Youth Confessions@Kỹ Năng
5 năm trước
[Youth Confessions] Chia Sẻ Của Cựu Sinh Viên Quản Trị Kinh Doanh Theo Nghề Điều Hành Tour Du Lịch
Đối với tôi mà nói thì
việc tổ chức điều hành 01 tour dù nhỏ hay lớn đều rất khó, tùy theo tính chất
tour (tour ít khách, đông khách, tour công nhân, tour học sinh mầm non, học
sinh cấp I, Cấp 2, Cấp III và sinh viên ở các Trường Cao Đẳng Đại Học, Bác Sỹ, Cán
Bộ – CNV Chức…), mỗi công ty có một cách tổ chức khác nhau, đa dạng và muôn màu
muôn vẻ nhưng có một số Công Ty Du Lịch rập khuôn một cách khá máy móc. Để làm
một người điều hành giỏi và có trách nhiệm thật không phải dễ.
Trong bài viết này
tôi xin được chia sẻ cùng với các anh, chị và các bạn đang làm Phòng Điều Hành
kinh nghiệm mà tôi có được, tuy tôi không dám khẳng định tôi là một người điều
hành như thế nào nhưng tôi tin là những gì tôi nói ở đây sẽ giúp ích cho các
Anh, Chị và các bạn đang làm việc tại Phòng Điều Hành của Công Ty Du Lịch.
Thật ra tôi cũng mới làm hướng dẫn khoảng 2 năm nay còn trước
đó tôi được may mắn là làm điều hành khi bước chân vào làm trong ngành du lịch
năm 1999. Chắc các anh, chị và các bạn đang thắc mắc và muốn biết tôi đã làm
như thế nào. Mà Tôi lại không phải là người học chuyên về du lịch, ngành tôi học
lúc bấy giờ là Khoa Quản Trị Kinh Doanh, năm 1999 cũng là năm tôi mới tốt nghiệp,
nhưng tôi đã đi làm từ khi còn là sinh viên (năm 1995)để kiếm sống, công việc
chủ yếu của tôi là làm nhân viên bán hàng.
Tôi bước chân vào làm du lịch cũng rất tình cờ trong lúc tôi
đang thất nghiệp và gặp một số chuyện rắc rối từ phía gia đình, có thể nói tôi
mất định hướng và không biết mình làm gì. Thời gian đó tôi có 1 người bạn khá
thân làm Trưởng Phòng Điều Hành cho Tổng Công Ty Du Lịch Bến Thành, cô ấy đã mời
tôi tham gia tour du lịch tổ chức cho khách ở Miền Tây đi tham quan Miền Trung
(Huế – Đà Nẳng – Nha Trang – Phan Thiết) 8 ngày, có thể nói tour đầu tiên mà
tôi đi là tour Miền Trung, tôi đi trong vòng 6 tháng, cứ hết 8 ngày quay về Ngã
3 Dầu Giây nhận khách đi tiếp, khi về lại TP. Hồ Chí Minh, Tôi cảm thấy thích
ngành du lịch và tôi xin vào làm nhân viên kinh doanh cho 1 công ty du lịch, do
cố gắng, nhiệt tình, từ một người nhân viên bình thường, 3 tháng sau Ban Giám Đốc
Công Ty đã tin tưởng và giao cho tôi trách nhiệm điều hành Công Ty. Tôi đã gặp
rất nhiều khó khăn bởi vì tôi không nắm bất cứ 1 tuyến, điểm và cách tổ chức
tour du lịch như thế nào. Tôi đã phài học hỏi và nhờ vào sự giúp đỡ của đồng
nghiệp và bạn bè và các anh em hướng dẫ rất nhiều, tôi làm ở vị trí này được 1
năm và tôi nhận thấy khả năng và kinh nghiệm của mình còn yếu kém rất nhiều tôi
xin vào làm một công ty du lịch khác với mục đích là để học thêm kinh nghiệm về
du lịch, thời gian trôi qua và tính tới thời điểm này tôi đã làm khoảng 20 công
ty du lịch, từ công ty tư nhân đến công ty của nhà nước, công ty lớn cũng có mà
nhỏ cũng có). Tôi đã học được rất nhiều bởi vì mỗi công ty du lịch có một bộ
máy hoạt động, có một cách tổ chức và định hướng khác nhau về kinh doanh cũng
như về điều hành.
Thời gian sau này tôi chuyển qua làm hướng dẫn, và gặp rất
nhiều khó khăn và tôi hiểu thêm một điều nữa là làm hướng dẫn cũng không dễ.
Xin thưa với các anh chị và các bạn đang làm điều hành và muốn trở thành một
nhà điều hành có trách nhiệm, thật không dễ và đơn giản chút nào nhất là đối với
những đoàn lớn từ 10 xe trở lên. Như tôi đã nói ở trên, khách du lịch rất đa dạng
và tùy theo tính chất của tour, chúng ta tổ chức như thế nào cho phù hợp? Phải
bắt đầu từ khâu chuẩn bị : thứ nhất là các dịch vụ cung cấp trên tour (xe, nhà
hàng, khách sạn,điểm tham quan du lịch, nón, khăn, nước, kinh phí thực hiện
tour…tất cả đều phải đặt trước và có fax xác nhận, có bảng dự toán để trình lên
Ban Giám Đốc và bàn giao cho Hướng Dẫn Viên) phải cung cấp đúng theo yêu cầu dịch
vụ của Khách, thứ 2: lựa chọn hướng dẫn phù hợp, đoàn ít khách, từ 1 xe 45 trở
lại thì không sao nhưng nếu từ 5 – 10 xe – 20 xe – 30 xe hoặc 50 – 100 xe)thì
chúng ta cảm thấy khó khăn.
- Tổ chức thành công một đoàn từ 5 – 10 xe trở lên cũng có
những bước như làm những đoàn nhỏ. Khâu quan trọng nhất là khâu chuẩn bị, vậy
chúng ta sẽ chuẩn bị như thế nào?
- Từ 5 – 10 xe: gọi xe ở 1 đội xe lớn và hướng dẫn viên cũng
kêu theo nhóm, tốt nhất là nhóm có từ 10 hướng dẫn trở lên và chúng ta sẽ làm
việc trực tiếp với Trưởng Nhóm, không làm việc với từng cá nhân. - Từ 10 xe –
20 xe: gọi xe ở 1 hoặc 2 đội xe, yêu cầu nhà xe cử 01 người điều hành xe đến
Công Ty tham gia và điều hành xe (là nhà xe thì dễ nói chuyện với nhau hơn), Hướng
Dẫn Viên cũng gọi theo nhóm, có thể 01 nhóm hoặc 02 nhóm nhưng tốt nhất là chỉ
gọi 01 nhóm, nếu 02 nhóm thì cần có 02 điều hành. mỗi người sẽ quản lý 10 xe và
hoàn toàn độc lập về việc tham quan, ăn uống, trò chơi….Và khi họp bàn giao
tour phải chia sẽ hết những thuận lợi cũng như những khó khăn của tour, đặc biệt
là các yêu cầu của khách (ít nhất đáp ứng 90%). Trước khi đi tour, tổ chức cho
các Trưởng Xe và Hướng Dẫn mỗi xe được gặp và trao đổi với nhau. Thường thì các
trưởng nhóm hướng dẫn là người có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, vì
vậy các Anh Chị và các bạn Phòng Điều Hành hoặc Giám Đốc Điều Hành nên lắng
nghe ý kiến đóng góp của họ để Tổ Chức tour tốt hơn.
Cứ làm theo cách trên thì dù có 100 xe cũng không đáng ngại,
bởi điều hành cũng là 1 nhà quản trị và chúng ta làm việc theo hệ thống từ trên
xuống dưới, từ nhà quản trị cấp cao phân bổ công việc và trách nhiệm cho những
người quản trị ở cấp thấp hơn (Tổ Trưởng, Nhóm Trưởng…).
Nhưng … tôi đã chứng kiến nhiều tour bị bể ngay từ khâu tổ
chức, do người điều hành hoặc Giám Đốc Công Ty ôm quá nhiều việc. Sáng sớm mà
còn gọi điện cho từng hướng dẫn, từng người tài xế, chia nón, nước, gọi cho cở
sở làm bánh mì… như vậy thì không chuyên nghiệp một chút nào. Chỉ cần gọi không
được cho 1 tài xế hoặc 01 hướng dẫn là sự việc sẽ phức tạp hơn. Vậy để giảm bớt
sự rủi ro tôi xin có 1 lời khuyên dành cho cách Anh Chị và các bạn. Khi làm
tour lớn nên kêu xe ở các đội lớn và nhóm hướng dẫn, đừng dại gì gọi từng xe và
từng hướng dẫn (tốn tiền điện thoại) mà tài xế và hướng dẫn không biết nhau thì
làm việc rất khó.
Ngoài những yếu tố trên Công Ty phải có lực lượng hỗ trợ, có
những công ty bộ máy tổ chức khá đơn giản (01 giám đốc, 01 điều hành, 03 – 04
nhân viên kinh doanh) vậy thì sự thiếu hụt về nhân sự ảnh hưởng khá nhiều đến
những tour lớn, ít nhất Công Ty phải có 01 người bàn giao nón, nước, bánh mì,
01 người phụ trách xe và dán số xe kiêm cả việc hậu cần như chuẩn bị và bảo quản
dụng cụ trò chơi bãi biển, sân khấu (các bạn chớ dại bàn giao trước số xe cho
Hướng Dẫn nhé, bàn giao số thứ tự mà thui) chỉ bàn giao xe khi xe đến công ty của
khách và được dán số hẳn hoi nếu không xe sẽ không xếp theo thứ tự và khách
cũng khó tìm ra xe để lên. Còn lực lượng hỗ trợ kiêm hậu cần tìm ở dâu ra? Đó
là các sinh viên thực tập tại Công Ty, nếu công ty không có sẵn thì đến trường
du lịch mà liên hệ nhé!
Điều kiêng kỵ nhất đó là người điều hành tour mà lại không
biết về tuyến điểm, không biết khu du lịch đó ở đâu và có cái gì, nhà hàng như
thế nào, khu vui chơi như thế nào, sức chứa bao nhiêu, đồ ăn ngon, dỡ, bày biện
như thế nào. Không phải ai cái gì cũng biết hết, biết tuốt, thường thì khi làm ở
Công Ty thời gian rảnh không nhiều, vậy làm thế nào? Cách hay nhất là đi khảo
sát trước, cách thứ 2 là hỏi thăm các anh em, bạn bè và Hướng Dẫn thật kỹ về
các dịch vụ, thời gian, đường đi…) có thể giao cho 1 Hướng Dẫn có kinh nghiệm
và đã từng đi đến khu du du lịch, nhà hàng nhiều lần làm điều hành trên tour,
còn mình chỉ đi theo giám sát các dịch vụ hoặc chi trả tiền mà thôi. Vừa rùi
tui mới đi 1 tour, Giám Đốc kiêm Điều Hành, không biết đường, không biết bất cứ
dịch vụ gì của Khu Lịch, nhà hàng, điểm vui chơi…, cũng không có quy định về thời
gian. Mọi thứ đều giao phó cho Hướng Dẫn, mà Hướng Dẫn thì cũng không ai biết
ai hết, mạnh ai nấy làm, xe khi đến rước khách cũng đậu không theo thứ tự (tới
14 xe 45 lận đó) Thiệt là khổ cho Hướng Dẫn quá đi!
Một điều mà các Anh, Chị và các bạn Phòng Điều Hành cần lưu
ý: Nếu đã bàn giao trách nhiệm thì phải tin tưởng còn không thi thôi. Khi đã
bàn giao dứt khoát không được xen vào công việc của người được bàn giao, chỉ
nên góp ý khi có sự cố quan trọng còn không thì mọi việc sau tour sẽ họp rút
kinh nghiệm. và khi làm tour lớn khi nào cũng phải dự phòng xe (1 – 2 chiếc) và
Hướng Dẫn (1 – 2 người).
Đương nhiên Công Tác Phí của mỗi Hướng Dẫn và Trưởng Nhóm
cũng khác nhau (thưởng phạt phân minh nhé!), cá nhân nào làm không đúng thì “xử”
cá nhân đó, không nên dùng biện pháp “phạt cả bầy” bởi vì có những cá nhân
trong nhóm làm rất tốt, nghiêm túc và nhiệt tình. Công Ty cũng cần cho mỗi xe
01 phiếu xác nhận về số lượng, dịch vụ và hướng dẫn. Nếu các Anh Chị và các bạn
chịu khó hơn, sau giờ ăn cơm, trực tiếp đi gặp từng trưởng xe (của khách) để
nghe các ý kiến đóng góp.
Những điều mà mình đã chia sẻ với các Anh Chị và các bạn ở trên, hy vọng sẽ giúp cho Công Ty Du Lịch và Các Anh Chị trong Phòng Điều Hành Tổ Chức Tour tốt hơn. Rất mong được sự đóng góp thêm của các Anh Chị.
Ảnh: Tranh sơn mài của Bùi Hữu Dũng
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
>>> Giới trẻ Việt Nam thiếu định hướng nghề nghiệp, các anh chị hãy cùng YBOX giúp các bé một tay vì một thế hệ trẻ không lãng phí bao năm đại học bằng những chia sẻ rất thật của mình tại đây nhé: Link 🍁
(*) Đăng kí làm CTV cho dự án Youth Confessions để có cơ hội đóng góp cho cộng đồng và tích lũy thêm những kiến thức định hướng cho nghề nghiệp tại đây: Link 😍
----------------------------
Hợp Tác Cùng YBOX.VN Truyền Thông Miễn Phí - Trả Phí Theo Yêu Cầu tại http://bit.ly/YBOX-Partnership
407 lượt xem