Một người làm kinh doanh cần giữ được sự cân bằng giữa hiện tại và tương lai. Việc chú trọng vào những việc xảy ra trước mắt chắc chắn rất quan trọng, nhưng nếu không tìm được bước đi chiến lược hướng đến những kỳ vọng trong tương lai thì chúng ta khó lòng đạt được “ước mơ” của mình. Và một nhà lãnh đạo tài ba cần biết cách khiến nhân viên trở thành trung tâm của buổi họp, để họ cảm thấy mình là một phần của công việc và có trách nhiệm nỗ lực với công việc thay vì cố áp đặt ý kiến cá nhân lên người khác. Từ đó việc đặt câu hỏi đúng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, hỗ trợ cấp trên trong quá trình lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp.

Cuốn sách Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng được viết bởi tác giả Mihiro Matsuda - bậc thầy của những câu hỏi ma thuật. Cuốn sách phù hợp với các nhà lãnh đạo đang gặp bế tắc trong giao tiếp với cấp dưới và mong muốn khai thác năng lực của họ. Tuy nhiên, ở cấp độ cá nhân, chúng ta hoàn toàn có thể áp dụng kỹ thuật đặt câu hỏi này vào cuộc sống nhằm định hướng và phát triển bản thân.

1.       4 chương - 4 mảnh ghép hoàn hảo

Chương 1: Sáu cách tư duy giúp tối đa sức mạnh của câu hỏi

Ở chương này, tác giả chỉ ra những khúc mắc trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, những điều cấp dưới chưa thể giải bày với sếp. Tác giả cũng chỉ ra những phương pháp để cấp trên bán niềm hạnh phúc khi làm việc cho nhân viên, sẵn sàng chia sẻ và lắng nghe nhân viên khi cần thiết.

Chương 2: Ma thuật đặt câu hỏi giúp kích thích tinh thần làm việc của nhân viên

Tác giả đặt ra hàng loạt câu hỏi mà doanh nghiệp có thể áp dụng để hỏi các nhân viên. Thay vì hỏi những câu chung chung, tác giả cũng đưa ra những cách thức mà người sếp có thể truyền năng lượng và động lực, thúc đẩy mọi người cùng làm việc như khen ngợi, công nhận công sức của cấp dưới,…

Chương 3: Bảy quy tắc vàng giúp bạn thăng tiến trong công việc

Chương này chỉ ra mấu chốt vấn đề cần được cải thiện để đạt hiệu quả trong công việc và phát triển bản thân: Cách thức phác thảo bản thân của tương lai và giải phóng năng lượng cho những việc vô ích mà bản thân từng làm,…

Chương 4: Nhờ áp dụng “Bảng Mandala Ma thuật đặt câu hỏi’ vào thực tiễn, việc kinh doanh của tôi đã thay đổi

Tác giả giới thiệu bảng Mandala – như một bản kế hoạch thu nhỏ. Cấu tạo gồm một bảng 9 ô 3x3, trong đó ô trung tâm (hạt nhân của bảng) là mục tiêu đề ra, các ô xung quanh là ghi chú những việc cần thiết phải làm để đạt được kết quả như mong muốn. Bảng Mandala giúp chắc lọc, sắp xếp những thông tin trong đầu ra giấy. Không chỉ giúp cá nhân, sử dụng bảng Mandala trong một tập thể lớn cũng mang lại những kết quả tích cực. Tác giả cũng hướng dẫn và đưa ví dụ cụ thể về cách viết bảng Mandala theo những chủ đề khác nhau để người đọc dễ hình dung.

Bảng Mandala trang bị cho người dùng cách nhìn vĩ mô (toàn cảnh) cũng như vi mô (chi tiết). Cuối cùng nó chỉ ra mối liên hệ giữa toàn cảnh và bộ phận qua tính liên kết. Có lẽ, nhờ tính trực quan dễ hiểu và tính liên kết giữa ô hạt nhân và 8 ô xung quanh nó đã tạo ra khả năng nhận thức sâu sắc vấn đề.

2.       Đặt mình vào vị trí của đối phương

Mối quan hệ trong công ty

Một vài câu hỏi của cấp trên sẽ khai thác được suy nghĩ thật của nhân viên, nhưng đa phần là không. Cấp dưới thường phải trả lời qua loa là mọi chuyện vẫn ổn, hoặc cố tạo ra câu trả lời để vừa lòng cấp trên trong trạng thái lo sợ, bất an. Ngoài ra việc cắt ngang lời nói của nhân viên khi đang trình bày ý tưởng vì cho rằng nó không hay, không phù hợp sẽ khiến mạch phát biểu của nhân viên bị đứt đoạn dẫn đến tinh thần làm việc cũng như thái độ làm việc của nhân viên sau đó cũng kém hiệu quả. Thay vì vậy, tác giả đưa ra các ngôn ngữ thể hiện khác nhau mà cấp trên có thể nói để động viên nhân viên, khuyến khích họ đưa ra những đề xuất, những giải pháp cho vấn đề và thay vì cắt ngang, hãy nói là “Tôi cũng nghĩ vậy”, “Hóa ra là thế” khi bản thân chỉ đang tạm chấp nhận một ý tưởng mới. Điều đó giúp nhân viên cảm thấy bản thân được tôn trọng và thấu hiểu. Ngoài ra giữa các phòng ban đôi khi gặp phải vấn đề với nhau, thay vì đổ lỗi, chì chiết nhau, họ nên tích cực hỗ trợ nhau, tích cực tìm cách khắc phục để tối ưu kết quả đạt được.

Việc liên kết các phòng ban khác nhau và gắn kết các thành viên trong công ty giúp cho nội bộ luôn đoàn kết, và dễ dàng vượt qua những biến cố hơn đồng thời nâng cao chất lượng làm việc và tốc độ làm việc của nhân viên.

Mối quan hệ giữa công ty và khách hàng

Bản chất của công việc kinh doanh:

1.       Chúng ta chào hàng và cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình.

2.       Những sản phẩm và dịch vụ này hữu dụng đối với khách hàng.

3.       Dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng, chúng ta thu được tiền.

Trên thực tế, các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến bước 1 và 3, bước 2 đôi khi được xem xét sau, hoặc thậm chí bỏ qua. Nhưng sự thật là sự hài lòng của khách hàng là nguyên nhân dẫn đến sự cạnh tranh giữa các công ty. Điều gì ở công ty bạn đặc biệt hơn các công ty khác, những giá trị vô song nào công ty bạn có mà các công ty kia chưa làm được,… để khách hàng an tâm và hài lòng chi trả một khoản tiền để sử dụng dịch vụ của công ty bạn? Và giả sử ở vị trí là người mua hàng, đứng trước nhiều lựa chọn khác nhau, bạn có lựa chọn dịch vụ công ty bạn cung cấp không? Nếu câu trả lời là không, những nguyện vọng mà khách hàng mong muốn có thể chưa được thỏa mãn đủ và doanh nghiệp cần thay đổi một chút về chiến lược kinh doanh. Như cách ông chủ tiệm sushi đã thực hiện, mỗi phần ăn giao đi không chỉ là sushi, còn là những nụ cười đặt trên môi khách hàng. Mọi thứ xuất phát từ trái tim sẽ lan tỏa và chạm đến trái tim, hãy truyền tới khách hàng những giá trị khác biệt và thiết thực mà công ty gói gém trong sản phẩm của mình.

Đặt bản thân vào vị trí của người khác, chúng ta sẽ nhìn nhận mọi việc ở góc độ khách quan và đa chiều hơn, từ đó hiểu và chia sẻ những mong muốn, cảm nhận của đối phương, đồng thời giúp rút ngắn khoảng cách giữa đôi bên và hơn hết là mang lại nhiều lợi ích lâu dài.

3.       Phép thử

Ở chương 1 và chương 2, tác giả đưa ra rất nhiều giải pháp cho những rối rắm mà chúng ta thường gặp phải trong công ty, nhưng không phải cái nào cũng có thể áp dụng ngay được nhất là ở trong một công ty lớn và văn hóa doanh nghiệp không quen với việc thay đổi, cách nhanh chóng hơn để mọi người thích nghi với sự thay đổi là chơi trò chơi áp dụng cho từng nhóm nhỏ. Mỗi trò chơi kéo dài từ một đến hai phút. Chẳng hạn như: Một vị sếp mong muốn được hiểu nhân viên hơn nên dành ra một phút để lắng nghe đối phương về bất kỳ chủ đề nào và sau đó đổi vai trò cho nhau. Còn nếu nhân viên không tìm được ý tưởng nào hay ho cho công việc, hãy ghép cặp họ với nhau và hỏi – đáp luân phiên dự định tương lai của nhau. “Hãy tưởng tượng ra hình ảnh tốt đẹp nhất về bản thân trong 10 năm tới”, “Để có được tương lai mơ ước ấy, ngay bây giờ tôi nên làm gì?” Sau khi giải đáp được các câu hỏi đó sẽ có kha khá ý tưởng mới trong đầu, việc kế tiếp là hành động để hình ảnh đẹp đẽ mà bản thân tưởng tượng sẽ thành hiện thực. Và còn những trò chơi khác mà tác giả đưa ra để gắn kết mọi người trong công ty với nhau và cùng đề ra ý tưởng mới. Hai phút không quá dài, nhưng đủ để cấp trên nhận ra có rất nhiều vấn đề mà cậu nhân viên vướng mắc mà bấy lâu nay mình không biết, để chúng ta nhận ra mình không hiểu mấy về đồng nghiệp hay hai phút vừa trôi qua đã khai sáng những ý tưởng tuyệt vời mà bản thân chưa bao giờ nghĩ đến.

4.       Những bài học ý nghĩa

Hình ảnh tháp ly rượu

Tháp ly rượu gồm những chiếc ly xếp chồng lên nhau thường xuất hiện trong nghi thức lễ cưới. Ở trường hợp này, hãy tưởng tượng tháp ly đó là của riêng bạn, ly cao nhất là nhu cầu của bản thân, tầng thứ hai là gia đình và người thân, tầng thứ ba là bạn bè và cấp dưới trong công ty, tầng thứ tư là khách hàng. Thật lý tưởng khi tất cả chiếc ly đều đầy rượu, và điều đó xảy ra khi chúng ta cân bằng được việc giữ bản thân tràn đầy năng lượng, gia đình và công việc đều chu toàn. Nhưng nếu là một người thích đắm mình trong công việc thì họ chỉ rót rượu từ tầng thứ ba, và sẵn sàng bỏ qua hạnh phúc gia đình và nhu cầu bản thân. Đến một lúc nào đó, nguồn năng lượng của họ sẽ bị cản kiệt, sinh ra cảm giác bất an, lo lắng, đôi khi dẫn đến hiệu suất làm việc lâu dài của bản thân. Vậy nên, mỗi người hãy tự làm đầy chiếc ly của bản thân để tháp ly trở thành chiếc tháp hạnh phúc để bản thân có thể lan tỏa những điều hạnh phúc và tích cực đến những người xung quanh và cả những khách hàng của mình nữa.

Tài khoản trái tim

Tưởng tượng bản thân luôn có một tài khoản tiết kiệm trong tim, khi giúp đỡ được ai đó, hay làm được một việc tốt, số dư tài khoản của bạn sẽ tăng lên, nhưng nếu bạn nhận được sự đền đáp, tài khoản của bạn sẽ giảm đi một khoảng tương đương. Vì vậy hãy cứ tiếp tục làm những điều tốt đẹp, kể cả khi bạn chẳng có gì đặc biệt, thì việc chia sẻ một vài thông tin mà người khác muốn biết đã là một việc đáng ghi nhận. Mặc dù đôi lúc điều bạn nhận lại là sự dửng dưng, không một lời cảm ơn; hãy bình thản bỏ qua và cứ tin rằng việc làm của mình dùng để làm giàu tài khoản trái tim.

Đây là một kỹ thuật sử dụng yếu tố tâm lý trong giới kinh doanh, nhưng có đôi chút méo mó khác xa bản chất của quy tắc. Nếu bản chất hướng mọi người đến việc chia sẻ không điều kiện, trong kinh doanh người ta mưu cầu sự đền đáp nhiều hơn điều cho đi – “thả con săn sắt, bắt con cá rô”.

Trên đây là hai điều mà tôi ấn tượng nhất và tôi tin rằng một điều ý nghĩa nào đó đọng lại trong bạn sau khi đọc sách.

Lời kết

Cuốn sách Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng giải quyết những khó khăn trong doanh nghiệp, nhưng lối viết không khô khan, tác giả hướng người đọc tự chiêm nghiệm hơn là truyền bí quyết rập khuôn. Từ đó, người đọc có thể linh hoạt các câu hỏi mà tác giả đưa ra vào những hoàn cảnh khác nhau để tìm ra những câu trả lời khác nhau. Nhưng điều tôi cho là quan trọng nhất, không hẳn là tìm ra đáp án của riêng mình mà là tư duy mong muốn được thay đổi của cá nhân người đọc, khi bản thân gặp vấn đề trong cuộc sống hay trong công việc. Bởi vì chỉ khi bản thân có nhận thức, tinh thần cởi mở, sẵn sàng đón nhận cái mới, việc đọc sách mới trở nên hiệu quả. Việc thay đổi thường nên xuất phát từ hai phía, nhưng yêu cầu người khác thay đổi là rất khó, tốt hơn là thay đổi và hoàn thiện chính mình. Vì vậy, khi chấp nhận việc thay đổi, bạn sẽ nhận ra mình có nhiều hơn bản thân từng nghĩ, khi đó không chỉ phát triển được cá nhân, bạn sẽ còn giúp ích cho công ty của mình. Song song đó, ở quy mô lớn hơn rất nhiều công ty đã áp dụng ma thuật đặt câu hỏi để khai thác năng lực của nhân viên và thay đổi chiến lược kinh doanh để tăng doanh số công ty, từ đó không chỉ marketing nội bộ được hiệu quả, tiềm lực kinh doanh cũng thay đổi và phát triển.

Tác giả: Thùy Dương - Bookademy