Trong môi trường công sở, việc đối mặt với sếp, đồng nghiệp và khách hàng là không thể tránh khỏi. Nếu may mắn, nhân viên có thể có cơ hội thăng tiến và mở rộng các mối quan hệ. Nhưng nếu cuộc sống của họ không suôn sẻ, mỗi ngày trôi qua ở văn phòng sẽ không khác gì một cực hình. Nghệ thuật giao tiếp để thành công nơi công sở của Leil Lowndes không thể loại bỏ mọi khó khăn trong cuộc sống của nhân viên văn phòng, nhưng ít nhiều đưa ra lời khuyên để ít gây xung đột nhất có thể. Cuốn sách sẽ gợi ý những thủ thuật để giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, đồng thời hướng dẫn độc giả phương pháp để tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt mọi người. 

1. Vài nét về tác giả Leil Lowndes: 

Leil Lowndes (sinh năm 1950) là một trong số những nhà nhà tâm lý học và nhà diễn thuyết có ảnh hưởng lớn nhất tại nước Mỹ hiện nay. Bà được mời làm diễn giả tại các sự kiện ở những công ty và tập đoàn lớn của Mỹ. Lowndes là tác giả của những cuốn sách nổi tiếng về kỹ năng giao tiếp trong công việc, quan hệ xã hội và tình yêu - trong đó có nhiều đầu sách đã được dịch ra 26 thứ tiếng. Các tác phẩm ấn tượng nhất của bà có thể kể đến Nói cho hay, kết giao cho khéo, Tán tỉnh bất cứ ai và Nghệ thuật giao tiếp để thành công nơi công sở.

2. Tự tin để nổi bật:

Tự tin hẳn là ấn tượng ban đầu của mọi người xung quanh đối với bạn trong mọi hoàn cảnh. Tuy nhiên, tâm lý chung của phần lớn ứng viên trong ngày xin việc là lo lắng và bất an. Điều đó sẽ gây bất lợi cho bạn: khi nhìn thấy bạn thu mình và tự ti, nhà tuyển dụng sẽ cảnh giác với bạn và chú ý đến từng lỗi nhỏ nhặt nhất. Vì vậy, chẳng có gì là đáng xấu hổ nếu bạn bước vào văn phòng với một phong thái ung dung và điềm tĩnh.

Ấn tượng ban đầu là chưa đủ, vì bạn sẽ còn phải gặp gỡ đồng nghiệp của mình mỗi ngày. Hình ảnh đầu tiên mà họ thấy khi bạn bước vào cơ quan mỗi ngày có ảnh hưởng rất lớn đến suy nghĩ của họ về bạn trong quá trình làm việc. Lowndes đã lấy ví dụ về một người đi làm muộn: một tay cầm cốc cà phê uống dở, một tay ôm xấp tài liệu, đang lóng ngóng tìm chiếc thẻ chấm công. Hình ảnh đó thể hiện bạn là một người vụng về và thiếu chuyên nghiệp trong công việc. Thay vào đó, bạn hãy sắp xếp mọi tư trang ngay ngắn và bỏ đi những thứ không cần thiết (vứt cốc cà phê đi chẳng hạn) - như vậy bạn có thể đi vào văn phòng thoải mái hơn. Luôn luôn bước vào văn phòng với một phong thái vui vẻ và thư thái, như vậy sẽ khiến bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp. Như tác giả đã nhắc nhở:

Cái nhìn thoáng qua đầu tiên khi bạn bước qua ngưỡng cửa mỗi sáng cũng tạo ra một cú đấm đủ uy lực và có thể lay động ấn tượng trong mắt các đồng nghiệp suốt cả ngày. Nếu thái độ của bạn gây ấn tượng với đồng nghiệp và sếp ngay từ cái nhìn đầu tiên, nó sẽ lưu vào bộ nhớ của họ và tác động tới những lần tương tác tiếp sau. 

Điều thứ ba mà nhân viên tự ti hay mắc phải chính là đánh giá thấp vị trí hiện tại của họ. Lowndes đã kể câu chuyện về buổi ăn trưa trong căng tin ở một công ty đối tác. Khi tác giả hỏi cô gái ngồi đối diện mình - một người bẽn lẽn đang ngồi một mình - cô rất sốc khi cô gái chỉ nói nhỏ nhẹ: “Tôi chỉ là nhân viên lễ tân”. Cô gái trả lời như thể công việc lễ tân là không quan trọng so với những vị trí khác. Nhưng Lowndes thì suy nghĩ ngược lại: nhân viên lễ tân là vô cùng quan trọng, bởi lẽ tất cả mọi người khi bước vào sảnh công ty - từ khách hàng cho tới nhân viên - đều sẽ gặp họ đầu tiên. Nói cách khác, họ chính là bộ mặt của công ty - với thái độ và lời nói phần nào thể hiện cho người ngoài thấy phong cách công ty. Mỗi người trong công ty có một vai trò đặc thù không thể thay thế. Do đó, thay vì hạ thấp vị trí của bản thân, sẽ tốt hơn nếu bạn phát huy và giới thiệu về vai trò của mình. Như Lowndes đã chỉ ra:

Nói “Tôi chỉ là...” bất cứ điều gì đồng nghĩa với việc tự ràng buộc bản thân và nghĩ rằng bạn xấu hổ với công việc của mình.

Cuối cùng, sự tự tin cũng được thể hiện qua cách viết email và trò chuyện trực tuyến. Đa phần mọi người thường sử dụng những cụm từ mang ý nghĩa “không chắc chắn” và “hạ mình” - không chỉ trong văn viết mà còn trong văn nói. Chúng được Lowndes gọi chung là “ngôn từ yếu đuối”: “Đây chỉ là một suy nghĩ”, “Xin lỗi đã làm phiền bạn”, ”Đại loại như”, “Tôi có thể”,... Đôi khi những cụm từ này sẽ rất hữu dụng khi bạn muốn giữ phép lịch sự, nhưng có lúc nó sẽ khiến đối phương khó chịu và nghi ngờ năng lực của bạn. 

3. Quan tâm để kết nối:

Làm sao để có một mối quan hệ tốt với đồng nghiệp? Như mọi mối quan hệ xã hội khác, mối quan hệ này phải được xây dựng bởi sự chân thành của cả hai phía. Để có thể hình thành sự chân thành ấy nên lưu ý những điều sau đây.

Lưu ý đầu tiên là những lời cảm ơn. Nếu giả sử sếp của bạn nói: “Cảm ơn bạn vì đã đưa tập tài liệu sáng nay nhé”, bạn sẽ thấy lời cảm ơn đó rất đáng quý, nhưng nó sẽ sớm phai nhạt trong tâm trí bạn bởi nó không có gì khác biệt với một lời cảm ơn thông thường. Tuy nhiên, nếu sếp đến thẳng bàn của bạn và nói câu này, tôi đảm bảo bạn sẽ thấy lâng lâng đến khó tả: “Cảm ơn bạn vì đã đưa tôi tập tài liệu sáng nay nhé. Hôm qua kho lưu trữ lộn xộn thế mà bạn vẫn ở lại cả tối cho đến khi tìm được nó. Không có tập tài liệu này là rắc rối lắm, vì vậy tôi rất cảm kích việc bạn đã làm.” Đây chính là dụng ý của Lowndes:

Bất cứ khi nào một đồng nghiệp hay cấp dưới làm rất tốt hoặc giúp đỡ bạn, hãy khen ngợi. Dành thêm vài giây cho điều này. Đưa đẩy nó thêm một chút. Nói ho người đó biết việc đó ảnh hưởng đến bạn như thế nào và tại sao bạn lại cảm thấy biết ơn. 

Lưu ý thứ hai - đôi mắt là cửa sổ tâm hồn. Chỉ với đôi mắt - cộng thêm đôi lông mày, con người có thể diễn đạt được rất nhiều điều mà không nhất thiết phải dùng đến lời nói. Khả năng giao tiếp bằng mắt là lợi thế cực kỳ hữu ích - nhất là khi bạn trở thành lãnh đạo, hoặc khi bạn thường xuyên phát biểu trước công chúng. Tuy nhiên, nếu bạn không cẩn thận, đôi mắt sẽ vô tình tố cáo những điều bạn muốn giấu kín khi giao tiếp với người xung quanh. Có thể bạn thấy ý kiến của một đồng nghiệp là khó chấp nhận được, nhưng đừng bộc lộ sự chán nản hay coi thường ra bên ngoài sẽ khiến cho mọi người ngần ngại khi tiếp xúc với bạn. Như Lowndes đã nhận định:

Thành công che giấu điều đó (cảm giác khó chịu) cho thấy bạn có phẩm chất lãnh đạo và biết cách duy trì mối liên kết với nhân viên. Khi đã thành thạo nghệ thuật giao tiếp bằng mắt, bạn sẽ được tưởng thưởng xứng đáng bằng sự giúp đỡ và tôn trọng của mọi người.  

Điều cuối cùng - một điều cực kỳ quan trọng và nhạy cảm trong mọi môi trường - tình bạn nơi công sở. Bạn bè là cần thiết - bởi họ khiến cuộc sống tràn ngập niềm vui và kéo con người khỏi những cảm xúc tiêu cực như cô đơn hay căng thẳng. Tuy nhiên, chọn bạn cũng là một nghệ thuật - có những người có thể cùng bạn trút bầu tâm sự, có những người thì quá tọc mạch. Những người tọc mạch mới là mối nguy hại bởi nếu bạn để lộ điểm yếu hay quá khứ của mình, họ có thể lợi dụng chúng để uy hiếp bạn. Hãy tưởng tượng sẽ ra sao nếu cấp trên vô tình biết được bạn đã từng phải cai nghiện - lúc đó thì bạn chỉ mong có thể trốn đi. Vì vậy, bạn cần chắc chắn về người mình muốn tin tưởng. Ngoài ra, nếu bạn quá gần gũi với một người khác cấp bậc, việc mọi người bàn tán là điều không thể tránh khỏi. Nếu bạn gần gũi với cấp dưới, những đồng nghiệp khác sẽ cho bạn là người thiếu công bằng. Còn nếu bạn quá thân thiết với cấp trên, nhiều người sẽ cho rằng bạn là một kẻ xu nịnh đang cố ngoi lên. Để giải quyết vấn đề này, Lowndes đã gợi ý:

Dù vẫn nên tận hưởng các mối quan hệ trong công việc, bạn hãy cẩn thận để tránh bè phái, đàm tiếu và ghen ghét, cũng đừng cung cấp cho người bạn nơi làm việc quá nhiều thông tin cá nhân, nghĩa là bất cứ điều gì bạn cảm thấy không thoải mái khi giãi bày với toàn thể công ty.    

4. Rành mạch là nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp:

Về mặt lý thuyết, giao tiếp rành mạch trong công việc là một quá trình đơn giản: bạn phải khiến cho sếp và đồng nghiệp hiểu được bạn đang muốn trình bày điều gì. Tuy nhiên, có một việc mà bạn cần lưu ý: trong quá trình giao tiếp, bạn phải đóng vai trò của cả người nói lẫn người nghe. Người nghe phải lắng nghe ý kiến của đối phương và suy nghĩ về nó, mặc dù đây không phải là một việc dễ dàng bởi nó khiến bạn dễ nản chí. May mắn thay, con người được tạo hóa phú cho khả năng ghi nhớ 50% những gì họ đã nghe và nhìn thấy. Với điều kiện, thay vì tiếp nhận âm thanh đơn thuần, bạn có thể dùng trí tưởng tượng của mình để hình dung về nội dung của lời nói. Giống như khi bạn đang xem một bộ phim - những hình ảnh, màu sắc, chuyển động làm nền tảng hỗ trợ cho âm thanh. Như Lowndes đã giải thích:

Lúc bấy giờ, bạn sẽ không có thời gian để buồn chán, bởi vì bạn không thể khiến quá trình suy nghĩ của mình chậm lại một khi đã tăng tốc! Bạn đang kéo những từ ngữ tẻ nhạt của cô ấy ra thế giới ba chiều rõ ràng, điều này khiến việc lắng nghe trở nên thú vị và đáng nhớ hơn nhiều. 

Có những khi, việc giao tiếp sẽ thất bại bởi đối phương không thể hiểu bạn muốn truyền đạt điều gì, hoặc hiểu sai điều bạn muốn truyền đạt. Giao tiếp tốt là khi một vấn đề được trình bày rành mạch và chắc chắn được hiểu chính xác. Để thực hiện được điều này, người nói cần có bằng chứng cho thấy đối phương đã hiểu - có thể chỉ là một cái gật đầu hoặc một câu: “Tôi hiểu rồi”. Nếu chỉ đặt mọi từ ngữ của bạn vào một miếng bít tết đông lạnh thì không có nghĩa người nghe sẽ hiểu được phải rã đông, nấu lên rồi mới ăn được. Nếu có những rắc rối phát sinh, bạn không những không thể trách móc họ, ngược lại tất cả những gì bạn nhận được sẽ chỉ là: “Bạn chưa bao giờ dặn tôi như thế!”. Như lời khuyên của Lowndes:

Chờ đợi điều đó (sự thấu hiểu) cũng xứng đáng với thời gian quý báu để tìm cách tránh hoài nghi, tức giận hoặc buộc tội về sau - “Bạn chưa bao giờ nói điều đó”. Nếu bạn không thấy tín hiệu ấy, hãy tiếp tục nói cho đến khi bạn chắc chắn rằng họ đã hiểu. 

Vậy làm sao để khiến cho những khái niệm phức tạp trở nên dễ tiếp thu hơn? Quy tắc cơ bản chính là bạn phải nắm chắc về trình độ của người đang giao tiếp với bạn. Những người thuộc những chuyên ngành khác nhau có những cách tư duy khác nhau, do đó nói chuyện với tất cả mọi người bằng cùng một ngôn ngữ là rất khó khăn. Điển hình là trải nghiệm của Lowndes tại một hội thảo dành cho doanh nhân khởi nghiệp. Khi có một doanh nhân đặt câu hỏi, người thuyết trình đã nói anh ta sẽ trả lời sau và tiếp tục nói “với tốc độ ánh sáng”. Kết quả là, doanh nhân đặt câu hỏi đã rời đi mà không đợi câu trả lời, và rất nhiều người cũng đã rời đi nhanh chóng. Người thuyết trình đã khiến người nghe do dự và xấu hổ đến mức không dám đặt câu hỏi. Thay vì để việc này xảy ra, người nói nên khuyến khích người nghe phản hồi và đặt câu hỏi. Đây là lời khuyên từ tác giả dành cho bạn:

Tôi thực sự phát hiện ra một điều quan trọng, củng cố cho việc làm thế nào để không phải giao tiếp và làm thế nào để không phải giải thích khái niệm cho đồng nghiệp. Điều đó bắt đầu từ việc không giả định bất cứ điều gì! Bạn cần phải khuyến khích người nghe phản hồi và đặt câu hỏi. Nhiều người thường không thích thừa nhận sự thiếu hiểu biết trước mặt đồng nghiệp, vì vậy hãy làm cho họ cảm thấy thoải mái.  

5. Làm sao để gây dựng uy tín?

Trung thực là nguyên tắc cơ bản để có thể xây dựng uy tín nơi công sở. Tuy nhiên, với một số cử chỉ - tôi đang nói đến những cử chỉ vô ý - có thể khiến đối phương hiểu lầm rằng bạn đang nói dối họ. Lowndes đã kể lại hai câu chuyện về hai đồng nghiệp của cô: một người phụ nữ liếm môi vì bị cháy nắng và một người đàn ông xoa gáy vì bị giãn dây chằng cổ. Nếu Lowndes không hỏi rõ lý do, cô cũng sẽ tin rằng họ đang nói dối cô về công việc họ đã làm ở công ty. Đôi lúc, điều này thể hiện sự bối rối thay vì sự dối trá - nhất là khi đối phương có hành vi dọa dẫm và dồn ép người nói. Dưới đây là lời khuyên hữu ích của tác giả:

Nếu bất kỳ sự khó chịu nào về thể chất khiến bạn chà xát, gãi, giật người, vặn mình, tự xoa bóp hoặc bất kỳ chuyển động bất thường nào khác, hãy lựa lời nói bóng gió về nó để không ai nghĩ đó là dấu hiệu bồn chồn khi nói dối. 

Một trong những kỹ năng để giành được sự tín nhiệm từ phía lãnh đạo được thể hiện trong công việc của bạn ở văn phòng. Đó là kỹ năng thuyết trình. Ai cũng hiểu thuyết trình là phải nói trước đám đông - nhưng làm sao để thuyết phục được hàng nghìn người trong hội trường là cả một vấn đề lớn. Do đó, cần có một kế hoạch cụ thể trước khi thuyết trình: thời gian, địa điểm, bố cục sân khấu và chỗ ngồi. Chưa kể, bạn còn phải nắm chắc khán giả thuộc đối tượng nào và tâm trạng của họ ra sao khi đến nghe thuyết trình. Trong cuốn sách của mình, Lowndes đã nhắc nhở người đọc đặc biệt lưu ý tới thái độ của người nghe trong buổi diễn thuyết:

Khi bạn đứng trước mặt họ, dừng bắt đầu nói ngay lập tức. Dành chút thời gian nhìn các gương mặt trong căn phòng và đoán tâm trạng của họ. Họ cảm thấy thế nào? Họ mong đợi điều gì? Họ nghĩ gì? Họ lo lắng về điều gì? 

Một bí quyết khác mà Lowndes đã chia sẻ về việc tạo uy tín chính là thuyết phục người nghe bằng những câu chuyện của mình. Những câu chuyện mà người thuyết trình kể ra thường là những trải nghiệm cá nhân của chính họ. Điều này khiến người nghe ghi nhớ và tin tưởng hơn bất cứ báo cáo khoa học nào, bởi dĩ nhiên họ bị chúng thu hút! Lowndes có một lời khuyên cho phương pháp này:

Khi cố gắng hướng sếp và đồng nghiệp theo góc nhìn của bạn, đừng chỉ lưu tâm tới số liệu thực tế. Hãy dùng các câu chuyện để đánh lạc hướng. Có thể không phải lúc nào bạn cũng nghĩ ra được một câu chuyện hay, nhưng hãy chọn cách tiếp cận cho phép bạn thể hiện cảm xúc. 

6. Chung sống hòa bình với sếp và đồng nghiệp:

Sống chung dưới một mái nhà ắt hẳn là khó khăn vì mỗi người có một cá tính và lối sống riêng. Trong môi trường công sở, mâu thuẫn xảy ra vốn là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, mỗi khi có vấn đề xảy ra, bạn cần có bằng chứng xác thực để đảm bảo công bằng giữa các thành viên. Lowndes đã gợi ý về việc viết nhật ký. “Nhật ký công việc” rất đơn giản: bạn sẽ ghi lại những chỉ đạo mà sếp đưa ra cùng thời gian, kèm theo là những chi tiết cần lưu ý (như địa điểm hay những nhân vật quan trọng). Từ đó, bạn có thể ghi nhớ những gì đã được dặn dò, đồng thời có đủ thời gian suy xét để xử lý công việc một cách gọn gàng. Hãy lưu giữ cuốn nhật ký này, bởi nó là nguồn tư liệu quý giá trong suốt quá trình làm việc của bạn. Hãy nhớ:

Ký ức sẽ dần phai mờ và bị bóp méo. Bản ghi chép thì không. Ghi nhật ký mỗi ngày cho phép bạn trình bày chuẩn xác câu chuyện nếu có bất cứ điều gì xảy ra tại nơi là việc.

Tức giận là điều không thể tránh khỏi và là quyền của mọi người. Nhưng tức giận không những không giải quyết được vấn đề mà còn khiến hình ảnh của bạn trở nên xấu xí trong mắt đồng nghiệp. Vì vậy, giữ cho mình một cái đầu lạnh trước mọi tình huống là điều cần thiết. Cách được khuyên dùng nhất là hít một hơi thật sâu, thư giãn và thả lỏng hai vai. Theo như Lowndes thì đây là cách “đánh lừa bộ não” - giúp cho cơn giận dần tiêu tan:

[...] Đánh lừa bộ não rằng bạn đang ở trạng thái thư giãn sẽ giúp bạn trông hoàn toàn bình tĩnh. Bạn vẫn có thể nói chuyện thân thiết với người kia dù bạn đang nổi điên. 

Lời khuyên cuối cùng: khi mọi chuyện đã vượt quá tầm kiểm soát, báo cáo cho người có thẩm quyền là việc nên làm. Việc báo cáo tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự việc. Để tránh gây hiểu lầm - đúng hơn là đổ thêm dầu vào lửa - bạn nên suy nghĩ kỹ và tường thuật chính xác nhất về tình hình hiện tại. Và tất nhiên, bạn phải đảm bảo rằng mọi cuộc trò chuyện giữa hai người là bí mật - bởi điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của sếp và đồng nghiệp. 

7. Lời kết: 

Nghệ thuật giao tiếp để thành công nơi công sở sẽ cung cấp cho người đọc những kinh nghiệm quý báu để có thể nhận được sự tín nhiệm từ các đồng nghiệp của mình, đồng thời xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp chốn văn phòng.

Review chi tiết bởi: Thanh An Nguyễn - Bookademy

Hình ảnh: Lê Thủy Tiên

______________

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

Bạn đam mê viết lách, yêu thích đọc sách và muốn lan toả văn hoá đọc tới cộng đồng của YBOX.VN? Đăng ký để trở thành CTV Bookademy tại link: http://bit.ly/bookademy_ctv

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ “Tên tác giả - Bookademy”. Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.