Bạn có 24 giờ một ngày để sống và theo đuổi ước mơ của mình. Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, khi hoàn thành xong nhiệm vụ hàng ngày của mình, bạn sẽ có hai tiếng rưỡi thời gian rảnh rỗi còn lại. Tuy nhiên, để theo đuổi những điều thật sự quan trọng với bạn, lượng thời gian đó là không nhiều. Cách duy nhất để có nhiều thời gian cho bản thân hơn là tăng năng suất làm việc của bạn. Điều đó đòi hỏi bạn phải luôn suy xét cẩn thận tới từng thứ bạn làm. Trở nên năng suất không có nghĩa là bạn phải tự biến mình thành một “cỗ máy làm việc”. Người năng suất làm việc một cách khôn ngoan và hiệu quả, chậm rãi nhưng tập trung hơn vào những gì quan trọng và xử lý mọi việc một cách có chủ đích. Đó là cách họ vượt xa những người với vẻ ngoài năng động nhưng hoàn toàn xao lãng công việc đang làm. Cuốn sách “Siêu Năng Suất” của tác giả Chris Bailey sẽ chỉ cho bạn cách để đạt được điều đó.

Về tác giả Chris Bailey

Năng suất ảnh hưởng đặc biệt tới mọi khía cạnh trong sự nghiệp, cuộc sống của Chris Bailey. Sau khi tốt nghiệp đại học, ông đã dành một năm nghiên cứu về năng suất và tiến hành các thí nghiệm về năng suất được kiểm soát và giám sát cẩn thận, tỉ mỉ. Sau đó, Chris Bailey đã dành ra mười năm để nghiên cứu về những cách để con người trở nên năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Cuốn sách Siêu Năng Suất tổng hợp 25 phương thức làm việc hiệu quả - thành quả từ 10 năm nỗ lực nghiên cứu. 

Những thành tố của năng suất

Năng suất được tạo nên từ ba yếu tố chính: thời gian, sự tập trung và năng lượng. Để năng suất hơn, bạn cần quản lý tốt ba khía cạnh này một cách độc lập. Bạn sẽ không thể trở nên năng suất nếu chỉ tối đa hóa năng lượng và sự tập trung; điều tương tự cũng sẽ xảy ra nếu như chỉ hai trong ba thành tố được quan tâm đến.

Để tối đa hóa hiệu suất làm việc, chúng ta cần phân loại những công việc và nhiệm vụ ưu tiên hàng ngày. Đánh giá theo thứ tự những gì quan trọng nhất, hướng sự nỗ lực của bạn vào những công việc ưu tiên đó. Sau đó, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu một chương trình năng suất toàn diện.

Chiến thuật năng suất

Dưới đây là 25 kỹ thuật, phương pháp và chiến lược tăng năng suất được tác giả giới thiệu trong cuốn sách này.

1. Động lực thúc đẩy sâu sắc: Thật không dễ dàng để trở nên năng suất hơn, tuy nhiên, có một mục tiêu mạnh mẽ và rõ ràng sẽ giúp bạn duy trì được sự năng suất. 

2. Không phải tất cả nhiệm vụ đều quan trọng như nhau: Sẽ luôn có những nhiệm vụ và mục tiêu phải được ưu tiên hơn. Năng suất đòi hỏi ta phải dừng lại xem xét, gạn lọc ra những nhiệm vụ, mục tiêu thật sự quan trọng. Mục tiêu của bạn là sự năng suất có ý nghĩa. Dành thời gian, sự chú ý và năng lượng của bạn cho những nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất.

3. Ba nhiệm vụ mỗi ngày: J.D Meier khuyên chúng ta nên sử dụng “Quy tắc 3” để trở nên có chủ ý và cân nhắc hơn. Vào ngày đầu tiên của mỗi tuần, hãy viết ra ba mục tiêu cho tuần đó. Mỗi ngày, viết ra ba nhiệm vụ phải làm trước khi đi ngủ. Một lưu ý của nguyên tắc này là, mỗi nhiệm vụ và mục tiêu phải luôn cụ thể, rõ ràng – quá lớn hay quá nhỏ đều khó có thể làm động lực tốt.

4. Mọi người đều trì hoãn: Đây là một thói quen rất bình thường của chúng ta, bởi vậy đừng quá lo lắng hay cảm thấy tự ti. Một khảo sát của Salary.com đã chỉ ra rằng 1/3 con người lãng phí một giờ hoặc nhiều hơn mỗi ngày và hơn ¼ trong số đó lãng phí ít nhất hai giờ mỗi ngày. Để thúc đẩy bản thân tránh trì hoãn, hãy liệt kê những hậu quả bạn sẽ phải gánh chịu cho những nhiệm vụ bạn đã bỏ dở. Hãy bắt đầu với một nhiệm vụ bạn không thích. Ban đầu, chỉ cần dành một ít thời gian cho nó, khoảng 15 phút. Hãy sử dụng đồng hồ bấm giờ. Thông thường, một nhiệm vũ sẽ không quá khó khăn cho đến khi bạn bắt tay vào thực hiện.

5. Đến gặp bản thân bạn… trong tương lai: Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn đang giao nó cho bản thân bạn trong tương lai. Hầu hết mọi người coi bản thân họ trong tương lai như những người xa lạ, không quan trọng với họ bây giờ. Nhưng nếu bạn luôn quan tâm đến tương lai của mình, bạn sẽ ít có xu hướng trì hoãn công việc hơn. Hãy sử dụng trang web FutureMe.org để định kỳ gửi email cho chính bản thân trong tương lai.

6. Làm việc thông minh hơn: Khi bạn lên lịch cho các công việc cụ thể, hãy thiết lập “ranh giới giữa sự tập trung và năng lượng” cho từng nhiệm vụ và tập trung vào từng thành phần của năng suất: quản lý thời gian kết hợp với quản lý năng lượng và sự tập trung.

7. Làm ít đi: Nhiều người cho rằng năng suất làm việc của họ sẽ tăng lên nếu họ tăng thêm thời gian làm việc. Trên thực tế, việc làm thêm giờ sẽ phản tác dụng với năng suất. Bạn sẽ mất năng lượng và có nguy cơ kiệt sức vì công việc. Khi làm việc nhiều giờ hơn, bạn có thể sẽ có xu hướng làm việc nhàn nhã, ít khẩn trương hơn. Tuy nhiên, khi bạn có ít thời gian hơn để hoàn thành công việc, bạn sẽ tập trung chăm chú hơn và trở nên hiệu quả hơn khi cần thiết. Những người làm việc 35 đến 40 giờ mỗi tuần có năng suất làm việc cao hơn những người làm việc nhiều giờ hơn.

8. Khai sáng nguồn năng lượng trong bạn: Mỗi người đều có thứ mà tác giả Sam Carpenter – trong cuốn sách Làm việc theo hệ thống – gọi là “đồng hồ sinh học” (BPT). Đây là lúc mà mọi người có nhiều năng lượng nhất, hoạt động hiệu quả nhất và năng suất cao nhất. BPT của mỗi một người là khác nhau. Tác giả Chris Bailey nhận thấy rằng ông có hai BPT trong ngày: 10 giờ sáng đến trưa và 5 giờ chiều đến 8 giờ tối. Hãy lên lịch cho công việc quan trọng nhất, thách thức nhất của bạn theo quy tắc 3 nhiệm vụ - cho BPT của bạn.

9. Sẵn sàng cho “thời điểm vàng: Để khám phá BPT của bạn, hãy theo dõi mức năng lượng của bạn trong một vài tuần hoặc ít nhất là một vài ngày. Ghi nhật ký mỗi giờ mỗi ngày. Trong thời gian theo dõi này, tránh sử dụng caffeine, rượu, đường và bất kỳ chất kích thích để bổ sung nào, vì chúng ảnh hưởng đến mức năng lượng của bạn. Tương tự, không sử dụng đồng hồ báo thức để thức dậy. Thay vào đó, hãy đi ngủ và thức dậy bất cứ lúc nào cơ thể bạn mong muốn.

10. Dọn dẹp nhà cửa: Những công việc hàng ngày như mua sắm, giặt là, dọn dẹp tuy rằng không tạo ra bất kỳ khoản thu nhập nào cho bạn, chúng vẫn là những công việc bạn bắt buộc phải thực hiện. Hãy thực hiện tất cả chúng trong cùng một ngày. Điều đó cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên của mình trong những ngày còn lại của tuần.

11. Nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất xứng đáng với hầu hết thời gian của bạn: Hãy dành phần lớn thời gian, sự chú ý và năng lượng cho công việc thực sự đem lại giá trị cho bạn. Dành ít năng lượng hơn cho những vụ đem lại ít giá trị như hội nghị, email, bảo trì trang web và cuộc họp.

12. Thu hẹp những điều không quan trọng: Định luật Parkinson nói rằng công việc luôn mở rộng để chiếm hết thời gian của bạn dành cho việc hoàn thành nó. Điều này đặc biệt đúng với những nhiệm vụ hàng ngày lặp đi lặp lại. Chúng là những “chiếc kẹo” – dễ làm và hoàn thành nhanh chóng. Chúng mang lại cho bạn cảm giác hài lòng tuyệt vời nhưng lại tạo ra cảm giác sai lầm về năng suất. Nếu có thể, hãy cắt giảm các nhiệm vụ đó. Hãy xem liệu bạn có thể giảm bớt các cuộc họp, cuộc điện thoại và các dự án đòi hỏi nhiều thời gian của bạn nhưng tạo ra những giá trị ảnh hưởng thấp đến bạn.

13. Loại bỏ những điều không quan trọng: Bất cứ khi nào có thể, hãy ủy quyền nhiệm vụ cho người khác. Một số nhiệm vụ bảo trì mang lại giá trị thấp – nhưng lại tốn thời gian – không yêu cầu sự tham gia trực tiếp của bạn. Nếu công việc đó có ý nghĩa về mặt tài chính, hãy giao nó cho người làm nó vì tiền. Bạn cũng có thể trả tiền để thuê ai đó thực hiện cả nhiệm vụ chuyên môn và cá nhân. Tuyển dụng những người làm tự do đủ năng lực và trả lương cao cho họ. Bạn sẽ có được những nhân viên giỏi nhất và tốn ít thời gian hơn để đào tạo và điều phối công việc.

14. Làm trống bộ não: Mục đích của bộ não là tìm ra mọi thứ, giải đáp các vấn đề và đưa ra những ý tưởng mới. Đừng sử dụng nó như một phương tiện lưu trữ tinh thần cho các nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch, ý tưởng và thông tin tích lũy. Giữ lại tất cả dữ liệu đó trong đầu của bạn là một đề xuất căng thẳng và mất mát. Chuyên gia năng suất David Allen giải thích, “Bộ não của bạn không phải nơi nắm giữ các ý tưởng; mà là nơi hình thành ý tưởng." Để giải phóng tâm trí, hãy thực hiện “hoạt động não bộ” và hiển thị danh sách việc cần làm, lịch lập kế hoạch và các lời nhắc khác. Giữ sẵn giấy ghi chú để ghi lại các mục tiêu, nhiệm vụ và ý tưởng mới khi chúng nảy ra.

15. Thêm vào các điểm nóng: Để có bức tranh tốt nhất về cuộc sống của bạn, hãy xem các nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu và hoạt động của bạn từ “10.000 feet " trở lên. Có được viễn cảnh này bằng cách sử dụng khái niệm của Meier về các điểm nóng. Hãy coi các điểm nóng là “danh mục đầu tư của cuộc đời bạn”. Phân chia danh sách việc cần làm và các danh sách khác của bạn thành bảy danh mục nổi bật sau: “tâm trí, cơ thể, cảm xúc, sự nghiệp, tài chính, các mối quan hệ” và “niềm vui”. Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan hữu ích về mọi thứ bạn đang làm và lên kế hoạch.

16. Trở nên có chủ ý hơn: Trung bình, mọi người chỉ có thể tập trung chú ý vào một nhiệm vụ 53% thời gian. Sau đó, tâm trí của họ bắt đầu đi lang thang. Thực hiện các bước để xây dựng sự tập trung của bạn. Các nhà khoa học thần kinh giải thích rằng việc tập trung chú ý liên quan đến phần suy nghĩ và lập kế hoạch của bộ não - “người điều hành trung tâm” - cùng với chức năng tập trung và nhận thức của não. Phát triển cả hai phần để củng cố khả năng tập trung của bạn.

17. Nghệ thuật làm một việc: Để tạo sự tập trung, hãy chỉ làm một nhiệm vụ duy nhất trong một thời điểm. Điều này trái ngược với đa nhiệm, một phương pháp không bao giờ hiệu quả. Khi bạn làm một nhiệm vụ, trong khoảng thời gian đó, bạn sẽ chỉ tập trung vào một thứ duy nhất. Sử dụng “Kỹ thuật Pomodoro” cho một nhiệm vụ: Tập trung chú ý vào một nhiệm vụ trong 25 phút; nghỉ giải lao năm phút. Khi bạn hoàn thành bốn phiên làm việc 25 phút, hãy nghỉ giải lao 15 phút. Lặp lại điều này trong suốt lịch trình một ngày của bạn.

18. Kẻ tấn công sự chú ý: Hàng ngày, bạn luôn phải đối mặt với hàng triệu lần gián đoạn trong ngày: email, tin nhắn, cuộc gọi điện thoại, cảnh báo máy tính, thông báo Facebook,... Mỗi khi một trong những điều này đánh cắp sự chú ý của bạn, có thể mất 25 phút để lấy lại sự tập trung của bạn. Công ty nghiên cứu Basex báo cáo rằng sự gián đoạn và thời gian phục hồi cần thiết cướp đi 28% thời gian làm việc của người lao động. Để tránh những tác nhân giết chết năng suất này, hãy tắt cảnh báo và thông báo trên điện thoại và máy tính.

19. Tạo khoảng trống: Khi làm việc, bạn sẽ chẳng muốn tâm trí mình đi lang thang ở một nơi nào đó xa lắc xa lơ mà không phải trên bàn làm việc. Tuy nhiên, có nhiều lúc, tâm trí lang thang có thể trở thành một tài sản tích cực. Chẳng hạn, nhiều người nghĩ ra những ý tưởng hay nhất của họ khi đang tắm, nơi các ý tưởng có thể tự do "nổi lên" trên bề mặt. Thỉnh thoảng hãy dành thời gian cho tâm trí của bạn đi lang thang - nhưng hãy làm điều đó một cách có chiến lược.

20. Tại sao Internet lại giết chết năng suất của bạn: Internet, một trong những yếu tố gây gián đoạn chính của thế giới hiện đại, có thể làm lãng phí thời gian và làm toang kế hoạch năng suất của bạn. Nhiều công việc và hoạt động thường ngày không vui vẻ hoặc không gợi cảm; tuy nhiên, bạn phải làm chúng. Ngược lại, Internet, với vô số các trang web và điểm tham quan hấp dẫn, rất thú vị và rất gây nghiện. Các công việc hàng ngày của bạn không thể cạnh tranh với những trang web luôn biết cách làm bạn quan tâm và chú ý. Internet sẽ chiến thắng mọi hoàn cảnh, nếu như bạn không chủ động kiểm soát nó. Sử dụng chiến lược tương tự với Internet như với tất cả những kẻ làm gián đoạn sự tập trung: Tắt nó khi bạn phải tập trung vào một nhiệm vụ hoặc dự án quan trọng.

21. Thiền định: Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải kiểm soát tinh thần của mình. Việc kiểm soát như vậy cho phép bạn cân nhắc chủ đích những yêu cầu thiết yếu đối với năng suất. Thiền phụ trách các quá trình tinh thần của bạn, bao gồm cả sự tập trung chú ý. Để thiền định, hãy tìm một nơi yên tĩnh, ngồi thẳng trên ghế, sử dụng đồng hồ hẹn giờ để đo thời gian thiền của bạn (bắt đầu với năm phút), tập trung hoàn toàn vào nhịp thở và quan sát hơi thở của bạn một cách thụ động. Khi sự chú ý của bạn không còn ở một chỗ (nó sẽ xảy ra), hãy tập trung trở lại. 

22. Tiếp nhiên liệu: Bạn cần cảm thấy tràn đầy năng lượng để làm việc hiệu quả và những bữa ăn là nhiên liệu cho năng lượng của bạn. Các loại thực phẩm hỗ trợ năng suất cũng là loại thực phẩm bạn nên ăn để duy trì sức khỏe tốt. Thực hiện theo hai quy tắc ăn kiêng để có sức khỏe tốt và năng lượng tối đa: Thứ nhất, để thực phẩm chưa qua chế biến chiếm phần lớn trong chế độ ăn uống của bạn và thứ hai, dừng ăn ngay khi bạn đã no. Nếu đó không phải là cách bạn thường ăn, hãy cố gắng để thay đổi. Thực hiện những thay đổi nhỏ, gia tăng đối với chế độ ăn uống của bạn là cách đáng tin cậy nhất để đạt được thành công lâu dài trong chế độ ăn kiêng.

23. Thức uống cung cấp năng lượng: Uống cà phê giúp bạn tăng cường năng lượng tạm thời. Vấn đề là bạn sẽ đánh cắp năng lượng này từ chính mình vào cuối ngày khi bạn rơi vào tình trạng quá cao với lượng caffeine. Bạn sẽ gặp điều tương tự với rượu. Uống cà phê và rượu cùng lúc chỉ làm trầm trọng thêm sự mất mát năng lượng đến từ việc “vay mượn năng lượng từ ngày mai”. Thay vào đó, hãy uống cà phê một cách có chiến lược, chẳng hạn ngay trước khi bạn trình bày một bài thuyết trình quan trọng hoặc bắt đầu một dự án lớn. Để tăng cường năng lượng và sức khỏe của  bạn, hãy uống nhiều nước. Theo khuyến nghị, tám cốc mỗi ngày là lượng nước bạn cần phải bổ sung. Khi bạn uống nước, nó sẽ tăng cường quá trình trao đổi chất, giúp bạn giảm cân và tăng cường năng lượng.

24. “Viên thuốc” tập thể dục: Bạn sẽ đạt được năng suất to lớn từ việc tập thể dục. Tác giả John Ratey đã viết :“Nếu tập thể dục là một dạng thuốc viên, nó sẽ được dán trên trang nhất, được ca ngợi là loại thuốc bom tấn của thế kỷ.” Nếu việc tập thể dục mới mẻ đối với bạn, hãy bắt đầu nhỏ và tăng dần. Dành 15 phút đi bộ để nâng cao nhịp tim. Nếu ban đầu, 15 phút tập thể dục là quá nhiều, hãy cắt giảm thời gian xuống bất cứ khoảng thời gian nào có vẻ phù hợp với bạn.

25. Ngủ theo cách của bạn để đạt được năng suất: Khoảng một nửa số người ở Hoa Kỳ bị thiếu ngủ hàng đêm. Để duy trì năng lượng, mọi người cần ngủ từ bảy đến chín giờ. Đừng cắt ngắn giấc ngủ của bạn để có thêm một chút thời gian mỗi ngày. Mỗi giờ bạn mất ngủ dẫn đến mất năng suất làm việc từ hai giờ trở lên. Để ngủ đủ giấc, hãy thiết lập một “nghi thức ban đêm”. Bắt đầu vào cùng một thời điểm mỗi đêm, hãy thực hiện một thói quen tùy chỉnh để trôi qua ngày mới và dễ dàng chìm vào giấc ngủ ngon. Chợp mắt trong ngày để sạc lại pin. Ánh sáng xanh từ các thiết bị điện tử phá hoại giấc ngủ ngon, vì vậy hãy tắt các thiết bị điện tử của bạn vài giờ trước khi đi ngủ.

Kết lại:

Ai cũng muốn được trở nên năng suất, nhưng chỉ có người sáng suốt theo đuổi đến cùng mới có thể đạt thành danh vọng. Trong 25 quy tắc mà tác giả Chris Bailey giới thiệu, quá nửa số đó có thể gọi là không còn quá mới lạ với chúng ta, tuy nhiên không phải ai cũng có thể áp dụng triệt để để cuộc sống họ trở nên hiệu quả. Suy cho cùng, cuộc sống của một người có năng suất hay không, thường sẽ tỉ lệ theo độ hài lòng trong cuộc sống của họ. Nâng cao chất lượng sống, nâng cao năng suất làm việc – đó là phương pháp tối ưu nhất.