Thư xin ngỏ tài trợ chính là bức thư mà bạn sẽ gửi đi cho những nhà tài trợ với hy vọng rằng họ sẽ tài trợ cho chương trình của bạn. Có thể hiểu một cách đơn giản hơn thì đây chính là thư ngỏ xin tài trợ. Khi mà bạn muốn thực hiện một chương trình hay hoạt động nào đó, ví dụ như: Muốn tổ chức sự kiện chương trình trung thu cho trẻ em, chương trình đấu giá từ thiện, chương trình âm nhạc... nhưng mà kinh phí dự trù để thực hiện cho chương trình đó bạn không có. Cũng có thể quy mô của chương trình đó quá lớn mà bạn thì không có đủ khả năng thì lúc này bắt buộc bạn phải viết mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí để gửi đến những nhà tài trợ lớn hơn. Họ sẽ cung cấp và tài trợ cho bạn về tiền hoặc cũng có thể là vật chất, trang thiết bị để thực hiện chương trình đó.