Điều này đã từng xảy ra với bạn? Bạn có một nhiệm vụ, và còn rất lâu thì mới đến hạn nộp. Bạn không chú ý đến chúng, nhưng trong thâm tâm bạn, luôn có một giọng nói nhỏ thì thầm chắc chắn rằng, "Tôi phải hoàn thành nhiệm vụ này."

Đột nhiên, nhiệm vụ sẽ hết hạn trong hai ngày tới, và bạn mới bắt đầu! Bạn lo sợ. Bạn đọc lướt nhanh, đánh máy với tốc độ ánh sáng, uống nhanh ngụm Caffeine đủ để bạn tỉnh táo vài ngày. Nhiệm vụ của bạn được nộp cho sếp đúng hạn.

Chiến lược của bạn đã có hiệu quả, nhưng những ngày còn lại, bạn đã phải đấu tranh để đôi mắt của mình mở, và mức độ hoàn thành thì không tốt. Nhiệm vụ không mất nhiều thời gian để hoàn thành. Bạn có tất cả thời gian để làm nó, nhưng bạn lại không. Câu chuyện này thì quá phổ biến.

Sự trì hoãn, sau đó để bạn thân hoàn thành tất cả mọi thứ của chúng tôi cái mà được thực hiện là điều mà bạn có thể vẫn làm ngày hôm nay, mặc dù ở một mức độ thấp hơn. Bởi vì điều đó, bạn có ít hiệu quả hơn bạn có thể có, và bạn đang dành nhiều thời gian hơn việc bạn nên làm những công việc đơn giản.

Bạn Càng Dành Nhiều Thời Gian Cho Một Nhiệm Vụ, Nó Sẽ Càng Mất Nhiều Thời Gian

Bạn đã từng nghe câu nói, "Công việc luôn mở rộng để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó"? Câu nói này chính là Định Luật Parkinson. Nhiệm vụ của bạn giống như nước vậy ... Nếu bạn đổ một cốc nước vào một cái bát thì nước sẽ tràn ra ngoài, lan ra hết những không gian mà bạn đã cho nó. Một nhiệm vụ vốn dĩ có thể làm trong một giờ sẽ trở nên thành một tuần nếu bạn cho phép.

Định Luật Pakinson luôn ở xung quanh bạn. Bạn có thể tìm thấy trong công việc, ở nhà, và cả trường học với những dự án, những chuyện nhỏ nhặt, học nước rút trước kỳ thi. Tôi nghi ngờ rằng bạn sẽ mất nhiều hơn một phút để tìm được ví dụ từ chính cuộc sống của mình. Thật không may, Định Luật Pakinson không hoạt động theo cách khác. Công việc của bạn sẽ không giảm đi để phù hợp với thời gian mà bạn phân bổ cho nó.

Con người có xu hướng đưa những nhiệm vụ nhiều thời gian hơn mức cần thiết, tạo cho chính họ là sự trì hoãn và suy nghĩ. Thay vào đó, hãy giới hạn thời gian điều này sẽ làm cho bạn tập trung làm việc hơn.

Việc chấp nhận Định Luật Parkinson, bạn không chỉ có thể hoàn thành hầu hết công việc chỉ với một nửa thời gian và có nhiều thời gian rảnh hơn, bạn cũng có thể có một đầu óc minh mẫn hơn khi bạn không làm tất cả những nhiệm vụ trong tuần này.

Bởi vì bạn biết Định Luật Parkinson là gì, đây chính là thời điểm để đưa những kiến thức vào hành động. Sau đây là một vài chiến lược giúp bạn lấy lại thời gian:

1. Đưa Ra Giới Hạn Thời Gian Cho Tất Cả Các Nhiệm Vụ

Vấn đề với danh sách về những việc cần làm là chúng cho bạn biết những gì cần làm nhưng lại không nói đến khi nào hay mất bao lâu cho mỗi nhiệm vụ đó. Có một cách để làm điều này là đưa ra cho mỗi nhiệm vụ một mức thời gian nhất định và ngày đáo hạn. Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành, những cái nào sẽ giúp bạn dễ đạt mục đích hơn và cái nào cấp trên giao phó cho bạn?.

Tôi cá rằng những nhiệm vụ mà cấp trên giao cho bạn. Cấp trên của bạn đưa bạn những thời hạn nhất định. Bạn sẽ hoàn thành nó trong thời gian được giao hoặc bạn sẽ nghỉ việc và tìm một công việc mới. Hầu hết mọi người gặp rắc rối với thời hạn được giao. Không ai bắt họ phải chịu trách nhiệm, họ biết rằng sẽ không có hậu quả cho việc bất hành động của họ. Nếu là bạn, hãy nhờ một người bạn giữ bạn chịu trách nhiệm hoặc làm hoạt động đó trở nên thú vị hơn bằng cách đặt ra những phần thưởng và hình phạt.

2. Theo Dấu Thời Gian

Bây giờ, tất cả những nhiệm vụ đã có thời hạn, nhưng làm thế nào bạn biết cái thời gian có giới hạn đó có thực tế hay không? Câu trả lời là Theo Dấu Thời Gian. Việc Theo dấu thời gian sẽ giúp bạn cảm thấy chắc chắn hơn về việc của bạn mất bao lâu để hoàn thành. Chúng cho bạn cái nhìn sâu hơn về cách bạn sử dụng thời gian và bạn lãng phí thời gian như thế nào.

Sau khi sử dụng kẻ theo dấu thời gian, bạn sẽ có được một ước tính khá tốt về việc nhiệm vụ đó nên mất bao lâu. Bạn thậm chí cũng có thể thử thách bạn thân hoàn thành công việc đó nhanh hơn việc bạn đã làm ngày hôm trước.

"Cách hiệu quả nhất để sống hợp lý mỗi buổi sáng là chuẩn bị kế hoạch cho một ngày và mỗi tối kiểm tra lại kết quả đã đạt được." - Alexis Carrel

3. Lên Lịch Cho Các Nhiệm Vụ Trong 30 Phút

Mọi người thường lên lịch trình của họ trong vòng vài tiếng đồng hồ. Vào lúc 9:00 làm cái này và 10:00 là điều nọ. Nhưng, nhiều nhiệm vụ không cần đến một giờ đồng hồ. Bạn có thể dễ dàng hoàn thành chúng trong vòng từ 15 đến 30 phút. Vì vậy, thay vì đưa một giờ cho mỗi nhiệm vụ, hãy thử lên lịch trình của bạn trong vòng 30 phút.

Sử dụng cái nhìn sâu sắc mà bạn đã khám phá từ việc theo dấu thời gian để xác định rằng một nhiệm vụ yêu cầu bao nhiêu phần. Sử dụng phương pháp Pomodoro cũng có những hiệu quả tương tự; làm việc nước rút trong một thời gian ngắn, tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ khoảng 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.

4. Phá Vỡ Những Dự Án Rắc Rối

Có một vài những dự án thì rất là phức tạp mà bạn thậm chí không biết nên bắt đầu từ đâu. Đối với những nhiệm vụ này, chúng rất dễ dàng để đánh giá quá cao thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Sự thật là những dự án như vậy chỉ là một nhóm gồm nhiều nhiệm vụ. Bằng việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ đơn lẻ, bạn có thể đặt thời gian giới hạn cho từng nhiệm vụ, và từ đó, xác định toàn bộ dự án sẽ mất bao lâu để hoàn thành.

Ví dụ, bạn nói rằng bạn muốn bắt đầu với một bài Blog. Những nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện như thiết lập web, thiết kế Blog, và viết 10 bài. Bởi việc biết những nhiệm vụ là gì và ước tính mất bao lâu cho từng nhiệm vụ được hoàn thành, bạn có thể tạo ra thời hạn tương đối chính xác.

"Nếu tôi có 6 giờ đồng hồ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành 4 giờ đồng hồ đầu điên để mài riều.: - Abraham Lincoln

5. Đặt Ra Thời Gian Để Kết Thúc Công Việc Cho Một Ngày

Bạn có rất nhiều việc để làm. Tôi biết điều đó. Thông thường thì điều này có nghĩa là công việc của bạn không chỉ còn là ở văn phòng mà thậm chí là ở nhà. Bạn phải hoàn thành việc này vào hôm nay - nó không thành vấn đề nếu nó được hoàn thành tại văn phòng hay ở nhà. Bạn cho phép công việc mở rộng để lấp đầy thời gian mà bạn đã đưa nó.

Thay vì điều đó, hãy thử đặt ra một thời hạn cho công việc tại văn phòng. Ví dụ, tất cả danh sách về những việc cần làm phải được hoàn thành trước 5 giờ chiều ... không được phép thỏa thuận. Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi công việc của bạn sẽ được thực hiện nhanh hơn bao giờ hết. Không có việc chứa quá nhiều, bạn có thể thư giãn và tận hưởng ngày của bạn.

Định Luật Parkinson là một định luật được dựa trên việc con người sử dụng thời gian của họ như thế nào. Bằng việc chấp nhận định luật này, bạn có thể thực hiện các bước để tránh rơi vào bẫy của nó.

----------

Tác giả: Layla Ashraf

Link bài gốc: Why You Never Have Enough Time and What You Need to Do About It

Dịch giả: Nguyễn Thị Bích Thủy - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Thị Bích Thủy - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.