Được chắp bút bởi Brian Tracy – một diễn giả và cũng là nhà quản trị doanh nghiệp tài ba, “Thuật quản trị” giống như một liều thuốc bổ đến với những nhà quản trị tập sự cũng như những người còn đang loay hoay tìm kiếm phương cách quản trị nhân sự phù hợp. Nhưng hơn thế, cuốn sách này có thể dành cho nhiều người nữa, bởi những kiến thức về quản lý thời gian hay giao tiếp hiệu quả là những nhu cầu thiết yếu trong hoạt động của bất cứ lĩnh vực nào.

Về tác giả

Brian Tracy là diễn giả, nhà đào tạo và chuyên gia tư vấn nổi tiếng. Ông là Chủ tịch tổ chức Brian Tracy International, một công ty đào tạo và tư vấn, có trụ sở tại San Diego, California, Hoa Kỳ.

Ông đã bắt đầu sự nghiệp nói chuyện và thuyết giảng trên khắp nước Mĩ từ năm 1981. Hiện tại, các cuốn sách và chương trình huấn luyện của ông đã lên đến 500 tác phẩm, có mặt ở 55 quốc gia và được dịch ra tới 38 thứ tiếng (theo Alphabooks).

Cuốn sách được chắp bút năm 2014, là đúc kết của quá trình và kinh nghiệm quản trị trong hơn 30 năm của Brian Tracy. Là một doanh nhân, với sự thấu hiểu nhu cầu của cả doanh nghiệp – nâng tầm tổ chức của mình với sức mạnh quản lý, cuốn sách như một cẩm nang hữu ích dành cho các nhà quản lý, những người đang loay hoay tìm kiếm thành công trong nấc thang sự nghiệp của mình.

Về cuốn sách

Cuốn sách đã đề bạt 21 mẹo, được giải thích vô cùng ngắn gọn và dễ hiểu: từ đặt câu hỏi chủ chốt về hiệu quả quản trị, tập trung vào kết quả chủ chốt,... cho đến đàm phán hiệu quả hay giao tiếp rõ ràng. Việc 21 bài học ấy được gói gọn trong chỉ 170 trang sách thực sự giúp cuốn sách dễ tiếp cận đại đa số người đọc.

Ngay từ những trang sách đầu tiên, Brian Tracy đã hướng người đọc đến công thức 80/20, công thức còn được ông sử dụng vô số lần nữa trong cuốn sách. Ông cho rằng 80% các nhà quản trị chỉ mang lại 20% kết quả, và 80% thành công của các nhà quản trị được quyết định bởi những điều cơ bản, vốn chiếm 20% các hoạt động quản trị. Viết cốn sách này, Brian mong muốn giúp người đọc đặt chân đến bộ phận 20% những nhà quản trị thành công, hay là tiếp xúc với 20% các hoạt động quản trị thực sự tạo khác biệt.

Dưới đây là 21 bài học về quản trị được Brian Tracy đúc kết:

1. Đặt ra những câu hỏi chủ chốt về hoạt động quản trị. Nhà quản trị xuất sắc phải luôn đặt câu hỏi cho những vấn đề quan trọng, chẳng hạn: “Tại sao bạn được coi là nhân viên của tổ chức?”, “Bạn có đóng góp gì độc đáo?”, “Bạn đang cố gắng làm gì và bằng cách nào?”, “Bạn có những giả định gì và sẽ làm gì khi chúng sai?”, hay “Có cách nào tốt hơn không?”. Những câu hỏi này, một khi được trả lời, sẽ giúp bạn nhận thức sâu sắc hơn, có những kiến giải và ý tưởng hiệu quả, góp phần vào năng suất của bạn và cả công ty.

2. Tập trung vào kết quả chủ chốt. Theo Brian Tracy, có 7 kết quả chủ chốt mà bạn nên không ngừng tập trung nỗ lực để thành công: Đáp ứng nhu cầu khách hàng, Tối đa hóa lợi nhuận, Cải thiện chất lượng sản phẩm, Tập trung gia tăng năng suất, Không ngừng đổi mới sáng tạo, Phát triển nguồn nhân lực và Phát triển tổ chức.

3. Xác lập tiêu chuẩn hoạt động. Cần phải xác lập rõ ràng tiêu chuẩn hoạt động cho từng công việc và chức năng thuộc lĩnh vực trách nhiệm của mình. Một khi đội ngũ nhân viên đã nắm rõ các kỳ vọng và chất lượng công việc đề ra, họ sẽ không ngừng so sánh năng suất của bản thân và nỗ lực đáp ứng thành tích ấy, theo Hiệu ứng Hawthorne. Mặt khác, các kỳ vọng nói trên nên được xác lập theo mô hình SMART (Cụ thể - Specific, Đo lường được - Measurable, Có thể đạt được - Attainable, Có liên quan - Relevant, Có rằng buộc về thời gian - Time-bound). Nhà quản lý cũng cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các kỳ vọng trên luôn được đáp ứng.

4. Tập trung sức mạnh. Brian Tracy giới thiệu đến người đọc Luật số 3, cho rằng sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất chiếm tới 90% giá trị đóng góp của bạn cho doanh nghiệp bất kể bạn làm bao nhiêu việc một tháng. Bằng cách tự đặt câu hỏi cho mình, nhà quản trị và nhân viên có thể tập trung tối đa vào 3 hoạt động chính ấy, “rõ ràng, tập trung và chuyên tâm” để tạo nên hiệu quả tối đa.

5. Các chức năng quản trị thiết yếu. 7 chức năng quản trị mà một nhà quản trị tài ba cần lưu tâm: i.Lập kế hoạch thông qua việc “tư duy trên giấy” để xác định đích đến và lập ra danh sách hoạt động theo trình tự thời gian; ii.Tổ chức bằng việc kết hợp yếu tố nhân lực, nguồn vốn và các nguồn lực khác để thực hiện kế hoạch; iii.Tìm kiếm những người giỏi nhất và loại bỏ những người thiếu năng lực; iv.Học cách ủy quyền để tối đa hóa năng suất và khai thác tốt khả năng các thuộc cấp; v.Luôn đi đầu trong công việc bằng cách luôn quan tâm, giám sát tiến độ công việc thường xuyên; vi.Liên tục cập nhật thông tin bằng cách báo cáo đều đặn với cấp trên, với đòng cấp và nhân viên dưới quyền; và vii.Xác lập tiêu chuẩn rõ ràng qua việc đo lường cho mọi hoạt động.

6. Quản trị theo mục tiêu. Phương pháp này được sử dụng để quản lý nhân viên có năng lực, những người có khả năng hoàn thành công việc. Khi đó yêu cầu dành cho người quản lý bao gồm việc thống nhất công việc hoàn thành và cách thức đo lường công việc, tạo điều kiện và không gian để họ thể hiện hết khả năng và hiện diện kiểm tra dự án theo các mốc đã thống nhất.

7. Quản trị theo ngoại lệ. Sau khi đã giao nhiệm vụ và làm rõ những yêu cầu và ràng buộc, người quản trị nên khẳng định về việc giao toàn quyền quyết định cho nhân viên và rằng, “chỉ tìm đến tôi nếu có gì sai lệch với những điều chúng ta đã thống nhất”. Cách quản trị này mang lại tự do tối đa cho mọi người, cũng khẳng định sự tin tưởng của người quản lý với người dưới quyền.

8. Ủy quyền hiệu quả. Các bước để ủy quyền thành công bao gồm: Lựa chọn người phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu; Giải thích kết quả mà bạn muốn đạt được; Thống nhất lại ý tưởng và yêu cầu với nhân viên; và Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để nắm bắt công việc và tái cấu trúc nếu cần. Một số lưu ý cũng bao gồm việc người quản lý nên ủy quyền thực hiện toàn bộ nhiệm vụ để thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên, và không nên can thiệp hay rút lại công việc.

9. Xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả cao. Các nhà tâm lý học đã xác định có 7 hành vi chủ chốt để tạo động lực cho những người dưới quyền và khai mở tiềm năng của nhân viên. Đó là Tạo ra thử thách cho nhân viên; Để họ tự do làm việc; Coi trọng nhân viên; Coi trọng tình bạn và tình đồng nghiệp; Kiểm tra công việc thường xuyên; Trao cơ hội để họ thành công và Luôn kỳ vọng điều tốt nhất vào nhân viên.

10. Sử dụng đòn bẩy quản trị. Có thể gia tăng hiệu quả công việc bằng nhiều cách khác nhau, như Tận dụng toàn bộ thời gian làm việc, Tăng tốc độ làm việc, Xác lập các ưu tiên công việc, Tạo áp lực cho bản thân, Làm việc nhóm hiệu quả và Chia nhóm công việc để hoàn thành. Khi xác lập các ưu tiên, hãy ghi nhớ Luật số 3 và xác định 3 nhiệm vụ cần làm để hoàn thành 90% giá trị đóng góp của bạn. Và hãy chia nhóm những công việc lặp đi lặp lại để tăng tối đa tốc độ làm việc.

11. Tuyển dụng đúng người. Từ lý thuyết về “tư duy nhanh” của Daniel Kahneman trong cuốn sách “Tư duy nhanh và chậm” (“Thinking fast and slow”), Brian Tracy cho rằng đa số quyết định tuyển dụng của chúng ta là từ tư duy nhanh. Do đó, cần “tư duy trên giấy” những đặc điểm liên quan đến người phù hợp theo công thức SWAN (Smart – Nhanh nhẹn, Work hard – Chăm chỉ, Ambitious – Tham vọng, Nice – Dễ chịu). Tác giả cũng đề cập Quy tắc số 3 rất thú vị trong tuyển dụng: Phỏng vấn ít nhất 3 ứng viên, trong 3 thời điểm khác nhau, tại 3 nơi khác nhau. Ngoài ra, người tuyển dụng cũng nên tham khảo ý kiến những người khác để đưa ra quyết định khách quan nhất.

12. Loại bỏ người yếu kém. Theo tác giả, “Điều tàn nhẫn nhất mà bạn có thể làm với một người thiếu năng lực là giữ người đó ở lại công ty trong khi bạn thực sự muốn để họ thôi việc”. Tuy nhiên, nhà quản trị nên sa thải một cách chuyên nghiệp. Tác giả có giới thiệu kỹ thuật “đĩa xước”, tức cần lặp đi lặp lại thông điệp “Bạn không phù hợp” với nhân viên của mình, đến khi anh ta chấp nhận sự thật ấy. Cũng nên có sẵn trợ cấp thôi việc như một món đền bù cho nhân viên nói trên.

13. Tổ chức các cuộc họp hiệu quả. Nhiều cuộc họp được tổ chức rất đắt đỏ và tốn kém, bởi nó làm mất thời gian của mọi người. Do đó, cần Lên chương trình họp rõ ràng và tập trung vào những nội dung quan trọng nhất; Luôn đúng giờ và Đừng nên lấn lướt trong cuộc trao đổi để tạo cơ hội cho các nhân viên thể hiện mình.

14. Xây dựng tinh thần đồng đội. Hai yếu tố cần lưu ý để trở thành một nhà quản trị giỏi là sự linh hoạt và khả năng hình thành và làm việc như một thành viên của đội nhóm. Là một nhà quản trị giỏi, bạn cần thường xuyên trao đổi và chia sẻ ý tưởng với đồng đội, sớm cập nhật thông tin cho mọi người và kỷ niệm các sự kiện quan trọng để gắn kết thành viên. Trong ba cấp độ phát triển mà tác giả nêu ra, nấc thang cao nhất là phụ thuộc lẫn nhau – chỉ có thể thực hiện được khi tất cả thành viên tin tưởng, hợp tác và cam kết thực hiện mục tiêu.

15. Đưa ra quyết định đúng đắn. Trước khi đưa ra quyết định, cần xác định vấn đề theo nhiều cách nhất có thể, đồng thời nghĩ về nhiều giải pháp hết mức có thể. Khi ra quyết định, hãy giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên hoặc cho chính bạn, dù rằng chỉ có thể giải quyết một phần vấn đề. Hãy sử dụng tư duy chậm để thu thập thông tin kỹ lưỡng khi đưa ra quyết định và không ngần ngại cắt lỗ: “Dù đi nhầm đường bao lâu, bạn vẫn nên quay trở lại” (ngạn ngữ Thổ Nhĩ Kỳ).

16. Loại bỏ các rào cản hiệu quả hoạt động. Điều kiện để tìm ra các rào cản này là người quản trị phải xác định được mục tiêu quan trọng nhất, từ đó nhận ra điều gì đang kìm hãm mình. Theo Quy tắc 80/20, tới 80% lý do bạn không thành công nằm ở chính bạn và công việc trong khi chỉ 20% trở ngại liên quan đến yếu tố bên ngoài. Nhà quản trị khi đã xác định được trở ngại chính cần chú tâm vào từng trở ngại một và giải quyết chúng lần lượt.

17. Trở thành hình mẫu. Nhà quản trị xuất sắc cần nhớ rằng họ luôn được nhân viên quan sát và bắt chước, do vậy họ cần xác lập tiêu chuẩn cao hơn cho bản thân mình. Họ cũng nên lên danh sách những hành vi họ có thể tham gia hay thực hành để nhân viên noi theo, và nghiêm túc tuân thủ những hành vi đó.  

18. Brainstorm (động não) để tìm kiếm giải pháp. Brian Tracy cho rằng nên tập hợp nhân viên lại ít nhất một lần mỗi tuần, lập ra một nhóm brainstorming khoảng 4-7 người, đặt ra giới hạn thời gian cho một buổi brainstorming để thúc đẩy bộ não và các giới hạn sáng tạo; xác định rõ vấn đề cần giải quyết hoặc mục đích qua những câu hỏi cụ thể; và không phán xét trong buổi brainstorming. Cũng cần lưu ý tổ chức buổi brainstorming làm sao cho hiệu quả.

19. Đàm phán như một chuyên gia. Theo Brian Tracy, “Tất cả các nhà quản trị tài năng đều là những nhà đàm phán xuất sắc”. Để quá trình đàm phán có lợi nhất, hãy suy nghĩ về giải pháp lý tưởng cho phía ta nếu cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, và cũng chuẩn bị những mong muốn từ phía đối phương. Hãy tỏ rõ “sự đáng mến” và sẵn sàng đạt đến một giải pháp mà cả đôi bên cùng có lợi, để hướng tới những cơ hội hợp tác tiếp theo. Cũng sẵn sàng đàm phán lại nếu kết quả đàm phán này mất tính công bằng trong tình hình mới.

20. Giao tiếp rõ ràng. 85% thành công trong quản trị nằm ở khả năng giao tiếp hiệu quả với người khác. Quá trình giao tiếp hiệu quả phải bắt đầu khi người nói định hình được ý tưởng mình muốn truyền tải, và người nói truyền tải thông điệp thật rõ ràng, kiên nhẫn. Một nhà quản trị giỏi cần thành thạo cả ba công cụ: văn bản, giao tiếp trực tiếp và thuyết trình trước đám đông. Hãy ghi nhớ rằng: “Tất cả các kỹ năng truyền thông đều là những kỹ năng có thể học hỏi được”. Một lưu ý khác nữa, mỗi khi giới thiệu ý tưởng mới tới người khác, bạn nên nói thật chậm rãi và cho họ thời gian cân nhắc ý tưởng, có thể là 72 giờ (theo quy tắc cùng tên).

21. Đạt được thành tích cá nhân xuất sắc. Lời khuyên cuối cùng của Brian Tracy là mỗi cá nhân cần thực hiện những việc quan trọng nhất một cách xuất sắc nhất trên phương diện cá nhân. Hãy tập trung tối đa vào hiệu quả công việc, noi gương người thành công và nỗ lực không ngừng.

21 bài học trên đã bao quát đầy đủ mọi khía cạnh của quản trị doanh nghiệp. Có một số bài học thú vị mà người viết thực sự tâm đắc, và mỗi người đọc có lẽ cũng tự tìm ra những bài học như thế cho bản thân.

Tuy nhiên, cuốn sách phần nhiều được viết theo kinh nghiệm của chính tác giả và được giản lược ngôn từ đến tối đa. Vì vậy, có nhiều chi tiết và số liệu mang nặng tính cảm quan, không được thực chứng nên nhiều khả năng được phóng đại hoặc làm lệch để phục vụ mục đích của tác giả. Sách cũng không có danh mục tài liệu tham khảo để độc giả xem xét độ chuẩn xác về mặt thông tin hay tham khảo những thông tin quan trọng, và những tài liệu được nhắc đến nếu có cũng có đôi phần sơ sài, không được trích dẫn theo quy chuẩn.

Có thể độc giả cũng sẽ không thích cách Brian Tracy trực tiếp đưa lời khuyên: “Hãy…”. Tuy nhiên, với dung lượng cuốn sách, thật khó để tác giả đưa thêm những luận cứ hay dẫn chứng để làm chi tiết hóa nhận định của mình; đó là còn chưa kể cuốn sách được viết phần nhiều theo kinh nghiệm của tác giả.

Kết

Vậy cuốn sách này dành cho ai? Những người đang theo lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, hay những ai muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực này chắc chắn nên tìm đọc thử - nhiều ý tưởng trong cuốn sách có thể sẽ làm bạn thích thú. Nhưng nếu bạn là một người nghiên cứu kĩ về quản trị, coi nó như một môn khoa học thì hàm lượng khoa học trong cuốn sách sẽ không làm bạn hài lòng.

Tóm tắt bởi: Trung Hoàng - Bookademy

--------------------------------------------------

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về sách tại link: Bookademy

(*) Bản quyền bài viết thuộc về Bookademy - Ybox. Khi chia sẻ hoặc đăng tải lại, vui lòng trích dẫn nguồn đầy đủ "Trung Hoàng - Bookademy." Các bài viết trích nguồn không đầy đủ cú pháp đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.