Bạn là một người trẻ hiện đang vùng vẫy trong công việc và cuộc sống? Bạn dường như không bao giờ đủ thời gian để làm mọi thứ? Bạn có quá nhiều công việc cần làm mà chẳng bao giờ hoàn thành? Hay bạn chỉ đang trên con đường đi tìm một cách để quản lý thời gian hiệu quả, tăng năng suất, chất lượng cho công việc của bạn. Tuy nhiên,  bạn có thể không những làm nhiều thứ hơn, năng suất hơn, hiệu quả hơn. Và khi ấy, cuốn sách Kỷ luật bản thân, nền tảng cho thành công là dành cho bạn. 

#1. Tổng quan cuốn sách

Cuốn sách được chia là 9 chương bao gồm:

• Chương 1: Thời gian, nguồn lực chính yếu ”Các cơ hội và khó khăn”

• Chương 2: Bước đầu của việc quản lý thời gian hiệu quả

• Chương 3: Đạt được (và duy trì) sự tổ chức 

• Chương 4: Đối đầu với các tác nhân tiêu tốn thời gian

• Chương 5: Email: Lối tắt hay lỗ đen thời gian?

• Chương 6: Điều tiên quyết đầu tiên 

• Chương 7: Kiểm soát giấy tờ

• Chương 8: Làm việc với người khác

• Chương 9: Lời cuối cùng “Vĩnh cửu là một suy nghĩ khủng kiếp. Ý tôi là nơi mà nó sẽ kết thúc?”-Tom Stoppard-

Chín chương này sẽ giúp bạn mở ra cuộc sống mới cho bạn, thành công trong công việc và thư thái nghỉ ngơi.

#2. Bước đầu của việc quản lý thời gian và đạt được và duy trì sự tổ chức

Tác giả đưa ra cách kết hợp công việc của bạn và đánh giá việc hiện tại của bạn, đặt ra mục tiêu của bạn thật rõ ràng và thông tin, cách dành thời gian để tiết kiệm thời gian, cũng như tự thưởng cho bản thân và hơn cả vậy nữa. Từ đó mang lại hiệu quả bất ngờ, giúp bạn có được tiến bộ rõ rệt, nhanh chóng đạt được mục tiêu và tạo ra thành công lâu dài. 

Bạn có thể tạo nên sự thay đổi và mọi sự thay đổi đều có giá trị, nó có thể ảnh hưởng triệt để đến cả công việc lẫn sự nghiệp. Đừng nhầm lẫn, hiệu quả của việc nắm bắt cách thức quản lý thời gian rất đáng kể và đa dạng.

Nó có thể:

• Ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả, kết quả của bạn điều này chỉ ra thái độ của bạn với việc quản lý thời gian vô cùng quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến công việc của bạn từng ngày, từng giờ, mọi lúc.

• Điều chỉnh áp lực đi kèm với bất cứ công việc nào.

• Tạo cho bạn một tầm nhìn tích cực. Quản lý thời gian sẽ thay đổi cách bạn được nhìn nhận từ mọi người trong tổ chức. Việc quản lý thời gian tốt là một yếu tố quan trọng có thể phân biệt được những người có tài và có khả năng tương đương nhau, khiến nhiều người sẽ thành công hơn về mặt nghề nghiệp so với những người khác.

Do đó mặc dù có thể mất nhiều thời gian, nhưng việc nắm bắt được hệ thống quản lý thời gian cá nhân của riêng bạn là vô cùng quan trọng. Quản lý thời gian phải được xem như là việc tự quản lý bản thân; nó đòi hỏi kỉ luật, những kỷ luật được cùng cố bởi một thói quen. Mặt khác, tin tốt là nó sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn thực hành chúng. Những thói quen tốt giúp bạn có cách tiếp cận có tổ chức trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện công việc. Mặt khác, những thói quen xấu-như nhiều người trong chúng ta nhận thức được - rất khó thay đổi. Việc này thay đổi thói quen là điều vô cùng cần thiết đối với kết quả của việc đánh giá lại cách làm việc của bạn.

Bất kể công việc của bạn là gì cho dù bạn là người quản lý hay điều hành, bất kể loại hình tổ chức nào bạn đang làm việc và lĩnh vực bạn tham gia, bạn chắc chắn có nhiều việc phải làm. Những thứ này là sự khác biệt về bản chất và sự phức tạp liên quan đến khung thời gian khác nhau. Chúng bao gồm 1011 thứ, từ việc soạn thảo một bức thư hay một báo cáo về kế hoạch di dời các tổ chức đến một văn phòng mới đến việc ra mắt một sản phẩm mới. Hơn thế nữa, bạn có thể gặp phải các trường hợp như có quá nhiều thứ diễn ra cùng một lúc cũng như các yêu tiên chồng chéo lên nhau, dẫn đến sự xung đột thông thường công việc cũng như việc tung hứng ở ví dụ trước và tầm với của bạn - Bao nhiêu việc bạn có thể giữ để chạy cùng lúc? Nếu bạn vượt quá tầm với như những người tung hứng, điều nguy hiểm là bạn phải đối mặt không chỉ đơn giản là cách đánh rơi một ngọn đuốc mà là một vài trong số chúng, điều này quản lý tất cả một cách hiệu quả.

Có rất nhiều cách để làm điều này, nhưng chỉ có bốn cách phân loại có thể mang đến một thứ tự cụ thể cho việc này:

1. Lập kế hoạch: đây là điều tiên quyết cho tất cả hành động những việc phải làm sẽ liên quan đến nghiên cứu điều tra phân tích và thử nghiệm với những người khác nhau. Điều này cũng sẽ liên quan tới việc tham vấn ý kiến cuối cùng là truyền đạt được kế hoạch, tất nhiên, là chìa khóa để đưa ra quyết định.

2. Thực hiện: nói một cách đơn giản, làm mọi việc với tất cả các loại - Cho dù là những việc vô hình (trong đó có việc ra quyết định thuộc về người khác) hay hữu hình. Nhiệm vụ cụ thể được chia làm hai loại:

• Thứ nhất, nhiệm vụ cá nhân. Đây là các công việc không theo một khuôn mẫu nào. Chúng có thể là nhiệm vụ lớn hoặc nhỏ. Ví dụ, một công việc viết có thể là sợ một meo dài hai dòng hoặc một báo cáo 20 Trang.

• Thứ hai, các nhiệm vụ mang tính chất tiếp diễn hàng loạt các hành động được liên kết chặt chẽ với nhau để đạt được một hoạt động tổng thể. Di dời văn phòng sẽ bao gồm nhiều hoạt động và các công việc này có thể dễ dàng hình dung hơn là mô tả chúng - Thực sự một sơ đồ sẽ cung cấp sự hữu ích và hiệu quả về thời gian hơn khi phải xử lý những công việc này. Các nhiệm vụ ở cả hai loại để lên được gắn chặt với nhiệm vụ kế hoạch ở bất kỳ quy mô nào.

  3. Giám sát và kiểm soát: việc kiểm tra có thể là điều cần thiết để đảm bảo mọi thứ đã được thực hiện theo cách tốt nhất và mang lại kết quả mong muốn việc kiểm tra có thể đơn giản, chẳng hạn như việc chỉnh sửa lại bản nháp của báo cáo hoặc sử dụng một phần mềm kiểm tra chính tả. Hay phức tạp hơn, có nhiều hệ thống kiểm soát tài chính.

  4. Giao tiếp và thương mại với người khác: điều này rõ ràng sẽ trên ngang vào các hoạt động của ba mục kia, nhưng nó lại luôn tồn tại trong công việc của hết mọi người. Rất ít, những người làm việc tách biệt với những người khác, và hầu hết giao tiếp với người khác là một phần thiết yếu trong công việc và chiếm phần lớn thời gian của mọi người.

Trong tất cả bốn mục, sẽ có học nên có một liên kết mạnh mẽ với mục đích là thành quả của các kết quả đạt được. Tất cả các nhiệm vụ và hành động nên tập trung vào mục tiêu tổng thể và thường sẽ mang tính chất kém quan trọng hơn. Sự hiệu quả được đo lường bằng thành tích.

#3. Thực hiện kế hoạch

Kế hoạch sẽ chẳng có ý nghĩa gì khi bạn chẳng làm gì để thực hiện nó, kế hoạch chỉ là một tờ giấy (hoặc là một file mềm hay bất cứ thứ gì bạn tạo ra) nên nó chỉ thật sự có ý nghĩa khi bạn có thể hoàn thành một cách đúng cách và thông minh và cũng như thực hiện kế hoạch một cách chính xác, kỉ luật

Việc này có nhiều thứ hơn làm việc chỉ ghi một danh sách “những việc cần làm” . Các công việc phải được ghi chú theo đúng cách và cách mà bạn xem xét lại danh sách có thể giúp ích trong quá trình làm việc quyết định của bạn. Một số trong đó là hệ thống được gọi là LEAD, với các chữ cái của từ lead, viết tắt của:

• Liệt kê các hoạt động. Điều này phải được thực hiện đầy đủ, nên ở dạng ghi chú vì bạn không muốn danh sách chờ nên không thể quản lý được.

• Ước tính thời gian mọi việc sẽ tiêu hao càng chính xác càng tốt. Dành thời gian dự phòng vì mọi thứ luôn có khả năng mất nhiều thời gian hơn đức tính của bạn! hãy dành thời gian cho các công việc thường xuyên, những việc đang diễn ra như một thói quen hằng ngày. Quyết định các ưu tiên. Đây là điểm mấu chốt và là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý thời gian với bất cứ ai

Rối xảy ra khi có quá nhiều việc thuộc danh sách những việc cần làm dường như không thể quản lý được trừ khi các nhiệm vụ được quản lý theo đợt. Một nguyên tắc quan trọng của quản lý thời gian tốt là nhóm các nhiệm vụ của bạn. Để gặp một lần nữa, tất cả các hệ thống độc quyền đều có phương pháp riêng, những điều tốt nhất cho bạn là bị nhất.

Tôi có xu hướng tin rằng điều quan trọng hơn cấu hình chính xác hệ thống là số lượng danh sách mục; ba hoặc bốn là tốt nhất vì có thể dễ dàng quản lý. Ăn trọng việc bạn gọi chung là gì:

• Ưu tiên

• Quan trọng

• Làm ngay

• Cần thêm thông tin

• Đọc qua

  
  

Một điểm quan trọng nữa. Quản lý thời gian là một lĩnh vực mà câu hỏi “Đừng bao giờ để sự hoàn hảo trở thành kẻ thù của điều tốt đẹp” diễn tả thật sự phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn tiếp cận tốt với việc quản lý thời gian của mình, bạn sẽ không bao giờ thấy bạn đang làm nó hoàn hảo. Không gì đảm bảo bạn sẽ không bao giờ tìm ra một vấn đề nữa. Cũng không có nghĩa là không có điều gì sẽ làm mất thời gian hơn dự kiến trong tương lai, cũng như công việc của bạn sẽ chẳng bao giờ bị gián đoạn nữa, ít nhất là vào một thời điểm quan trọng. Hãy nhớ định luật Murfy: Nếu điều gì có thể xảy ra sai sót đột nhiên xuất hiện sự khó khăn. Bạn sẽ không nghĩ rằng mình sẽ lại nói “Giá như tôi có nhiều thời gian hơn” thật vậy, đa số công việc đều có cần yêu tố sáng tạo. Bạn được tuyển dụng để biến mọi thứ thành hiện thực, đổi mới, xem xét và thay đổi mọi thứ và làm việc trong một môi trường năng động mà đôi khi dường như không có vấn đề gì gặp lại giống nhau mỗi năm phút. Vốn dĩ trong những hoàn cảnh như vậy sẽ luôn có những việc mới phải làm và do đó, bạn sẽ không bao giờ đặt xuống cuối danh sách những việc cần làm. Thời gian để lo lắng không phải là khi bạn có quá nhiều việc phải làm, mà là khi bạn không có đủ việc để làm.

Mặc dù có thể không đạt được đến sự hoàn hảo, nhưng sự cải tiến chắc chắn là có. Thời gian tiết kiệm được, năng suất đạt được, dù lớn hay nhỏ, cùng với phong cách làm việc của bạn sẽ góp phần vào hiệu quả mà bạn đạt được. Bất kỳ cảnh nào của công việc đều có thể thay đổi để tốt hơn, cách thức thực hiện, để sử dụng thời gian và ngày tháng tốt hơn. Điều này là bạn phải chủ động trong việc sắp xếp công việc cũng như cách làm việc để tôi yêu công việc và thực sự mang lại hiệu quả. Đây là quá trình mà việc sử dụng các nguyên tắc quản lý thời gian với một động thái đúng đắn sẽ hỗ trợ bạn. Điều này và nó sẽ triệt để sẽ có lợi cho bạn và tổ chức của bạn; và một số lợi ích sẽ đến một cách nhanh chóng.

#4. Làm việc thông minh hơn, không phải lâu hơn.

Câu trả lời cho năng suất trong công việc của bạn là không làm việc lâu hơn và nhiều giờ hơn. Điều này có vẻ như mâu thuẫn. Chắc chắn nếu bạn bỏ ra nhiều giờ bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn? Vâng, tất nhiên, câu trả lời trực tiếp cho điều đó là bạn sẽ đạt được. Tuy nhiên, quan điểm đó là có giới hạn. Tất cả chúng ta đều có chung 24giờ 1ngày. Điều này không thể thay đổi được và lượng thời gian chúng ta làm việc là hữu hạn.

Nó dường như là một trong những quy tắc của cuộc sống. Bạn nhận được những gì bạn bỏ ra và làm việc chăm chỉ sẽ có sự khác biệt.

Nhưng ở đây, sự cân bằng khác phải được áp dụng vào hầu hết mọi người: Đó là giữa công việc nhà và gia đình cũng như các lợi ích và cam kết bên ngoài. Nếu bạn làm việc quá sức, những thứ khác và tất cả những điều quan trọng phải chịu đựng. Hơn nữa, nếu thiệt hại xảy ra ngắm ngắm, bạn có thể không nhận thức được những khó khăn cho đến khi quá muộn và gây ra một số vấn đề thực sự. Câu trả lời là tìm cách đạt được sự cân bằng; thật vậy, bạn có thể muốn đặt ra một số quy tắc cho mình về việc này, chị định số giờ tối đa để làm việc, đi du lịch hoặc dừng cho những việc cụ thể. Ngoài ra, đối tượng với những độc giả là người quản lý, hãy nhớ rằng năng lực làm việc của nhóm bạn kiểm soát lớn hơn rất nhiều so với bạn, vì vậy, sẽ luôn tốt hơn khi có cái nhìn toàn cảnh về nhóm ở tất cả các mặt thay vì chỉ chọn cách làm nhiều việc hơn. Cuối cùng, quá nhiều giờ làm việc có thể bị hiểu nhầm và khiến cho mọi người khác thấy rằng bạn làm việc không hiệu quả và điều này có thể ngược lại với các bạn mong muốn được nhìn nhận. Đôi khi sẽ cần nhiều thời gian để hoàn thành một dự án cụ thể, những việc vượt quá khả năng sẽ tạo ra sự tiêu chuẩn giảm dần. Đó là một kiểu đào suy ngẫm mặc dù không phải vào đêm khuya để đảm bảo rằng bạn có thể tạo ra một mô hình làm việc được cân bằng tốt theo cách này.

#5.   Tạm dừng để nghỉ ngơi

Mọi người nhất là các bạn trẻ đang dần dựa vào sức khoẻ dồi dào của mình làm việc nhiều hơn, tuy nhiên chất lượng thường không đi kèm theo đó. Thi thoảng một chút tea break lại là giây phút những ý tưởng loé lên. Nhưng phải nghỉ ngơi một cách thông minh và hiệu quả, giải toả căng thẳng và nãy ra những ý tưởng sáng suốt hơn. 

Một điều nữa: quản lý thời gian là về…, năng suất… và hiệu quả của… Vì vậy nó… là như vậy.

Xin lỗi tôi phải nghỉ mua đất ở đó. Tôi thích trà một tách trà khác, nói thật, cũng rất ngon nữa. Việc này có thể mất 3, 4 phút và tôi không tin rằng nó đã kéo dài thời gian đưa các ý kiến của chủ đề này lại với nhau. Thật vậy, cách chúng được trình bày phần lớn là quyết định trong một vài ba phút bốn phút đó. Xong khi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ chuyên sâu nào trong một thời gian, hầu hết mọi người thì tìm tới sự tập trung của họ. Một sự phá vỡ không thường xuyên không phải là sự mâu thuẫn với năng suất bạn tìm kiếm, đó thực sự giúp ích. Bạn trở lại bạn của bạn và tâm trí bạn sẽ sản xuất hơn., bạn cảm thấy được làm mới và hồi sinh bằng cách duỗi chân tay và có thể trở lại với những vụ đang dang dở với sự nhiệt huyết mới mẻ. Điều này đặc biệt đúng với các nhiệm vụ có vẻ khó hiểu. Đôi khi bạn có thể ngồi và giải đố về mọi thứ trong một thời gian dài, dường như chẳng đi đến đâu. Sau khi nghỉ ngơi, bạn bắt đầu lại, nó đột nhiên có vẻ rõ ràng và kết quả là thời gian được tiết kiệm hơn. Đôi khi giải lao có thể đơn giản như đứng lên và vươn vai hoặc pha một tách trà. Bạn có thể hưởng lợi từ mất nhiều thời gian hơn là một chút khi bạn đi ăn trưa mặc dù ban đầu bạn có dự định làm điều đó vào  một giờ sau đó hoặc đi dạo. Có lần tôi chia sẻ một văn phòng với một người làm việc này và anh ấy đi dạo khoảng 10 phút và đó là thời gian suy nghĩ hữu ích, có lẽ dục cho một công việc khác ngoài công việc hiện tại. Điều này đã khiến việc trở nên hiệu quả; ngoài ra tất cả các gì bạn có thể làm chỉ đơn giản là  chuyển đổi nhiệm vụ trong giây lát, thay vì dừng công việc.

   Kết

Cuốn sách Kỷ luật bản thân, nền tảng cho thành công  là một cẩm nang cho những con người đã và đang chu du trên con đường học cách quản lý thời gian một cách hiệu quả, vượt qua giới hạn bạn thân và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Thời gian là tài sản quý giá, các chia sẻ giúp bạn sở hữu một phần của tài sản này. Nó mở ra một thế giới mở và bạn có thể làm được mọi thứ trở thành chủ nhân của thời gian. 

Tác giả: Wa.nK

Hình ảnh: Wa.nk

Theo dõi và kết bạn facebook của tác giả tại: https://www.facebook.com/Wa.nK22092005

--------------------------------------------------

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

Bạn đam mê viết lách, yêu thích đọc sách và muốn lan tỏa văn hóa đọc tới cộng đồng của YBOX.VN? Đăng ký để trở thành CTV Bookademy tại link: http://bit.ly/bookademy_ctv

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ "Tên tác giả - Bookademy." Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.