Khi làm việc, đã bao giờ bạn nhận ra rằng email mà bạn gửi khiến cho nhiều đồng nghiệp của mình khó hiểu và hậu quả là gián tiếp làm trì hoãn và chậm tiến trình hoạt động của toàn bộ dự án? Hoặc có khi nào bạn viết một báo cáo mà mọi người sau khi đọc nó lại phải đợi bạn giải thích lại lần một nữa không?

Ngay cả khi chuyên ngành công việc của bạn không lấy việc viết lách làm cốt lõi, bạn vẫn phải sử dụng kỹ năng viết của mình hàng ngày để giao tiếp với người khác thông qua văn bản (cho dù đó là qua email hay Slack, trong báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý, trong bảng theo dõi tiến độ dự án, hoặc bất cứ một văn bản quy phạm nào khác). Trên thực tế, có kỹ năng viết thành thạo là một trong những tiêu chí hàng đầu ở người xin việc mà nhà tuyển dụng tìm kiếm, bất kể công việc mà họ đang tuyển dụng là ở vị trí nào.

Chúng ta có nhiều loại kỹ năng viết khác nhau và nhờ vào việc luyện tập, bạn có thể củng cố chúng — và thể hiện chúng trong lần tìm việc tiếp theo.

Tại sao kỹ năng viết lại quan trọng?

Nếu bạn đang đảm nhận một công việc mà bạn phải tập trung vào viết lách hoặc tần suất viết của bạn tương đối nhiều — chẳng hạn như ngành marketing — bạn cũng đã có thể hình dung kỹ năng viết giúp ích cho bạn như thế nào trong công việc hằng ngày. Nhưng ngay cả khi bạn không làm một trong những công việc như thế, thì cố vấn nghề nghiệp của Muse, Jennifer Smith, người sáng lập Florish Careers cũng đã nói rằng, “Viết là một kỹ năng cần thiết ở nơi làm việc, đặc biệt là ngày nay với ngày càng nhiều người làm việc từ xa”. Và khi thế giới trực tuyến ngày càng phát triển, “Người ta ít tương tác mặt đối mặt hơn mà thay vào đó là tương tác bằng văn bản nhiều hơn”.

Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn giao tiếp với người khác mà không cần phải lên lịch gặp mặt trực tiếp hay gọi điện thoại để nói chuyện. Truyền đạt bằng văn viết tốt sẽ giúp người đọc hiểu được những điểm mấu chốt mà bạn muốn họ hiểu, phân tích những ý tưởng và đem lại những ấn tượng mà bạn muốn họ cảm nhận, và trong nhiều trường hợp, thúc đẩy họ làm bất cứ điều gì bạn hy vọng họ sẽ làm.

“Hầu hết các chuyên gia ai cũng đều phải soạn thảo email công tác cho công việc của họ,” cố vấn nghề nghiệp của Muse, Tara Goodfellow , chủ sở hữu của Athena Consultants cho biết. Email là cách để bạn có thể cập nhật các hoạt động của nhóm về dự án mà các bạn đang thực hiện, hoặc nó được dùng để gửi yêu cầu cho đồng nghiệp của bạn để lấy thêm thông tin hoặc cũng có thể là cách để bạn theo dõi cuộc họp với các bước được sắp xếp rõ ràng. Và trong một số trường hợp, email là cách bạn tạo ấn tượng đầu tiên với một đối tác mới. Ví dụ như: nếu bạn là giám đốc điều hành tài khoản tiếp cận khách hàng tiềm năng qua email hoặc LinkedIn, “Cho dù khách hàng có khó tính thế nào, nếu bạn có thể viết được một bản chào hàng có thể lôi cuốn họ thì sẽ giúp bạn tăng thêm uy tín và có thêm một khách hàng mới,” Smith nói.

Bạn cũng có thể ứng dụng kỹ năng viết dưới các hình thức khác ngoài email. Bạn có thể phải tập hợp các bài thuyết trình kết hợp với văn bản hoặc cần viết báo cáo thu hoạch cho một việc bạn đã làm hoặc đã nghiên cứu. Hoặc có thể bạn đang đi du lịch và bạn phải viết ra những công việc bạn cần đồng đội hỗ trợ, thông báo cho họ biết để họ quán xuyến khi bạn không có mặt.

Các bài viết là thứ mà người khác có thể tham khảo lại bất cứ lúc nào — trái ngược với giao tiếp bằng lời nói, cái mà phải được lặp đi lặp lại và yêu cầu cả hai bên đều phải có mặt tại thời điểm nói. Hồ sơ kiểu văn bản viết tay có thể đặc biệt hữu ích khi bạn đang cố gắng chuẩn hóa cách nhóm của bạn hoặc công ty của bạn xử lý các công việc định kỳ hoặc đào tạo nhân viên mới. Smith nói: “Những tài liệu được viết rõ ràng và việc ghi chép lại các quy trình mới ngay khi chúng được ban hành sẽ giúp hình thành tính nhất quán trong tương lai và cải thiện việc kiểm định chất lượng”, ngay cả khi bạn không có mặt để trao đổi và giải thích các quy trình mới ban hành cho từng người đảm nhận công việc đó.

Ví dụ về kỹ năng viết

Có rất nhiều loại kỹ năng kết hợp để biến ai đó trở thành một người viết lách giỏi, bao gồm:

Nghiên cứu

Trước khi viết một từ, bạn cần nghiên cứu về chủ đề mà bạn đang viết. Thu thập thông tin mới nhất và chính xác là một phần quan trọng của quá trình viết và hành động này có thể giúp bạn nhận ra những nội dung nào là cần thiết để đưa vào nghiên cứu. Tùy thuộc vào những gì bạn đang viết, nghiên cứu có thể bao gồm việc tìm hiểu về khách hàng mục tiêu — cho dù đó là mục tiêu thị trường tổng thể hay  của công ty tư nhân — đánh giá các nguồn thông tin về tầm ảnh hưởng và độ tin cậy, trao đổi với các chuyên gia, xem xét và phân tích dữ liệu hoặc bàn luận với các thành viên khác trong đội nghiên cứu của bạn.

Lập kế hoạch hoặc lập dàn ý

Dàn ý là một bản phác thảo chia nhỏ những nội dung hoặc chủ đề mà tài liệu bạn đang làm sẽ bao gồm và cách bạn hinhg thành và cấu trúc thông tin, điều này có thể cung cấp cho bạn một lộ trình để bạn làm theo khi bạn bắt tay vào việc viết một cái gì đó. Việc lập và làm theo một dàn ý đảm bảo bạn đang kết hợp tất cả các thông tin quan trọng theo đúng thứ tự và không bị lặp lại hoặc đi lạc quá xa so với quan điểm của bạn. Thông thường, việc lấy nguồn thông tin bổ sung trên một dàn ý thường dễ dàng hơn là việc viết cả một bản báo cáo hoặc những văn bản tương tự chỉ để tìm ra thông tin mấu chốt bị thiếu. Kỹ năng lập dàn ý cũng có thể được sử dụng để vạch ra một dự án chưa có thời hạn hoặc lập kế hoạch cho một quy trình, điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang ủy quyền hoặc cộng tác với những người khác.

Ngữ pháp và sự rõ ràng

Ngữ pháp là tập hợp các quy tắc chi phối việc sử dụng ngôn ngữ. Nó cũng chi phối cách mà mọi người giao tiếp và nhờ vào đó mà chúng ta có thể hiểu được ý người đối diện muốn truyền đạt. Có rất nhiều quy tắc ngữ pháp trong tiếng Anh, và bạn chắc chắn nên biết những quy tắc cơ bản. Nhưng trừ khi bạn là một nhà văn hoặc là biên tập viên, chứ bình thường việc biết những câu ngữ pháp chi tiết khó hiểu thường là không cần thiết. Cái thực sự cần thiết là bạn biết làm thế nào để viết một câu văn thật là rõ ràng, dễ đọc, và dễ hiểu để bạn có thể giao tiếp thông qua văn bản.

Đọc lại và Chỉnh sửa

Biên tập là quá trình sửa chữa và thay đổi một văn bản của chính bạn hoặc của người khác để hoàn thiện nó hơn. Bạn có thể sửa đổi hoặc chỉnh sửa bằng cách thay đổi cấu trúc, cách tổ chức hoặc nội dung của các câu trong đoạn văn bản đó. Hoặc bạn có thể đọc lại một đoạn văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc lỗi đánh máy. Trong các trường hợp khác, bạn có thể điều chỉnh các câu hoặc đoạn văn để chúng trôi chảy hơn hoặc để phản ánh một ngữ điệu nhất định. Kỹ năng chỉnh sửa tốt có thể hữu ích trong nhiều tình huống chuyên môn — từ việc xem các báo cáo hoặc bản trình bày của đồng nghiệp đến việc phát hiện những lỗi trong email thông báo mà bạn sắp gửi cho toàn bộ công ty.

Kĩ năng giao tiếp

Ngay cả khi viết không phải là một phần cốt lõi trong công việc của bạn, bạn có thể sẽ sử dụng nó để giao tiếp ở nơi làm việc. Điều này thể hiện ở việc bạn sẽ có thể phải soạn các email, tin nhắn cho ai đó trên Slack hoặc Teams, đưa ra các phản hồi, thiết lập chương trình cho cuộc họp hoặc cập nhật về một dự án. Khả năng giao tiếp thông qua văn bản một cách thành thạo sẽ giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ hơn, tăng cơ hội bạn nhận được những gì bạn muốn và cần từ người khác, tránh được những hiểu lầm và giúp đồng nghiệp của bạn nắm bắt các thông tin tốt hơn  — từ đó củng cố các mối quan hệ của bạn ở nơi làm việc.

9 mẹo để cải thiện kỹ năng viết của bạn

Smith nói: “Kỹ năng viết tốt có thể giúp bạn trở nên nổi bật và thành công hơn”. Vậy làm thế nào để bạn cải thiện kỹ năng viết của mình? Dưới đây là một vài lời khuyên:

1. Trau dồi kiến thức cơ bản về ngữ pháp

Nếu bạn đang cảm thấy đôi mắt của mình nhòe đi, thì đừng lo lắng. Trừ khi bạn là nhà văn, biên tập viên hoặc làm một nghề nghiệp tương tự, bạn không cần biết liệu đó là chủ ngữ hay tân ngữ hoặc khi nào thì sử dụng dấu gạch ngang và dấu chấm phẩy (và thành thật mà nói, biên tập viên không phải lúc nào cũng biết tất cả những điều này đâu). Nhưng bạn nên biết những điều cơ bản: làm thế nào để viết thành các câu hoàn chỉnh hơn là các câu văn rời rạc và không liền mạch; cách sử dụng dấu ngoặc kép và dấu phẩy trong các tình huống điển hình; và khi nào thì sử dụng “there, they’re, their” (ngữ pháp tiếng anh).

Có một số tài nguyên miễn phí trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để nâng cao kỹ năng ngữ pháp của mình hoặc để giải đáp các câu hỏi của bạn, chẳng hạn như Grammar Girl, blog của họ cũng có rất nhiều các từ điển để bạn tham khảo. Hoặc bạn có thể xem xét các khóa học trả phí trên các nền tảng như LinkedIn Learning và Coursera. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều các bài test miễn phí gồm nhiều câu hỏi để tìm ra trình độ kỹ năng hiện tại của bạn và khám phá các lĩnh vực cần cải thiện. Ngoài ra còn có một số cuốn sách bạn có thể xem: The Elements of Style của Strunk và White là một cuốn sách kinh điển - nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi và quan trọng hơn là nó ngắn gọn - đưa ra tổng quan về các quy tắc ngữ pháp quan trọng nhất và Woe Is I của Patricia T O'Conner là một cuốn sách hướng dẫn theo hướng hiện đại hơn.

2. Đọc (và nghiên cứu) loại bài viết bạn muốn cải thiện

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện khả năng viết của chính bạn là đọc nhiều . Đánh dấu lại những bài viết khiến bạn ấn tượng và nghiền ngẫm kỹ bài viết đó để xem nó được sắp xếp như thế nào. Nó có sử dụng nhiều từ ngữ chuyên môn không? Giọng điệu mang tính chất trò chuyện đời thường hay trang trọng hơn? Người viết sử dụng nhiều câu ngắn, chủ yếu là câu dài, hay kết hợp cả hai?

Đọc càng nhiều các thể loại bất kỳ sẽ giúp bạn hiểu được nhiều cách khác nhau để có thể kết hợp tất cả các yếu tố của văn bản một cách hiệu quả. Nhưng nó sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tập trung vào một loại văn bản mà bạn muốn cải thiện trong một thời điểm nhất định. Đọc truyện của Shakespeare là điều tuyệt vời nếu bạn thích nó, nhưng nó không có khả năng cải thiện khả năng viết email của bạn. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng viết bản sao tiếp thị, các báo cáo kỹ thuật hoặc văn bản quảng cáo chiêu hàng, đó là những kiểu viết bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng nhất, đặc biệt nếu bạn làm trong ngành marketing.

3. Chọn định dạng phù hợp cho tình huống

Bạn phải nhanh chóng báo cáo cho sếp về những gì bạn đã làm được trong tuần trước. Cách tốt nhất để làm điều đó là gì? Bạn có định mở một tài liệu Google doc và viết một báo cáo dài năm trang bao gồm mọi chi tiết không? Chắc là không. Bạn có thể sẽ soạn một email mà trong đó bạn viết một vài đoạn văn ngắn hoặc gạch các đầu dòng để đi vào các vấn đề chính mà sếp của bạn có thể đọc chúng một cách nhanh chóng. 

Mặt khác, nếu bạn muốn trình bày chi tiết những phát hiện mà bạn nghiên cứu được sau nhiều tuần làm nghiên cứu, báo cáo dài năm trang đó có thể cần thiết để người giám sát trực tiếp của bạn hoặc một đồng đội của bạn có thể biết được về quy trình mà bạn đã làm. Nhưng nếu bạn cần chia sẻ những kết quả đó với một bộ phận khác, sẽ tốt hơn nếu chỉ truyền tải những nội dung mấu chốt hoặc các mục hành động trong bản trình bày PowerPoint với một vài gạch đầu dòng hoặc tóm tắt ngắn trên mỗi trang trình chiếu.

Biết và chọn định dạng chính xác cho một bài viết nhất định — dựa trên mục tiêu và đối tượng mà bạn hướng tới — sẽ cung cấp cho bạn số lượng và dạng không gian thích hợp để chia sẻ những gì bạn cần, đồng thời những kỳ vọng mà bạn trông chờ ở người đọc cũng sẽ dễ đạt được hơn. Quay trở lại với ví dụ trước đó, nếu người quản lý của bạn nhìn thấy một tin nhắn Slack, họ sẽ nghĩ rằng chỉ mất một vài phút để đọc nó, nhưng nếu bạn gửi cho họ một tài liệu dài, họ sẽ nhận định rằng họ sẽ phải tiếp nhận rất là nhiều thông tin từ tài liệu này. (và họ có thể sẽ dời việc đọc tin nhắn đó cho đến khi họ có thời gian để đọc nó).

4. Lập dàn ý trước khi viết

Đặc biệt là khi bạn đang viết một cái gì đó có dung lượng lớn hoặc đặc biệt quan trọng, việc lập dàn ý trước có thể giúp một dự án được hoàn thiện tốt hơn và làm cho quá trình thực hiện được trôi chảy hơn. Cách tốt nhất để lập dàn ý sẽ phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn và loại văn bản bạn dự định sẽ viết. 

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chia dàn bài của mình thành các phần nhỏ (bất kể các phần văn bản này là các chương, đoạn văn, trang trình bày hoặc bất kỳ thứ gì khác) và hãy lưu ý mục đích của mỗi phần là gì. Tại sao phần này lại được đưa vào và phần này trả lời câu hỏi nào cho độc giả của bạn? Khi bạn biết điều đó, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp các thông tin và bạn sẽ biết cách cho chúng vào phần nào của bài viết. Khi bạn lập dàn ý, hãy kiểm tra xem thứ tự của các phần của bạn có hợp lý hay chưa. Liệu người đọc sẽ cần một chút thông tin hoặc ngữ cảnh cụ thể cho phần trình bày này để hiểu những gì bạn đang nói ở đây không? Nếu có thì hãy bổ sung thông tin hoặc ngữ cảnh đó vào dàn ý của bạn.

Nếu có một số nội dung bạn muốn nhấn mạnh nhưng bạn không biết cách sắp xếp chúng hoặc không biết cách kết hợp chúng như thế nào, dàn ý trong trường hợp này sẽ cực kì hữu ích cho bạn. Viết ra từng điểm chính theo cách dễ điều chỉnh — ví dụ: một danh sách với các dấu gạch đầu dòng trong tài liệu Word hoặc Google doc hoặc thậm chí là các thẻ mục lục rời — và bắt đầu bằng cách nhóm các nội dung tương tự và có liên quan với nhau. Sau đó, sắp xếp các nhóm này một cách trôi chảy và hợp lý. Nếu bạn chưa chắc chắn những nội dung chính của mình là gì , bạn có thể thực hiện bài tập tương tự với tất cả các phần thông tin chi tiết hơn mà bạn muốn đưa vào và khi bạn thấy mối liên quan giữa những thông tin chi tiết này, bạn sẽ dần hình thành được nội dung tổng quát và mấu chốt cho bài viết.

5. Nhận thức về đối tượng của bạn và giọng điệu thích hợp cho bài viết

Để giao tiếp tốt bằng văn bản, điều quan trọng là phải hiểu ai sẽ đọc nó và loại ngôn ngữ nào thì phù hợp.

Cân nhắc xem tình huống có yêu cầu bạn sử dụng ngôn ngữ trang trọng không — nếu bạn gửi tin nhắn Slack cho một đồng nghiệp trong nhóm của bạn, bạn sẽ có thể dùng giọng điệu và lựa chọn từ ngữ thoải mái hơn so với khi bạn gửi email cho khách hàng hoặc chuẩn bị một bài thuyết trình cho các cổ đông trong công ty. Trong hầu hết các tình huống chuyên nghiệp, bạn nên bỏ đi các biểu tượng cảm xúc (emoji) và tránh sử dụng nhiều dấu câu trừ khi tình huống bắt buộc. “Chúng ta hầu như không nhất thiết phải dùng các dấu '!!!!!!',”Goodfellow nói. Và đừng viết hoa toàn bộ trừ khi bạn thực sự muốn hét lên với ai đó.

Trước khi bạn viết, hãy lưu ý  về mức độ hiểu biết của người đọc về chủ đề mà bạn viết. “Nếu họ nhận thức được tình huống, họ [có thể] không cần quá nhiều những giải thích chi tiết,” Goodfellow nói. Ví dụ: nếu bạn đang thông tin cho các thành viên khác của nhóm kỹ thuật về một tính năng bạn đã mã hóa, bạn có thể sử dụng biệt ngữ công nghệ và bỏ qua phần thông tin nền, nhưng nếu bạn đang viết về tính năng mới trong một bài đăng trên blog cho khách hàng, bạn có thể cần phải giải thích mọi thứ kỹ lưỡng hơn một chút, hãy chọn những từ phổ biến hơn và trình bày rõ ràng lý do tại sao vấn đề đó lại ảnh hưởng họ.

Trước khi hoàn thành bất kỳ bài viết nào, hãy dành thời gian để đọc lại nó dưới góc nhìn của độc giả. Goodfellow nói: “Hãy nhớ rằng ý định của bạn khi gửi email có thể không giống với cách mà nó được tiếp nhận”. Giọng điệu rất khó chuyển tải qua văn bản, đặc biệt là sự hài hước — và hẳn bạn không muốn bị người khác hiểu lầm về thái độ của bạn khi bạn không hề có thái độ đó. Goodfellow nói: Nếu bạn đang trả lời một chuỗi các email, viết nhận xét hoặc tiếp tục cuộc trò chuyện dưới bất kỳ hình thức nào, hãy cố gắng phản ánh giọng điệu tin nhắn sau giống với các tin nhắn trước của bạn.

6. Chú ý đến cơ chế của bài viết

Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản cần ghi nhớ sẽ giúp hầu hết mọi thứ bạn viết trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn:

• Đừng sử dụng những từ phức tạp khi có thể sử dụng những từ đơn giản. Nếu như sau mỗi vài từ bạn lại sử dụng từ đồng nghĩa, nó có khả năng làm người đọc của bạn phân tâm và mất tập trung. Bạn cũng cũng có thể khiến nội dung bài trở nên rời rạc và bạn có thể sẽ phải đối mặt với nguy cơ là người đọc sẽ không hiểu ý bạn muốn truyền đạt cho họ.
• Đa dạng cấu trúc câu của bạn. Nếu tất cả các câu của bạn có độ dài tương tự nhau hoặc theo cùng một cấu trúc, thì bài viết của bạn có thể trở nên rất nhàm chán để đọc. Goodfellow nói: “Một vấn đề phổ biến mà tôi thấy là mọi câu đều bắt đầu bằng 'I'. Hãy nghĩ xem: “I want [x]. I need [y]. I’d like [z]. ” Nó lặp đi lặp lại và người đọc sẽ dễ chán nếu mọi thứ trông cứ na ná nhau.
• Sử dụng các từ vựng và thành ngữ cụ thể. Bất cứ khi nào có thể, hãy nêu chính xác ý của bạn thay vì sử dụng các từ ngữ mơ hồ như “things” (“những cái gì”) hoặc các cụm từ như “and so on” (v.v). Việc này sẽ giúp bài viết của bạn trở nên mạch lạc hơn và dễ theo dõi hơn.
• Đừng lặp lại những gì bạn đã nói. Khi viết và nói, người ta thường nói cùng một điều nhiều lần theo một cách hơi khác. Việc lặp đi lặp lại có thể gò bó bài viết của bạn một cách không cần thiết và làm mất sự tập trung của mọi người vào bài viết của bạn.
• Loại bỏ các từ không cần thiết và từ thể hiện sự lưỡng lự. Những từ như “just” và “that” thường không cần thiết để hiểu được ý của bạn và khiến bài viết trở nên cồng kềnh. Bạn cũng nên xem xét các trạng từ và tính từ mà bạn sử dụng để xem liệu một danh từ hoặc động từ được sử dụng vào đó thì có tốt hơn không. Cũng tương tự như vậy, các từ như “I think” hoặc “It’s seem like” có thể làm yếu đi thông điệp của bạn và khiến bạn nghe có vẻ thiếu tự tin hơn. Việc sử dụng các từ thể hiện sự không chắc chắn thường xuất hiện nhiều ở phụ nữ
• Dẫn dắt người đọc của bạn thông qua từng luận điểm chính. Khi bạn chuyển từ chủ đề này sang chủ đề tiếp theo, hãy chuyển tiếp một cách trôi chảy. Nếu bạn dành đoạn cuối cùng để nói về một dự án bạn đã hoàn thành vào tuần trước và sau đó bạn chuyển ngay sang mô tả một dự án sắp tới mà không có sự chuyển tiếp, người đọc của bạn có thể bị nhầm lẫn. Và đối với mỗi luận điểm mới, hãy đảm bảo rằng người đọc của bạn hiểu rõ lý do tại sao bạn đề cập đến nó và cách nó kết nối với chủ đề tổng thể.

7. Nhận phản hồi về bài viết của bạn

Nếu bạn đang muốn cải thiện kỹ năng viết của mình, việc lấy ý kiến từ những người khác về cách bạn viết có thể cực kỳ hữu ích. Bạn có thể không nhận ra rằng bạn có xu hướng sử dụng sai dạng của từ “your” hoặc câu của bạn quá dài dòng. Nhưng một ai đó sẽ nhận ra điều đó. Rất nhiều người cũng thường sử dụng lặp đi lặp lại các từ và cụm từ giống nhau mà không hề nhận ra. Cũng tương tự vậy, bạn có thể nghĩ rằng bài viết của bạn rõ ràng và đi vào trọng tâm, nhưng người đọc có thể cảm thấy bài viết thiếu mất ngữ cảnh chính. Khi bạn nhận được phản hồi từ nhiều người hoặc trên nhiều bài viết, hãy chú ý đến các nhận xét hoặc phê bình nào mà bạn nhận được nhiều lần và tập trung vào giải quyết phần đó trước tiên.

Yêu cầu đồng đội, người quản lý hoặc người khác mà bạn tin tưởng xem xét nội dung bạn đã viết và hỏi điều gì sẽ làm cho bài viết của bạn trở nên hoàn thiện hơn. (Nếu đó là người mà bạn làm việc cùng, điều này sẽ là dễ dàng nhất vì sớm muộn gì họ cũng phải đọc chúng). 

Smith nói: Tùy thuộc vào loại văn bản mà bạn đang muốn viết, bạn cũng có thể tham gia một nhóm hoặc cộng đồng viết lách, nơi mọi người trao đổi bài viết và đưa ra nhận xét cho nhau. Bạn có thể tìm thấy các hội thảo về kỹ năng viết (cả trực tuyến và trực tiếp) của các trường đại học và các chương trình trong cộng đồng khác — chúng thường tốn phí nhưng đi kèm với một người hướng dẫn hoặc hỗ trợ viên có kinh nghiệm — hoặc bạn có thể tìm các nhóm viết (thường là miễn phí) trực tuyến. Meetup.com và các tổ chức chuyên nghiệp là những nơi tuyệt vời để bạn bắt đầu.

8. Đọc lại lần nữa

Bất kể bạn đang viết gì, việc xem lại lần cuối để kiểm tra lỗi chính tả hoặc lỗi sai có thể giúp bạn đỡ đau đầu với những vấn đề có thể phát sinh về sau từ việc không kiểm tra kĩ lưỡng. Có thể một vài chỗ bạn viết bị mâu thuẫn hoặc thiếu mất động từ chẳng hạn? Đọc to bất cứ điều gì bạn đã viết nếu có thể. Đôi khi mọi thứ trông ổn trên màn hình, nhưng khi bạn nói chúng, bạn nhận ra có điều gì đó không ổn. Theo cách tương tự, bạn cũng có thể in bài viết của mình ra và sửa nó trên giấy, Smith nói. Thông thường, điều này để xem xét bài viết của bạn theo một cách khác, giúp bạn dễ dàng phát hiện lỗi hơn. Nếu bài viết sẽ mang lại nguồn lợi nhuận cao hoặc ấn tượng mà nó tạo ra đối với người đọc có tầm quan trọng nhất định, hãy nhờ người khác đọc nó nữa, Goodfellow nói.

9. Sử dụng công cụ công nghệ để hỗ trợ — Không phải để thay thế

Có rất nhiều chương trình và phần mềm giúp bạn "chỉnh sửa" bài viết của bạn, chẳng hạn như WritingProAid, Sapling, Grammarly và thậm chí cả trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp được tích hợp trong trình xử lý văn bản. Smith nói: những công cụ này có thể giúp bạn viết tốt dễ dàng hơn. Nhưng chúng không là nguồn tham khảo duy nhất của bạn. Các chương trình máy tính có xu hướng bỏ lỡ các ngữ cảnh chính mà người đọc là con người có thể hiểu được. Goodfellow nói: “Trình kiểm tra chính tả có thể hữu ích nhưng có nhiều từ 'đúng' nhưng có thể không đúng như ý của bạn.

Không có công cụ nào trong số những công cụ này có thể dùng để kiểm tra toàn diện. Là một biên tập viên chuyên nghiệp, tôi sử dụng các công cụ như thế này để giúp tôi chú ý đến các lỗi có thể xảy ra, nhưng tôi luôn xem xét các đề xuất của nó trước khi điều chỉnh và cân nhắc xem chúng có thực sự đúng hay không. Tôi cũng xem xét cẩn thận các lỗi mà các công cụ không bắt được. Các chương trình máy tính có thể dễ dàng bỏ sót các từ đồng âm, chuyển đổi thì giữa các câu (ví dụ:trong tiếng Anh có sử dụng thì), lựa chọn từ không chính xác và các vấn đề khác. Và đôi khi cần phải viết theo phong cách mà các công cụ này không được lập trình để hỗ trợ. Ví dụ: nếu bạn đang viết về đầu tư, các công cụ này có thể đánh dấu các dấu kiểm cổ phiếu và các từ viết tắt tài chính phổ biến là lỗi.

Thể hiện kỹ năng viết của bạn trong tìm kiếm việc làm

Nếu bạn đang nộp đơn cho một công việc đặt nặng việc viết lách, bạn có thể được yêu cầu gửi một mẫu viết cùng với đơn đăng ký của bạn hoặc hoàn thành bài kiểm tra kỹ năng vào một thời điểm nào đó trong quá trình phỏng vấn. Nhưng bạn cũng có thể thể hiện kỹ năng viết của mình ở các giai đoạn khác, bất kể bạn đang ứng tuyển vào công việc gì.

Trên sơ yếu lý lịch của bạn

Ngoại trừ việc bạn có một kỹ năng viết chuyên môn, chẳng hạn như kinh nghiệm biên tập trên các phương tiện thông tin xã hội hoặc đã làm quen với việc sử dụng một hướng dẫn văn phong nhất định, chúng sẽ được liệt kê trong mô tả công việc hoặc có giá trị như một kỹ năng bổ sung hỗ trợ bên cạnh vị trí cụ thể bạn ứng tuyển, thì kỹ năng viết thông thường không được liệt kê trong phần kỹ năng — hoặc ít nhất, đó không phải là điều các nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng sẽ tìm kiếm vì chúng ta cũng sẽ không ghi “Tôi viết email rất tốt” vào hồ sơ xin việc được. Thay vào đó, họ sẽ xem xét cách viết sơ yếu lý lịch của bạn để xem kỹ năng này như thế nào. Dưới đây là một số nguyên tắc mà bạn có thể làm theo:

Sử dụng ngữ pháp chính xác và nhất quán — không chuyển đổi ngẫu nhiên các thì của động từ (ví dụ trong tiếng Anh) .

Viết rõ ràng, ngắn gọn với các gạch đầu dòng, chú ý khi chọn các từ cụ thể và các động từ mạnh.

Tránh những từ mơ hồ hoặc quá lạm dụng một từ nào đó. Nó có nghĩa là tránh xa những từ thông dụng không có ngữ cảnh, chẳng hạn như “pasionate” và “synergized”, những từ này nghe có vẻ quá hào nhoáng nhưng không có nghĩa gì cả (ví dụ trong tiếng anh). Và thay vào đó là những từ như “managed” và “led”, Smith nói, hãy nhắm đến những từ thú vị và sáng tạo - nhưng vẫn rõ ràng và cụ thể - từ mà nhà tuyển dụng chưa từng thấy một nghìn lần trong ngày hôm đó trong những hồ sơ khác.

Đọc lại và kiểm tra!

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực mà viết lách là cốt lõi, bạn cũng có thể liên kết đến các mẫu viết trực tiếp từ sơ yếu lý lịch của mình ngay cả khi bạn không được yêu cầu để thể hiện thêm trình độ của mình.

Trong thư xin việc của bạn (cover letter)

Khi viết thư xin việc, bạn sẽ muốn làm theo tất cả những lời khuyên giống như khi bạn viết sơ yếu lý lịch. Nhưng thư xin việc giúp bạn có thêm không gian để thực sự thể hiện kỹ năng viết của mình. Thay vì lật đật với danh sách các bằng cấp bạn có, hãy sử dụng thư xin việc của bạn để viết những đoạn ngắn gọn nhưng đầy sức thuyết phục để trình bày một cách mạch lạc về lý do tại sao bạn là người phù hợp với công việc này. Chọn những kinh nghiệm trong quá khứ có liên quan đến công việc mà bạn ứng tuyển để hỗ trợ cho việc thuyết phục của bạn. Và đảm bảo rằng các câu và đoạn văn của bạn trôi chảy một cách hợp lý và luôn rõ ràng tại sao thông tin này lại được thêm vào. Bạn cũng có thể đưa nhiều giọng điệu và tính cách vào thư xin việc hơn là sơ yếu lý lịch để người đọc cảm nhận được con người của bạn hơn.

Trong suốt quá trình phỏng vấn

Tất nhiên, các cuộc phỏng vấn thường không được thực hiện bằng văn bản. Trên thực tế, trừ khi có lý do chính đáng (chẳng hạn như tình trạng khuyết tật của bản thân hoặc người phỏng vấn), quy trình phỏng vấn toàn văn bản có thể là dấu hiệu của một phi vụ lừa đảo.

Nhưng bạn vẫn sẽ liên lạc với nhà tuyển dụng tiềm năng của mình qua email trong suốt quá trình. Smith nói: “Dành thời gian để viết những câu trả lời email thật tốt là một cách tuyệt vời để xây dựng ấn tượng ban đầu. “Các nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng sẽ nhận thấy được sự khác biệt giữa những phản hồi được suy nghĩ kỹ lưỡng và những phản hồi qua loa vội vàng.” Smith nói.

Hãy nhớ rằng bạn không chỉ được đánh giá dựa trên khả năng làm một công việc cụ thể mà còn dựa vào tiềm năng của bạn với tư cách là một người đồng nghiệp. Giao tiếp qua email một cách rõ ràng và chuyên nghiệp với đồng nghiệp hoặc thông qua các báo cáo sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn, trong khi một người gặp khó khăn trong việc hiểu các văn bản có thể sẽ phải đau đầu trong tương lai với các công việc thông qua văn bản mà họ sẽ phải giải quyết — đặc biệt là khi bạn phải giao tiếp với những người bên ngoài công ty qua email.

 ----------

Tác giả: Regina Borsellino

Link bài gốc: Why Writing Skills Are Important for Every Job—and How to Improve Yours

Dịch giả: Trần Nguyễn Huỳnh Phượng - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: [Tên dịch giả] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.