ cần bạn bình tĩnh và bắt đầu khối công việc tiếp theo.

Một giải pháp tốt cho vấn đề này là hãy để dư ra một khối thời gian trống cho mỗi tuần, khối đó sẽ được dùng để hoàn thành những việc còn dang dở trong tuần đó. Nếu bạn hoàn thành mọi thứ, thì xin chúc mừng. Còn nếu không, bạn nên có một kế hoạch dự phòng, để đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ vào cuối tuần.

3. Tránh Lập Kế Hoạch Cho Những Nhiệm Vụ Với Quá Nhiều Chi Tiết

Khi bạn bắt đầu, sẽ rất khó để biết một nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian. Nếu bạn chỉ giữ những danh sách việc cần làm, bạn sẽ luôn nghĩ về việc mọi thứ sẽ diễn ra trong bao lâu.

Và bạn sẽ không thể làm chủ được kĩ năng ước lượng thời gian ngay lập tức.

Và vì vậy:

Nếu bạn cố gắng lập kế hoạch cho mọi nhiệm vụ trong mỗi khối, bạn sẽ có nguy cơ đánh giá sai.

Đây là một trong những lý do tôi thích tạo các khối thời gian dài hơn. Tôi có một lượng thời gian và một nhóm nhiệm vụ được đặt - thường là trong vòng 2 giờ. Tôi cố gắng hoàn thành tất cả chúng trong các khoảng thời gian của khối đó. Nếu tôi không thể hoàn thành xong? Ổn thôi - tôi chỉ việc sắp xếp lại bất cứ thứ gì còn sót lại, để làm vào lúc khác. Cứ thế, ngày của tôi tiếp tục mà không có bất kỳ trở ngại nào.

4. Đừng Cảm Thấy Chán Nản

Đây là một vấn đề lớn đấy, thế nên nghe này.

Khi mọi thứ chắc chắn không diễn ra theo kế hoạch, xin bạn đừng nản lòng. Tôi đảm bảo bạn sẽ có kết quả tốt hơn bằng phương pháp đặt thời gian biểu, do đó, sai kế hoạch ở một khối thời gian, hoặc thậm chí kéo theo cả ngày, cũng chẳng sao cả.

Điều này xảy ra với tất cả mọi người.

Nếu bạn càng làm việc lâu dài với nó, kết quả bạn nhận được sẽ càng tích cực. Và nếu bạn ước tính thời gian cho các nhiệm vụ, thực hiện đánh giá mỗi tuần một cách đều đặn, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Hãy giữ tinh thần lạc quan nhé!

Top 4 Ứng Dụng Tạo Thời Gian Biểu Tốt Nhất

Hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, tạo thời gian biểu liên quan đến việc quản lý và lập lịch trình cho các tác vụ. Có rất nhiều ứng dụng có thể làm tốt một hoặc cả hai điều này.

Tôi sẽ nêu ra một số ứng dụng mà tôi nghĩ có thể giúp bạn xây dựng hệ thống của riêng mình.

1. TickTick Premium - Tạo lịch và tích hợp bộ đếm thời gian

TickTick Premium mang đến cho bạn một số lợi ích vô cùng mạnh mẽ. Bạn có thể tạo danh sách những việc cần làm và phân chia thời gian cho chúng ở trên lịch. Nó còn có một tính năng hay ho khác: đó là bộ đếm thời gian.

Tôi đã đề cập đến phương pháp "Quả cà chua" Pomodoro ở trên, như một cách để giúp mọi người tập trung trong một thời gian dài. Việc có một ứng dụng không chỉ cho phép bạn lên kế hoạch mà còn chạy đồng hồ bấm giờ cho công việc thực tế. Thực sự tiện dụng, phải không nào?

Ứng dụng TickTick Premium hoạt động trên tất cả các hệ điều hành phổ biến hiện nay. Nhưng hãy nhớ, bạn sẽ cần trả phí để có thể sử dụng tính năng lịch.

2. Planway - Ứng dụng tạo lịch nhóm

Ứng dụng này được xây dựng để hoạt động cùng với Trello - một ứng dụng quản lý tác vụ. Nếu bạn đã sử dụng Trello thì đây là cách dễ nhất để tạo lịch biểu.

Một khi Planway và Trello kết nối với nhau, bạn có thể dễ dàng kéo các tác vụ vào lịch và sắp xếp các khối của mình. Đây là một lựa chọn phù hợp nếu bạn có một nhóm người làm việc theo cùng một lịch trình.

Ngoài ra, nó còn có hỗ trợ cho các lịch kỹ thuật số phổ biến như Outlook, Google, iCloud.

Hiện tại nếu như bạn không sử dụng Trello, thì bạn nên xem xét hệ thống này.

3. SkedPal - Tạo thời gian biểu tự động

SkedPal là một ứng dụng tự động hóa mạnh mẽ. Nó sẽ dựa vào lịch kỹ thuật số hiện tại của bạn và thêm các nhiệm vụ của bạn vào các khối thời gian. Nó thậm chí có thể phân tích các ưu tiên trong ngày của bạn.

Về cơ bản, bạn sẽ tạo một danh sách những việc cần làm trong ứng dụng và đưa ra thời hạn và ước tính thời gian sẽ mất bao lâu để hoàn thành xong.

Sau đó, SkedPal có thể tạo lịch trình theo các khối một cách đầy đủ cho bạn.

Bạn có thể điều chỉnh bất cứ thứ gì nếu như không thấy hiệu quả. Nó cũng sẽ cho phép bạn phân bổ các dự án hoặc loại công việc nhất định cho thời gian đã đặt trong tuần.

Tôi thích điều này vì việc thiết lập nó vô cùng dễ dàng mà lại không mất nhiều thời gian.

4. HourStack - Theo dõi thời gian cho thời gian biểu của bạn

Một trong những thách thức khi tạo thời gian biểu mà mọi người phải đối mặt là ước tính thời gian hoàn thành xong nhiệm vụ.

Đầu tiên, HourStack cho phép bạn xây dựng lịch trình theo các khối. Sau đó, bạn chọn một nhiệm vụ bạn sẽ làm và bắt đầu hẹn giờ.

Khi thời gian cho khối đó kết thúc, bạn đánh dấu nó là "đã hoàn thành" hoặc để nó sang một bên và kết thúc vào một thời điểm khác.

Tôi thích ý tưởng này vì hai lý do:

Đầu tiên, nó buộc bạn phải suy nghĩ chủ động về thời gian. Bạn phải ra hiệu rằng bạn đang bắt đầu làm một việc gì đó, và xem xem nó đã hoàn thành hay chưa.

Thứ hai, nó theo dõi mức độ bạn ước tính thời gian để hoàn thành tác vụ tốt đến đâu.

Với cách tiếp cận này, bạn sẽ nhanh chóng biết liệu đây có phải là thứ bạn cần phải cải thiện hay không.

Ngay cả khi bạn không thích cách tiếp cận đó trong thời gian dài, thì đây cũng là một điều thú vị đáng để trải nghiệm ngay từ đầu.

Bạn Kiểm Soát Thời Gian Biểu Của Chính Bạn

Phương pháp tạo thời gian biểu hoạt động được là vì nó giúp bạn kiểm soát cuộc sống của cá nhân. Nó quản lý những gì bạn làm và khi nào bạn làm điều đó.

Hãy ghi nhớ điều này mọi lúc.

Bạn là người duy nhất được phép kiểm soát. Chỉ có bạn mới quyết định những gì diễn ra trong các khối thời gian. Đây là một sự thay đổi tư duy - nhằm tránh việc để cho các yếu tố bên ngoài tác động đến lịch trình của bạn.

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy mình không kiểm soát được, hãy thay đổi.

Luôn luôn thử nghiệm và sửa đổi lại cho phù hợp.

Sau khi thực hành một thời gian, bạn sẽ thực sự nhận thấy những lợi ích mà phương pháp này mang lại. Khi đó, bạn sẽ không muốn dừng lại đâu.

Chúc may mắn!

Bảng tóm tắt

Tạo thời gian biểu (Tạo khối thời gian) là phương pháp tạo thời gian cho các nhiệm vụ trong lịch trình của bạn. Bạn chia mỗi ngày thành các khối thời gian và phân công nhiệm vụ cho từng khối.

Phương pháp này ngăn chặn sự trì hoãn, cải thiện sự tập trung và tránh sự phân tâm.

Thông qua sự kết hợp giữa việc gộp các nhiệm vụ giống nhau và tạo khối thời gian cho chúng, các nhiệm vụ tẻ nhạt sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả hơn.

Các bước để lên một thời gian biểu:

1. Xác định mục tiêu, các ưu tiên và nghĩa vụ của bạn

2. Tạo một biểu mẫu, chia ra các khối thời gian hàng ngày

3. Điền vào khối các nhiệm vụ cố định

4. Điền vào khối các nhiệm vụ cần phải tập trung

5. Điền các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dễ dàng và những công việc vặt

6. Tổ chức đánh giá hàng tuần để theo dõi tiến độ và lên kế hoạch cho tuần kế tiếp

Một số mẹo để lên thời gian biểu hiệu quả nhất:

- Bám sát lịch trình

- Sử dụng bộ đếm giờ cho các nhiệm vụ khó nhằn và nghỉ giải lao thường xuyên

- Lập kế hoạch 'ngày theo chủ đề' cho các công việc tương tự, để có hiệu quả và sự tập trung tốt hơn

- Xây dựng một lịch trình với những thói quen tích cực

- Đừng lên quá nhiều kế hoạch cho việc vui chơi

- Hãy linh hoạt với các khối thời gian - sử dụng thời gian biểu như một kim chỉ nam của bạn.

- Đừng cảm thấy chán nản ngay từ những bước đầu - mọi thứ cần phải được thực hành.

Những ứng dụng tốt nhất để tạo thời gian biểu:

- TickTick Premium - tạo lịch biểu khối và sử dụng bộ đếm thời gian tích hợp sẵn.

- Planway - kết nối phần mềm quản lý tác vụ Trello hiện tại với lịch biểu khối.

- SkedPal - tự động lên thời gian biểu bằng cách ước tính thời lượng các tác vụ và nhập các ưu tiên của bạn.

- HourStack - theo dõi thời gian trong khi bạn làm các nhiệm vụ để xem bạn ước tính mức độ thời gian của mọi thứ tốt đến đâu.

---------------------------

Dịch giả: Phạm Đoàn Quang Huy - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Phạm Đoàn Quang Huy - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày!

(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.