Hôm rồi, tôi có gọi điện tám chuyện với một chị bạn. Chị là một trong số những người nổi bật trong vòng bạn bè của tôi. Nổi bật từ thời còn đi học. Học sinh trường chuyên Phan Ngọc Hiển (Cà Mau), sinh viên trường Đại học Cần Thơ (chuyên ngành bằng tiếng Anh), đi du học Israel, IELTS khủng, được tuyển thẳng vào chương trình Thạc sĩ ở Đại học Nha Trang mà không cần phải thi tuyển,... Trong mắt tôi, chị là một cô gái vô cùng tuyệt vời. Chúng tôi đã có những cuộc trò chuyện rất thú vị về đủ mọi chủ đề. Cho đến khi tôi nói rằng tôi cảm thấy chị quản lí thời gian thật tốt. Chị lại cười xòa và dành cho tôi một lời cảm ơn thật đáng yêu. Chị kể, cũng là nhờ anh N (người yêu của chị), cứ mỗi lần chị than thở là ảnh (anh ấy) lại bảo chị học cách sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả hơn. Anh N là một thanh niên tài tú trong cộng đồng khởi nghiệp trẻ. So với tuổi, ảnh đạt được rất nhiều thành tựu đáng ngưỡng mộ nên phải công nhận ảnh quản lý thời gian rất tốt, không phải bàn cãi nữa. Chị T và anh N là một đôi “kim đồng ngọc nữ” mà tôi vô cùng ngưỡng mộ. Nhưng từ câu chuyện của chị, tôi chợt nhận ra, một người trẻ ưu tú như chị cũng từng gặp phải khó khăn trong việc quản lý thời gian thì đây quả thật là vấn đề không của riêng ai. Riêng ai ở đây là tôi đang nói đến những người trẻ hai mấy tuổi như chúng tôi đấy, chứ không phải những người đã thành công ở ngoài kia.

Chợt nhớ lại một lần nọ, tôi có nghe một podcast của một influencer về quản lý thời gian. Người đó có nói đại ý rằng: Quản lý thời gian không phải là chuyện quan trọng. Quan trọng là mình hoàn thành được những đầu việc quan trọng trong ngày (quy luật 80/20), thì dù mình quản lý thời gian tệ một chút cũng không có ảnh hưởng gì.

 Tôi rất tâm đắc với những chia sẻ chân thành của người influencer đó. Nhưng có lẽ vì bản thân ôm đồm quá nhiều việc nên vẫn gặp một vài rắc rối trong việc sử dụng thời gian hiệu quả. Từ đó, tôi nhận ra rằng, bên cạnh những mẹo hữu ích từ người nổi tiếng, bản thân mỗi người cũng cần tự sáng tạo ra một số mẹo riêng cho mình.

Sau nhiều trải nghiệm đau thương, tôi cũng đúc rút ra được một vài kinh nghiệm cá nhân trong việc sử dụng thời gian hiệu quả. Đối với bản thân tôi, chúng vô cùng hữu ích. Nếu bạn cảm thấy điều nào phù hợp với bạn thì hãy thử áp dụng nhé!

1. Không nhập nhằng giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân

Một thời gian dài làm việc work-from-home, giới hạn về hai khung thời gian này của tôi có lúc bị mờ nhạt và nhập nhằng. Có lúc tôi làm việc lấn sang thời gian nghỉ ngơi và sinh hoạt cá nhân. Có lúc đang làm giữa chừng thì lại có một việc không liên quan nào đó cắt ngang và khiến tôi tiêu tốn khá nhiều thời gian... và nhiều chuyện dở khóc dở cười khác.

Chính việc không phân định rõ giữa thời gian làm việc và thời gian dành cho cá nhân khiến hiệu suất công việc của tôi bị giảm sút đáng kể. Nhiều lúc ngồi tính toán lại nghiêm túc mới thấy thời gian mình thực sự làm việc không nhiều như mình đã nghĩ.

Cho nên để tránh sai lầm trên, điều tiên quyết là phải phân định rõ thời gian làm việc và thời gian dành cho cá nhân. Phân định cụ thể khung thời gian cho từng công việc tương ứng, không xâm lấn thời gian của việc này sang việc kia. Nếu có việc đột xuất, vi phạm cam kết trên thì phải có sự đền bù tương xứng vào một khoảng thời gian dự trữ trong ngày.  

2. Đừng biến mình trở thành người ăn cắp thời gian của chính mình

Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Tôi từng là người ăn cắp thời gian của chính mình. Cái tính tham công tiếc việc của tôi đã khiến tôi phải nếm trải một bài học rất đau đớn. Vì tâm lý muốn làm được nhiều việc hơn, có những hôm tôi cố gắng thức khuya để làm nốt công việc còn đang dang dở vì sợ ý tưởng của mình “lạc trôi đi mất”. Đến khi nhìn lại thấy đồng hồ đã điểm 1,2h sáng.

Sau đó thì sao? Buổi sáng tôi không thể nhấc người dậy nổi khỏi giường trước 9h sáng. Vì bắt đầu làm việc buổi sáng trễ nên tôi thường kết thúc công việc lúc 1, 2h chiều và rệu rã suốt cả buổi chiều, không thể làm việc hiệu quả trước màn hình máy tính. Sau giờ cơm tối, tôi lại lao đầu vào công việc, cảm thấy áy náy vì hôm nay mình chẳng làm được gì nên tôi lại cố gắng thức đến 1, 2h sáng để làm nốt. Và một vòng luẩn quẩn cứ thế tiếp tục.

Người ta từng nói: “Già quá hóa non”. Tôi từng tính toán tỉ mỉ, nếu mình cố gắng thức khuya hơn một chút thì mình có thể giải quyết thêm nhiều công việc hơn một chút. Buổi sáng mình sẽ dậy sớm để bắt đầu một ngày mới thật năng suất. Nhưng sự thật tôi rất hiếm khi thức khuya mà vẫn dậy sớm được. Tôi nhận ra thể chất của mình ít nhất phải ngủ đủ 8 tiếng mới có thể tỉnh táo và làm hiệu quả. Tôi không giống như nhiều người khác, một ngày chỉ cần ngủ 5, 6 tiếng. Thật ra, tôi vẫn có thể thức khuya dậy sớm, nhưng thông thường sẽ là cảnh tượng: tôi dậy sớm để làm việc rồi không lâu sau đó thể nào hai mắt cũng díp lại. Và tôi phải mất khoảng vài tiếng nữa để ngủ bù, nạp đủ năng lượng trở lại.

Nên ngẫm đi ngẫm lại, tôi thấy hóa ra chính mình là người ăn cắp thời gian của chính mình. Tôi “ăn cắp” thời gian của chính mình, để rồi phải hoàn trả bằng khoảng thời gian tương ứng trong tương lai gần của mình.

Thế nên, sau dạo đó, việc duy trì một nhịp sinh học phù hợp và tạo một nề nếp sống khoa học đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn.

3. Bắt đầu bằng những nhiệm vụ quan trọng và khó khăn trước

Nghe có vẻ ngược đời với nhiều người. Nhưng đây quả thật là một cách làm việc hiệu quả. Nói theo ngôn ngữ thông dụng của phương pháp này, chính là “ăn ếch” (eat the frog). Phương pháp này đã được rất nhiều người thành công chia sẻ. Và khi áp dụng vào cuộc sống của mình tôi cũng cảm thấy nó vô cùng hiệu quả.

Chúng ta thường có xu hướng trì hoãn và né tránh những nhiệm vụ khó khăn và phức tạp (nhưng khổ nỗi những nhiệm vụ này đa phần là những nhiệm vụ quan trọng) để tận hưởng cảm giác dễ chịu mà mình đang có. Nhưng sự thật, đó là một điều thiếu khôn ngoan. Cố trì hoãn và né tránh nhiệm vụ quan trọng và phức tạp, chỉ càng khiến bạn cảm thấy nặng nề và bất lực hơn mà thôi. Trong lúc làm những việc đơn giản khác, bị vẫn nhớ đến nó. Trong lúc nghỉ giải lao, bạn vẫn nghĩ đến nó - một công việc quan trọng mà bạn chưa hoàn thành. Trong lúc giải trí, bạn vẫn bị ám ảnh bởi nó - một công việc quan trọng mà bạn trì hoãn. Thế nên cho dù bạn đang làm gì, tâm trí của bạn đều không hoàn toàn tập trung và, niềm vui của bạn đều không trọn vẹn. Nghiên cứu cho thấy, chất lượng của các hoạt động thần kinh sẽ giảm sút khi bạn bị ám ảnh bởi những nhiệm vụ mà mình đang trì hoãn.

Đầu ngày là khoảng thời gian tinh thần con người minh mẫn và làm việc hiệu quả nhất. Vì vậy, hãy tận dụng khoảng thời gian lí tưởng này để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất trong ngày. Nếu bạn có nhiều đầu công việc quan trọng và phức tạp, thì hãy đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên của chúng để có thể dễ dàng hơn khi thực hiện phương pháp này nhé!

Điều tuyệt vời khi “ăn ếch” vào buổi sáng, đó là khi hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và phức tạp, bạn sẽ cảm thấy rất tự hào về bản thân. Nguồn năng lượng tích cực đó sẽ tiếp thêm động lực để bạn hoàn thành các đầu công việc tiếp theo. Và khi đó, sau khi đã hoàn thành công việc khó nhất, bạn sẽ có một tinh thần thoải mái hơn với list công việc phía sau. Nếu sắp xếp tốt, bạn sẽ lời ra thêm một khoảng thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn. Điều đó khiến khoảng thời gian nghỉ dưỡng và giải trí của bạn được nới ra thêm. Năng lượng của bạn được tái tạo tốt hơn và bạn sẽ bắt đầu công việc vào ngày hôm sau hiệu quả hơn.  

Tuy nhiên, vào một số ngày tâm trạng ẩm ương hoặc dù bạn đã cố gắng ngồi vào bàn và “nghiêm túc ăn con ếch của mình” nhưng không thể nào ăn nổi nó thì bạn có thể linh hoạt chiến thuật một chút. Bắt đầu bằng bất cứ việc gì khiến bạn thoải mái và thích thú. Sau khi “nuông chiều” bản thân mình, bạn sẽ dễ dàng hơn để trở lại chiến đấu với “con ếch” của mình. Không nên quá cứng nhắc với những nguyên tắc của mình. Tuy nhiên, không nên lạm dụng, chỉ nên linh hoạt trong những trường hợp cần thiết.

Sử dụng thời gian hiệu quả là một môn nghệ thuật đỉnh cao. Tôi nhận ra rằng mình cần phải học và tinh chỉnh mỗi ngày để tìm ra những phương pháp sử dụng thời gian phù hợp nhất với mình. 

Tác Giả: Nguyễn Thị Thùy Dung, Học viên @ Trường Đại học Sư Phạm TP. Hồ Chí Minh

Kết bạn và theo dõi facebook của tác giả tại link: https://www.facebook.com/hoadatphat.6296

--------------------------------

Bạn đam mê viết lách, nhận giải thưởng (tổng giá trị +22,000,000 VNĐ / tháng, sách, chứng nhận Social Impact Awards) và muốn được tạo thương hiệu cá nhân tới hàng triệu người trong cộng đồng của YBOX.VN? Xem chi tiết tại link: http://bit.ly/TrietHocTuoiTre-Info

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Cuộc thi Triết học Tuổi trẻ do Ybox đồng sáng lập và tổ chức. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Tên tác giả - Nguồn: Triết Học Tuổi Trẻ". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.