Trung tâm Phát triển Sức khỏe Bền vững (VietHealth) là một tổ chức phi chính phủ Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực y tế và sức khỏe cộng đồng, đặc biệt về sức khỏe tình dục và sinh sản, chăm sóc sức khỏe ban đầu, chăm sóc sức khỏe bà mẹ và trẻ em, phát hiện và phục hồi chức năng cho người khuyết tật. VietHealth xây dựng những quan hệ bình đẳng và tin cậy với các đối tác thuộc chính phủ, các cấp địa phương và các tổ chức xã hội trong và ngoài nước có chung mối quan tâm. VietHealth có khả năng hợp tác với những đối tác khác nhau để cung cấp các chương trình/dự án, dịch vụ hiệu quả, chuyên nghiệp và bền vững với chất lượng cao.

Vị trí: Trợ lý dự án - Lễ tân

Địa điểm: Văn phòng VietHealth

Chịu trách nhiệm: Quản lý Văn phòng

I. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

Trợ lý dự án kiêm Lễ tân chịu trách nhiệm giao dịch, thông tin với cá nhân/đơn vị ngoài VietHealth; Theo dõi, quản lý công văn, giấy tờ và lưu trữ hồ sơ tại Bộ phận Văn phòng, thực hiện công tác hậu cần, thanh quyết toán việc mua sắm của bộ phận Văn phòng và hỗ trợ một số công việc của Dự án; Chịu sự chỉ đạo phân công trực tiếp của Quản lý Văn phòng.

Vị trí này làm việc tại Văn phòng Trung tâm.

II. PHẠM VI CÔNG VIỆC

1. Công việc chuyên môn

Trực lễ tân, trực điện thoại, đón tiếp khách, cung cấp thông tin cơ bản, hướng dẫn tới các bộ phận liên quan, liên lạc và sắp xếp để khách có thể làm việc với các bộ phận khác.

Theo dõi, quản lý công văn, giấy tờ đi/đến, hồ sơ lưu trữ tại Bộ phận Văn phòng.

Tham gia soạn thảo công văn, sao chụp, chuyển phát và trao đổi tài liệu với các bộ phận trong Trung tâm và các đơn vị bên ngoài.

Chấm công, theo dõi thời gian làm việc và các giấy tờ nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ không lương của cán bộ/nhân viên Trung tâm.

Thực hiện công tác hậu cần, mua sắm nhỏ và thanh quyết toán: văn phòng phẩm, tạp phẩm, thư từ, điện nước, điện thoại, internet, vé máy bay, taxi, thuê ô tô đi lại v.v...

Tham gia soạn thảo, thực hiện thủ tục trình thẩm định hồ sơ phê duyệt dự án với các đơn vị liên quan, đối tác địa phương và cơ quan chủ quản;

Hỗ trợ biên dịch tài liệu, phiên dịch trong một số cuộc họp với khách nước ngoài và các chuyến đi thực địa theo yêu cầu của Quản lý Văn phòng hoặc Quản lý dự án.

Tham gia soạn thảo, chỉnh sửa hợp đồng với đối tác hoặc dịch vụ tư vấn của Trung tâm và của Dự án theo yêu cầu của Quản lý Văn phòng hoặc Quản lý dự án.

Tham gia soạn thảo Hợp đồng lao động hàng năm của cán bộ, nhân viên; Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, thực hiện các thủ tục giao dịch về BHXH, BHYT, BHTN của cán bộ/nhân viên Trung tâm với cơ quan bảo hiểm phụ trách đơn vị.

2. Các công việc khác

Phối hợp, hỗ trợ các bộ phận/ phòng ban khác đảm bảo triển khai hiệu quả các công việc và đảm bảo tuân thủ theo Quy chế Hoạt động của Trung tâm.

Gặp gỡ, làm việc với các đối tác bên ngoài có liên hệ trực tiếp hay gián tiếp tới công việc hoặc theo chỉ đạo cụ thể của Quản lý Văn phòng.

III.YÊU CẦU TRÌNH ĐỘ VÀ KỸ NĂNG

• Có kinh nghiệm làm công việc hậu cần hành chính, lễ tân và trợ lý dự án.
• Ngoại hình dễ nhìn, có kỹ năng giao tiếp hiệu quả, trao đổi thông tin ngắn gọn, rõ ràng.
• Kỹ năng sử dụng máy vi tính, thiết bị văn phòng: photocopy, máy fax, điện thoại, scanner.
• Sử dụng thành thạo các ứng dụng soạn thảo văn bản, email, power point, excel.
• Tiếng Anh trình độ từ sơ cấp trở lên, ưu tiên ứng viên có kỹ năng phiên dịch và biên dịch.
• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm .
• Làm việc định hướng kết quả, chịu trách nhiệm.

IV. CÁCH ỨNG TUYỂN

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV bằng tiếng Anh cùng bản sao các chứng chỉ, giấy tờ liên quan đến email [email protected] trước 17h, ngày 5/5/2017

VietHealth chỉ liên hệ với các ứng viên đạt yêu cẩu (trong vòng 2 tuần kể từ ngày 5/5/2017)

Xem thêm tại tệp đính kèm: Project Assistant cum Receptionist