Gửi email xin việc trở thành hình thức ứng tuyển thông dụng nhất hiện nay nhờ tính nhanh gọn, tiện dụng. Điều này đặt ra yêu cầu mỗi ứng viên cần biết cách soạn email xin việc chuyên nghiệp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy đâu là cách viết email ứng tuyển chuẩn chuyên nghiệp.

1. Dòng tiêu đề (Subject Line)

Dòng tiêu đề của email (Subject Line) là một trong những phần quan trọng trong email của bạn gửi tới. Nội dung email bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề này. Nếu bỏ trống thì email của bạn có thể đi vào Spam hoặc bị xóa; và thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn. Đây là một nguyên tắc cơ bản trong khi viết email ứng tuyển nhưng thường bị các ứng viên đặc biệt là những người lần đầu đi xin việc bỏ qua

Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí; hãy chắc chắn bạn bao gồm công việc bạn ứng tuyển ở dòng tiêu đề. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rõ vị trí bạn đang quan tâm. Khi bạn càng cụ thể về điều này thì email của bạn càng có cơ hội được xem cao hơn.

Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn đặt tiêu đề email theo cú pháp họ đắt ra nhưng nếu nhà tuyển dụng không đề cập tới, bạn có thể có một số cách như sau:

• Ứng tuyển nhân viên kế toán – Nguyễn Văn A
• Ứng tuyển cho vị trí nhân viên bán hàng
• Hỏi về công việc – Nguyễn Văn A
  
  

2. Nội dung email

Rất nhiều bạn thắc mắc về cách viết mail ứng tuyển hay chính là phần nội dung email đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường chưa biết phải viết email xin việc ra sao để “lấy lòng” nhà tuyển dụng. Trong phần nội dung email, các bạn sẽ trình bày ngắn gọn giới thiệu sơ qua về bản thân mình, vị trí mong muốn ứng tuyển. 

Mở đầu email, nếu bạn đã có tên của người liên lạc cụ thể; hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,). Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới; bạn có thể viết Dear Hiring Manager. Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp.

Khi bạn ứng tuyển một vị trí công việc qua email; nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung email hoặc viết phần thân của thư xin việc. Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word.

Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển; hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích viết của email là gì.

Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn; không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. Phần đầu thư là phần chào hỏi; kết thúc thư là ký tên của mình. Ví dụ: Nếu bạn gửi email cho công ty nước ngoài thì cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ có phần kết thúc như sau:

Many thanks and best regards,

Lan

Hoặc nếu bạn gửi email cho nhà tuyển dụng trong nước thì bạn chỉ cần viết đơn giản: 

Trân trọng!

Lan

3. Chữ ký email (email signature)

Chữ ký là một trong những phần quan trọng khi viết email ứng tuyển. Chữ ký giúp người đọc mail biết bạn là ai và giúp họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Một email signature được đặt ở cuối mỗi email và bao gồm tên; địa chỉ; email; số điện thoại để người tuyển dụng có thể thấy để dễ dàng liên lạc với bạn.

Sau đây là hướng dẫn cách tạo email signature ở gmail:

• Trong gmail của bạn Click vào Settings
• Đi tới General
• Kéo xuống ở mục Signature
• Gõ phần chữ ký ở text bao gồm họ tên; địa chỉ; email; số điện thoại; địa chỉ linkedin(nếu có). Hoặc họ tên; ngành học; trường học; email; số điện thoại. Họ tên, email, số điện thoại là phần quan trọng không thể thiếu để giúp người nhận mail có thể biết bạn là ai và dễ dàng liên lạc lại với bạn. Email Signature tốt nhất không nên quá 5 dòng. Ví dụ:

Nguyễn Văn A

Email:…

Phone:…

LinkedIn:…

• Có thể format hoặc chèn thêm hình ảnh ở thanh công cụ ngay trên phần text lúc tạo chữ ký.
• Có thể add một quote yêu thích của bạn nếu muốn
• Tích vào ô: “Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it” ở ngay dưới phần text để phần chữ ký hiển thị bên dưới nội dung trả lời mới nhất. Nếu không tích vào ô này phần chữ ký sẽ nằm bên dưới nội dung email cũ mà bạn trả lời; bạn sẽ lại phải mất công copy và paste lại. Do vậy hãy tích vào ô này để người nhận có thể phân biệt được đâu là chữ ký của bạn và đâu là chữ ký thư của người khác.
• Click vào Save Changes
  
  

4. Cách đặt tên file khi viết email ứng tuyển

Khi bạn gửi email ứng tuyển; tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì. Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn. Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến; nếu chỉ đặt như thế họ sẽ khó biết đó là cover letter letter hay CV của ai. Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt có cả tên nội dung file và tên của bạn. Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A; CV Marketing_Nguyễn Văn A

5. Kiểm tra trước khi gửi email

Tốt nhất bạn nên gửi cho chính bạn trước để kiểm tra lại format và nội dung; đọc lại và kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi chính thức cho nhà tuyển dụng.

Cuối cùng, bạn nhớ là đặt nick email của bạn thật nghiêm túc; tránh những nick name như [email protected], [email protected].

Viết email ứng tuyển không phải là một việc quá phức tạp nhưng bạn vẫn cần lưu ý một số nguyên tắc như đã nêu ở trên. Có một email xin ứng tuyển đúng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội trúng tuyển.

 -----------------------

(*) Follow Facebook TopTip - Chia Sẻ Bí Kíp Học Tập, Nghề Nghiệp, Cuộc Sống Thú Vị để đọc các bài viết khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(**) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại TopTip để chia sẻ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại đây 

(***) Trở thành Đại sứ truyền thông TopTip tại đây